Kondisi Proses Penyebaran Informasi
Dalam implementasi sistim informasi, proses penyebaran mendapat perhatian utama sehingga harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan semaksimal mungkin. Hal ini dikarenakan proses penyebaran iformasi secara langsung menentukan kualitas keluaran informasi secara kognitif afektif dan behavior. Artinya tinggi rendahnya kualitas keluaran sistim informasi ditentukan oleh proses penyebarannya. Hasil pengamatan dan wawancara dengan kepala Kantor Infokom dan Kepala Sub Bagian Humas, menunjukkan bahwa baik Kepala Humas dan Kantor Infokom memiliki kesadaran akan kedudukan proses penyebaran informasi sebagai inti proses sistem pengelolaan informasi guna mencapai kompetensi koqnitif, afektif dan behavior yang ditentukan dalam juknis dan juklak. Selain itu dari diri, sikap dan perilaku mereka sebagai pemimpin dan pelaksana yang mempunyai komitmen, semangat dan etos kerja yang cukup kuat untuk melaksanakan proses penyebaran informasi.
Kondisi Proses Pengelolaan Sistem Informasi
Proses pengelolaan program penyebran informasi perlu dilakukan secara bersama-sama oleh tim kerja yang kompak cerdas dan dinamis. Seiring dengan itu partisipasi semua pihak menjadi penting selain kolaborasi, kerjsama dan sinergi antara program. Pekerjaan dan tanggungjawab pengelolaan program harus dibagi pada semua pihak dalam mengelola informasi, bukan terpusat pada beberapa orang atau kepala dinas/kepala bagian tidak boleh mendominasi pekerjaan dan tanggungjawab melainkan harus mengkoordinasi dan mensinergikan berbagai pihak yang disertai pekerjaan dan tanggungjawab yang mengelola informasi. Dalam proses pengelolaan informasi ini Humas dan Infokom mengelola informasi secara sistematis, agar dapat dikembangkan menjadi pengetahuan yang bermanfaat guna peningkatan kualitas kehidupan dan pembangunan, menjadi pusat informasi dan komunikasi bagi kalangan masyarakat menengah ke bawah sekaligus berperan menjadi pusat pembelajaran dan pengetahuan. Bersinergi dengan seluruh Dinas/Badan/Kantor, ormas, Orpol, LSM dan masyarakat untuk menjawab tantangan masa kini maupun masa depan.
Kualitas Keluaran Sistim Informasi
Setiap proses penyebaran informasi selalu meniscayakan keluaran bahkan juga hasil dan dampak sistim pengelolaan informasi walaupun keduanya tidak dapat diketahui atau diukur seketika, karena karakteristik masing-masing. Karena itu dalam kontek pengelolaan sistim informasi, perhatian di fokuskan pada keluaran pelayanan informasi, bahkan bila mungkin diperhatikan pula hasil dan dampak pelayanan informasi. Keluaran pelayanan informasi berkaitan dengan kinerja atau prestasi lembaga pengelola informasi secara komprehensif. Prestasi pelayanan informasi dapat berupa produktifitas, efektifitas, efisiensi, inovasi dan moralitas atau etos kerja. Dalam pelayanan informasi Prestasi pelayanan informasi dilihat secara komprehensif dari pencapaian tujuan kegiatan program. Kinerja atau pencapaian tujuan ini erat kaitannya dengan masukan yang ada sebelumnya diantaranya sumber dana yang tersedia untuk menghasilkan keluaran berupa produktifitas kerja. Keluaran yang terjadi di Infokom cukup memadai meski sumberdana yang tersedia terbatas. Diantaranya melakukan kegiatan-kegiatan yang menggunakan sumber dana kecil atau tanpa sumber dana seperti pengkoordinasian penyampaian informasi secara terjadwal oleh dinas-dinas yang ada di Kabupaten Aceh Tengah radio yang dikelola Infokom. Kegiatan yang memerlukan sumber dana yang besar sangat terbatas pelaksanaannya, bahkan buletin yang telah ada sejak Departemen Penerangan masih eksis, saat ini berhenti terbit. Disamping keterbatasan dana SDM yang mengelola buletin tersebut pindah ke Humas untuk menangani tabloid Humas.
