Strategi Komunikasi Organisasi antara Atasan dan Bawahan

Strategi Komunikasi Organisasi antara Atasan dan Bawahan

PENDAHULUAN

Penelitian ini hendak mendeskripsikan strategi komunikasi organisasi pasca terjadinya restrukturisasi manajemen pada DetEksi Jawa Pos. Penelitian ini dilakukan pada tahun 2013 yang bertepatan dengan satu tahun restrukturisasi manajemen yang dilakukan DetEksi Jawa Pos. Fenomena ini dirasa penting oleh peneliti karena di berbagai penelitian yang ada, menyebutkan bahwa komunikasi merupakan faktor terpenting bagi organisasi dalam mendapatkan informasi. Muhammad (2009, p.1) menyebutkan bahwa ‘Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan lancar dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet atau berantakan’.

Kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Seperti yang dikatakan penelitian sebelumnya (Luthans 2006) bahwa komunikasi yang tidak efektif adalah akar utama permasalahan dalam organisasi. Masih menurut Luthans, komunikasi yang efektif antara atasan dan bawahan menjadi faktor penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi.

Oleh karena itu, peneliti ingin meneliti komunikasi atasan ke bawahan (downward communication) dan komunikasi bawahan ke atasan (upward communication). Dua arah komunikasi atas-bawah dan bawah-atas sangat penting untuk mencapai keberhasilan tujuan mensolusi persoalan yang menjadi perhatian organisasi. Melihat pentingnya komunikasi dalam organisasi tersebut tentunya tidak luput dari bagaimana komunikasi itu di-maintain dalam suatu strategi. Pada kenyataannya strategi komunikasi diperlukan untuk kelancaran arus komunikasi dalam suatu organisasi. Dalam bukunya, Pace & Faules (2005, p.170) mengatakan bahwa tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi.

Menurut Effendy (2006, p.135) strategi komunikasi adalah metode atau langkah-langkah yang diambil untuk keberhasilan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap, pendapat dan perilaku, baik secara langsung (lisan) maupun tidak langsung melalui media. Sehingga dapat dikatakan strategi komunikasi adalah metode atau langkah-langkah yang diambil untuk keberhasilan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap, pendapat dan perilaku, baik secara langsung secara lisan maupun tidak langsung melalui media untuk mencapai suatu tujuan.

Melihat hal tersebut, salah satu organisasi yang menyadari pentingnya strategi komunikasi sebagai penentu efektifitas pengembangan suatu organisasi adalah DetEksi Jawa Pos. Sebagai organisasi yang bergerak di bidang media cetak anak muda (dikerjakan oleh dan ditujukan untuk anak muda), DetEksi Jawa Pos dituntut untuk menghasilkan halaman-halaman yang kreatif dan inovatif. Sebelum memenuhi tuntutan pasar tersebut, DetEksi Jawa Pos menyadari pentingnya komunikasi dalam tubuh internalnya. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan tersebut DetEksi Jawa Pos melakukan perubahan dalam tubuh internalnya, yaitu dengan jalan restrukturisasi pada manajemennya. Tepatnya pada Februari 2012 terjadi penyusunan ulang struktur organisasi dan pembagian kerja pada DetEksi Jawa Pos.

Adapun pengertian restrukturisasi organisasi menurut Husnan dan Pudjiastuti (2004, p.401) adalah suatu kegiatan untuk merubah struktur perusahaan sebagai upaya yang dilakukan dalam rangka penyehatan suatu perusahaan agar dapat beroperasi secara efisien, transparan, dan profesional. Berdasarkan hasil observasi peneliti, terdapat tiga alasan terjadinya restrukturisasi pada tubuh DetEksi Jawa Pos. Yaitu, adanya tuntutan pasar, perubahan kondisi perusahaan, dan fleksibilitas manajemen. Hasil observasi yang diperoleh peneliti mengungkapkan, pada penghujung tahun 2009 terjadi transisi besar-besaran pada DetEksi Jawa Pos, yakni berpindahnya sebagian besar kru DetEksi Jawa Pos ke PT DBL Lintas Indonesia. Masa transisi tersebut membawa dampak yang cukup signifikan pada DetEksi Jawa Pos, salah satunya adanya perubahan job desk pada DetEksi Jawa Pos

Akibat dari adanya perubahan tersebut, proses komunikasi yang terjadi pada internal DetEksi Jawa Pos, yaitu komunikasi antara atasan (supervisor) dan bawahan (para koordinator dan editor) menjadi terhambat. Proses komunikasi yang tidak berjalan dengan lancar secara tidak langsung juga berimbas pada produk yang dihasilkan DetEksi Jawa Pos, yaitu terjadinya penurunan kualitas halaman. Menyadari hal tersebut akhirnya founder DetEksi Jawa Pos, Azrul Ananda, memutuskan untuk mengangkat tiga supervisor sekaligus sejak Februari 2012 lalu.

Dari hasil observasi peneliti, sebelum terjadinya restrukturisasi posisi supervisor DetEksi Jawa Pos hanya diduduki oleh dua orang saja, namun melalui restrukturisasi jumlah supervisor dirubah menjadi tiga orang yang memiliki job desk lebih spesifik. Dengan adanya perubahan tersebut beberapa prosedur kerja turut berubah sehingga proses komunikasi pun juga berubah. Yaitu, proses komunikasi antara supervisor dan koordinator serta editor mengalami perubahan dari yang sebelumnya tidak terlalu intens karena job desk yang terbagi antara DetEksi dan DBL, berubah menjadi lebih intens. Dengan adanya komunikasi yang lancar antara supervisor dan karyawan secara tidak langsung membuat cara kerja menjadi lebih baik, pengambilan keputusan lebih cepat, perbaikan bisa dilakukan lebih tepat guna.

Dari adanya perubahan yang terjadi pada tubuh DetEksi Jawa Pos tersebut, peneliti tertarik untuk meneliti strategi komunikasi antara atasan dan bawahan dalam pembuatan rubrik polling. Proses produksi rubrik polling memakan waktu paling lama jika dibandingkan dengan rubrik di halaman DetEksi lainnya. Mulai proses penyeleksian ide polling, menyebar kuesioner, hingga pengeditan naskahnya, waktu yang diperlukan bisa sampai dua hingga lima bulan. Selain itu, proses produksi rubrik polling melibatkan seluruh pihak manajamen DetEksi Jawa Pos.

Pada penelitian ini, yang dimaksud sebagai atasan adalah supervisor dan pada lini bawahan terdiri dari koordinator umum, koordinator surveyor, koordinator keuangan, koordinator editor, koordinator grafis, dan editor. Alasan peneliti menentukan atasan adalah supervisor karena restrukturisasi yang terjadi pada DetEksi Jawa Pos dilakukan pada lini ini. Penambahan jumlah supervisor dari yang sebelumnya hanya teridiri dari dua posisi, kini berubah menjadi tiga posisi yang lebih spesifik. Selain itu Supervisor merupakan wakil dari manajemen yang memiliki kewenangan penuh dalam berkomunikasi dengan bawahannya termasuk memberi instruksi. Sedangkan pemilihan bawahan yang terdiri dari koordinator umum, koordinator surveyor, koordinator keuangan, koordinator penulis dan kuesioner, koordinator grafis, dan editor dilatarbelakangi oleh pertanggungjawaban posisi-posisi tersebut kepada supervisor secara langsung.

Penelitian ini menjadi unik untuk dikaji, terlebih dilihat dari segi umur karyawan DetEksi Jawa Pos yang masih muda dan berstatus mahasiswa, memiliki perbedaan dan keunikan dibanding organisasi lainnya yang karyawannya tidak memiliki kesibukan lain (tidak kuliah). Contoh dalam lingkup kecil, organisasi DetEksi Jawa Pos memiliki perbedaan dibandingkan dengan karyawan dari kompartemen Jawa Pos lainnya. DetEksi Jawa Pos berhak menentukan kebijakannya sendiri namun tetap di bawah pengawasan tim manajemen Jawa Pos Koran.

Berdasarkan hal-hal tersebut, penelitian mengenai strategi komunikasi organisasi antara atasan dan bawahan pasca restrukturisasi manajemen pada DetEksi Jawa Pos ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan menggunakan tipe penelitian deskriptif (descripstion research). Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang komprehensif tentang strategi komunikasi organisasi antara atasan dan bawahan pasca restrukturisasi manajamenen pada DetEksi Jawa Pos di mana peneliti dapat memperoleh data primer melalui hasil observasi langsung dan wawancara secara mendalam (indepth-interview) yang dilakukan kepada pihak DetEksi Jawa Pos dan data sekunder dari pengumpulan arsip, dokumentasi, dan literatur-literatur pendukung.