Sebagai lembaga yang memiliki sumber dana yang cukup besar, humas bisa lebih produktif menghasilkan keluaran dalam melaksanakan tugas yang diembannya. Keluaran humas yang cukup menonjol adalah terlayaninya kebutuhan wartawan untuk memperoleh informasi melalui humas, lancar dalam berkoordinasi dengan satuan atau unit kerja di pemerintah Kabupaten. Humas juga menghasilkan tabloid yang peredarannya cukup besar meski masih di lingkungan pegawai pemerintah.
Pembahasan
Berdasar uraian diatas, dapat ditarik satu model teoritis pelaksanaan sistem informasi. Model teoritis yang dimaksud digambarkan sebagai berikut :
Kebijakan otonomi daerah memberi kewenangan lebih besar kepada daerah. Kewenangan yang lebih besar ini diharapkan membuat daerah mandiri dalam mengurus kepentingan masyarakat berdasarkan aspirasi masyarakat setempat. Disamping itu dengan kewenangan lebih besar diharapkan daerah mampu menemukan masalah yang mencatat di daerahnya dan sekaligus mampu mencari solusi terbaik sesuai dengan kondisi dan karakteristik daerah. Kemandirian daerah ini diharapkan dapat mencapai apa yang diharapkan dapat mencapai apa yang menjadi tujuan kebijakan otonomi daerah, yang salah satunya peningkatan kesejahteraan masyarakat setempat.
Kebijakan otonomi daerah melahirkan sistem informasi di daerah sesuai dengan apa yang diputuskan bersama antara Pemerintah Kabupaten dan DPRD menjadi Peraturan daerah (Perda). Di Kabupaten Sistem informasinya dilaksanakan oleh Humas dan Kantor Infokom. Tujuan adanya dua lembaga yang menangani informasi ini adalah untuk meningkatkan pelayanan informasi kepada masyarakat.
Dibentuknya Humas diantaranya sebagai juru bicara pemerintah, melakukan hubungan timbal balik antar pemerintah daerah dengan masyarakat umum dan organisasi kemasyarakatan untuk memperjelas kebijakan dan kegiatan pemerintah daerah, melakukan hubungan intern dengan satuan dan unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah, melaksanakan usaha untuk peningkatan peliputan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun masyarakat dan melaksanakan koordinasi/kerja sama dengan organisasi kewartawanan. Sementara tugas Kantor Infokom adalah melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah di bidang informasi dan komunikasi yang meliputi informasi, media informasi dan publikasi.
Sistem Informasi di Pemerintah Kabupaten
Kesimpulan
1. Perlunya kerjasama antar Humas dan Kantor Infokom dengan semua pihak utamanya Dinas/Badan/Kantor di Pemerintah Kabupaten untuk memberikan pelayanan informasi pada yang membutuhkan pelayanan.
2. Sarana, prasarana dan sumber dana yang terbatas di Kantor Infokom membuat hasil akhir atau keluaran berupa hasil dan produktifitas kerja cukup terbatas, sementara di Humas karena sarana, prasarana, anggaran operasional yang dimiliki bisa untuk membiayai kegiatan yang dilakukan, produktifitasnya cukup besar.
3. Kegiatan Humas yang banyak berhubungan dengan unit kerja di Pemda yang memiliki tingkat eselon yang lebih tinggi bisa menjadi hambatan bagi humas meski gengsi posisi humas cukup tinggi.
DAFTAR PUSTAKA
Gelinas, Oranda Wiggins, Information System Theory and Practice, New York, 1990.
Peraturan Daerah Kabupaten Aceh Tengah Nomor 52 Tahun 2002 tentang Perubahan Peraturan Daerah Kabupaten Aceh Tengah Nomor 22 Tahun 2000 tentang Susunan Organisasi Tataruang, Sekretariat Daerah.
Peraturan Daerah Kabupaten Aceh Tengah Nomor 8 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kabupaten Aceh Tengah Nomor 26 Tahun 2000 tentang Susunan Organisasi Tata Kerja Kantor Kepala Daerah.
Riwu Kaho, Yosep, Hubungan Pemerintah Pusat dan Daerah di Indonesia, Rineka Cipta, Jakarta, 1987.
Suryadi dan Budimansah, Reformasi Pendidikan Dalam Konteks Otonomi Daerah, Yogyakarta, Kanisius.
Shrode, William A and Dan Voich, Jr, Organisasi and Management; Basic System Conceps, or win Book, co, Malaysia, 1974.
Tatang M. Amiran, Pokok-Pokok Teori Sistem, PT Raja Grafika Persada,Jakarta,2001.