PEMBAHASAN

Strategi Komunikasi Organisasi dari Atasan ke Bawahan (Downward Communication)

Menurut Gibson, menentukan strategi komunikasi perlu adanya rasa saling saling percaya yang diciptakan antara komunikator dan komunikan. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil. Tidak adanya rasa saling percaya akan menghambat komunikasi (Ulbert 2007, p.228).

Sebelum melancarkan proses komunikasi, hal yang harus dilakukan adalah mempelajari siapa yang akan menjadi sasaran komunikasi atasan. Adapun hal-hal yang perlu diketahui dari komunikan adalah kerangka referensi dan situasi serta kondisi mereka. Dalam hal ini, Indri dan penulis sebagai editor DetEksi Jawa pos sudah mengetahui karakter penulisnya. Begitu juga yang dilakukan oleh Puspita.

“Lihat-lihat penulisnya dulu. Perlakuan buat ngasih instruksi beda-beda. Kalau ke Mut, sekali ngomong hasilnya kebanyakan oke. Beda kalau ke Bibik, harus tahu mood-nya lagi oke nggak. Kalau lagi nggak oke ntar pasti bakal perang ngeyel sama aku. Hahaha. Dan ujung-ujungnya nanti banyak ngeluhnya.”

(Puspita, Personal Interview, 22 April 2013)

Tiap individu memiliki karakter yang berbeda-beda oleh karena itu perlakuan saat memberikan informasi atau pesan juga berbeda-beda. Hal tersebut berlaku bila akan mengomunikasikan secara personal, namun bila secara serentak biasanya diumumkan saat rapat mingguan setiap hari Sabtu atau saat rapat kecil yang berbeda-beda setiap timnya.

Unsur selanjutnya yang menjadi penting adalah bagaimana mengemas pesan atau instruksi tersebut agar ditanggapi oleh komunikan. DetEksi Jawa Pos menyadari bahwa pengemasan pesan akan mempengaruhi penerimaan pesan itu sendiri oleh komunikan, dalam hal ini adalah bawahan. Pada dasarnya sistem komunikasi ke bawah mengandalkan berbagai jenis media cetak dan oral untuk menyebarkan informasi. Beberapa contoh media tertulis menurut Luthans (2006, p.385) berupa buku panduan organisasi, buku petunjuk, majalah, koran, dan surat yang dikirim ke rumah atau dibagikan dalam pekerjaan, item papan pengumuman, poster, dan display informasi; dan laporan standar, deskripsi prosedur, dan memo.

Informasi dari atasan ke bawahan pada DetEksi Jawa Pos salah satunya mengandalkan komunikasi secara langsung dan tatap muka, biasanya dilakukan pada saat rapat mingguan dan rapat kecil setiap tim. Komunikasi secara lisan secara langsung yang dilakukan atasan ke bawahan DetEksi Jawa Pos dirasa sangat penting untuk dilakukan. Karena komunikasi lisan secara tatap muka akan mempengaruhi sikap dan perilaku bawahan.

Bentuk oral communication yang dilakukan DetEksi Jawa Pos berupa rapat dan koordinasi secara personal. Setiap Sabtu rutin dilaksanakan rapat mingguan yang terdiri dari tiga sesi. Pada pukul 09.00 WIB rapat halaman (reporter/penulis, editor, editor in chief/supervisor halaman, koordinator penulis, dan tim kuesioner); di waktu yang sama namun di ruangan yang berbeda tim fotografer, koordinator grafis, dan tim grafis juga mengadakan rapat sendiri untuk mengkoordinasikan layout halaman. Setelah tim halaman selesai, barulah giliran tim surveyor, koordinator surveyor, supervisor even, tim entry data, dan tim kuesioner melakukan rapat.

Rapat halaman tiap Sabtu bertujuan untuk me-listing halaman rubrik, evaluasi halaman yang terbit seminggu sebelumnya, mengajukan ide polling, dan koordinasi. Suasana rapat pun tidak dibuat serius. Puspita yang merupakan supervisor halaman setiap Sabtu selalu mengevaluasi kinerja karyawan. Salah satunya adalah absensi. Bila, evaluasi yang diberikan tidak terlalu berat, maka cara penyampaiannya pun dilakukan secara santai dan dibuat candaan

Menciptakan suasana rapat yang santai, menurut Mahesa membuat pesan atau informasi yang mau disampaikan menjadi lebih efektif.

“Biar nggak tegang ya. Kita kan anak-anak muda, kalau emmm...rapatnya formal jadinya kan bosan. Guyonan yang fresh meskipun kebanyakan pakek apa itu candaan yang ngeres, hehehe. Justru membuat pikiran jadi kembali ceria. Jadi, biar anak-anak nggak stress dengan tugasnya terus. Penting itu.”

(Ivan, Personal Interview, 22 April 2013)

Agar tidak bosan dengan rapat yang begitu-begitu saja, sesekali suasana rapat dirubah. Terkadang rapat diadakan di KFC sambil makan atau bahkan dilakukan di salah satu rumah anggota rapat. Selain untuk menjadikan pikiran fresh kembali, kekompakan dan silaturahmi antar karyawan menjadi lebih erat.

“Kalau rapat di rumahnya siapa gitu kan enak, jadi tahu rumahnya, keluarganya. Jadi hubungan anak-anak itu nggak terbatas di lingkup kantor aja. Sama keluarga nantinya kan jadi deket.”

(Mahesa, personal interview, 22 April 2013)

Selain menggunakan komunikasi oral atau lisan, pihak atasan DetEksi Jawa Pos juga menggunakan metode komunikasi tulisan yang juga di-mix dengan gambar. Sesuai dengan hasil penelitian Level 1972 (Pace dan Faules 2006, p.147) yang menunjukkan metode lisan diikuti tulisan yang paling efektif.

“Anak-anak itu nggak suka baca map, sukanya ngomong langsung. Tapi, map itu justru jadi pengingat dan bukti, bahwa kita pernah ngomong. Kalau kita ngomong langsung, bilangnya nggak pernah ngomong. Jadi itulah gunanya map sebenarnya.”

(Puspita, Personal Interview, 22 April 2013)

Bila dilihat dari pernyataan kedua informan, bisa ditarik kesimpulan bahwa komunikasi yang dilakukan dari atasan ke bawahan juga mengandalkan media, baik elektronik, cetak, maupun majalah dinding untuk mengkomunikasikan informasi yang ada. Namun, media digunakan sebagai pengulang (redundancy/repeatation) dari komunikasi lisan yang telah dilakukan. Redundancy (repeatation) adalah cara mempengaruhi komunikan dengan jalan mengulang-ulang pesan kepada komunikan. Dengan teknik ini komunikan akan lebih memperhatikan pesan itu daripada pesan yang tidak diulang.

Dari data yang peneliti temukan, ada beberapa macam media yang dipakai untuk mengkomunikasikan pesan dari atasan ke bawahan. Yakni, job description, hand book, map, papan pengumuman, surat tertulis, dan memo. Untuk mencapai keseragaman, efesiensi dan efektivitas kerja sesuai yang diharapkan DetEksi Jawa Pos menggunakan media job description yang mengatur pembagian kerja masing-masing karyawan yang meliputi wewenang dan tugas yang harus dikerjakan.

Selain itu, DetEksi Jawa Pos juga menyediakan handbook (buku pedoman), khususnya untuk penulis/reporter DetEksi Jawa Pos. Handbook yang berjudul Satu Kata Jawa Pos tersebut digunakan sebagai pedoman penulis/reporter untuk menulis dengan kalimat yang sesuai EYD dan kesepakatan yang telah disepakati DetEksi Jawa Pos bersama Jawa Pos. Tujuannya, agar penulisan kata yang digunakan menjadi seragam dan sesuai dengan pakem yang ada.

Pada DetEksi Jawa Pos, map penulis dan surveyor ibaratnya adalah nyawa bagi penulis dan surveyor. Meskipun terkesan sederhana, map justru menjadi “kitab suci” yang sangat dibutuhkan baik oleh atasan maupun bawahan. Baik map surveyor maupun map penulis berisikan info-info penting mengenai tugas karyawan. Oleh karena itu kehilangan map sama saja kehilangan informasi penting. Selain berfungsi sebagai media penyalur informasi-informasi penting, map juga berfungsi untuk menciptakan suasana akrab, menggantikan posisi majalah internal organisasi. Di dalam map juga berisikan candaan-candaan lucu, bahkan gosip-gosip terbaru tentang karyawan.

Baik map penulis maupun surveyor dibuat sekreatif mungkin agar bisa menarik perhatian karyawan. Dari segi bahasa hingga layout juga dibuat semenarik mungkin. Wilbur Schramm mengemukakan apa yang disebut dengan Availability (mudahnya diperoleh) dan Contrast (kontras) kedua hal ini adalah menyangkut dengan penggunaan tanda-tanda komunikasi (sign of communication) dan penggunaan medium (Arifin 1994, p.72).

Sama halnya dengan map penulis, papan informasi sebagai media penyampai pesan secara tertulis juga dibuat fun. Biasanya informasi yang ditempel pada papan informasi menyangkut kepentingan seluruh karyawan, bukan per devisi. Bila map dan handbook hanya diperuntukkan untuk devisi-devisi tertentu, papan informasi ditujukan untuk umum. Biasanya papan informasi banyak berisikan foto-foto lucu hasil editan anak grafis atas perintah atasan dan kejadian-kejadian konyol para kru. Pun tidak jarang ditemukan gosip-gosip beredar di papan informasi.

Metode tulisan yang digunakan atasan DetEksi Jawa Pos dalam menginformasikan pesan yaitu dalam bentuk surat. Biasanya penyampaian pesan dengan cara ini menyangkut persoalan kinerja individu, yakni berupa rapor bulanan, atau bisa juga berupa pemberitahuan sesuatu yang bersifat rahasia seperti password komputer dan kode telepon.

Pesan tertulis lainnya yang bersifat personal adalah memo. Biasanya atasan akan membuat memo yang ditempelkan di meja bawahan yang diberikan instruksi. Isi memo biasanya bersifat individual yang hanya berisikan instruksi pekerjaan satu orang saja, bukan bersifat umum. Informasi yang bersifat umum biasanya ditempelkan di papan informasi dan map.

Selain budaya yang ada di dalam organisasi, pimpinan juga tidak boleh melupakan budaya eksternal yang sedang berkembang (Solomon 1999), termasuk perkembangan teknologi informasi. Dewasa ini, budaya berkomunikasi sangat mengapresiasi komunikasi verbal yang terintegrasi dengan teknologi informasi. Jejaring sosial merupakan teknologi komunikasi terkini yang sudah melekat pada generasi muda.

Mahesa menyampaikan bahwa saat ini DetEksi tidak bisa lepas menggunakan media sebagai sarana untuk menyebarkan informasi ke bawahan. Terlebih penggunaan jejaring sosial (twitter) dan fasilitas chat room seperti Line, BBM, dan Whatsapp.

“Disadari sih jejaring sosial gitu kan bikin anak susah ngobrol di dunia nyatanya. Mereka justru banyak apa ya...rame gitu kan di media sosial. Tiap malam sukanya nge-tweet, main FB. Nah, kita yang semuanya anak muda ya pastinya nggak bisa ya apatis dengan media seperti itu. Kadang ya komunikasi berlanjut melalui media-media seperti itu, meskipun kita tetep menomorsatukan ngobrol langsung”

(Mahesa, Personal Interview, 22 April 2013)

Media elektronik berupa SMS, telepon hingga email, jejaring sosial seperti twitter serta chat room di BBM dan line memang tidak bisa ditinggalkan. Dengan menggunakan media-media tersebut proses komunikasi dapat menjadi lebih mudah dan cepat.

Strategi Komunikasi dari Bawahan ke Atasan (Upward Communication)

Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat mengetahui bagaimana pendapat bawahan mengenai atasan, mengenai pekerjaan mereka, mengenai teman-temannya yang sama bekerja dan mengenai organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut maka organisasi perlu memprogramnya.

Namun, terkadang komunikasi ke atas lebih sulit dibandingkan komunikasi ke bawah. Hal tersebut dikemukakan Sharma pada 1979 (dikutip oleh Pace & Faules, 2005). Ada empat alasan yang mendasari mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit. Pertama, adanya kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka. Kedua, pegawai cenderung melihat atasan tidak akan tertarik dengan masalah yang sedang mereka hadapi. Selanjutnya, seringkali atasan tidak berhasil memberi penghargaan kepada pegawai yang telah melakukan komunikasi ke atas. Terakhir, adanya perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

Hal seperti itu dirasakan benar oleh Riza, editor DetEksi Jawa Pos saat akan proving atau menyampaikan sesuatu kepada atasan.

“Ya gimana ya. pekerjaan itu kayak numpuk. Tapi kadang aku simpen sendiri, nggak berani deh ngeluh. Ntar kalau ngeluh dibilangnya kerjaanku ngeluh terus tiap hari. Jadi ya mending disimpan aja. Paling juga seringnya ngomongin soal provingan halaman, mau dibawa ke mana tema halamannya. Gitu aja sih.”