Transformasi dari sistem perpustakaan tradisional ke perpustakaan digital
Diperlukan formulasi kebijakan, perencanaan strategis secara holistic termasuk aspek hukum (copyrights), standarisasi, pengembangan koleksi, infrastruktur jaringan, metoda akses, pendanaan, kolaborasi, kontrol bibliografi, pelestarian, dan sebagainya untuk memandu keberhasilan mengintegrasikan tradisional ke format digital.
Penguatan kapasitas kebijakan harus ditekankan pada pelatihan dan penyegaran kepada staf perpustakaan dan pemakai dengan adanya layanan perpustakaan digital seperti: penggunaan “search engine” dengan konsep “ a one stop window”, subject gateways, aplikasi perangkat lunak, sumber daya informasi secara online, digitalisasi, dsb.
Digital Library Standard
Digital Library standard adalah Z 39.50 oleh the American National Standards Institute, disamping itu juga the Dublin Core Metadata yang berisi 15 elemen yang telah disetujui dalam suatu pertemuan International di Dublin, Ohio, ke 15 elemen tersebut adalah : title, creator, subject, descriptions, publisher, constributor, date, type, format, identifier, source, language, relation, coverage and rights.
Jadi hal diatas tersebut adalah untuk mendukung The world summit on the information society --. We the representatives of the peoples of the world, assembled in Geneva from 10-12 December 2003 for the first phase of the World Summit on the Information Society, declare our common desire and commitment to build a people centred, inclusive and development-oriented Information Society, where everyone can create, access, utilize, and share information and knowledge…”.
Pengembangan DL juga perlu diperhatikan beberapa kendala adalah sebagai berikut:
- Pencaharian melalui online, perlu mengetahui prinsip-prinsip ICT, strategi penelusuran online, kemampuan (jam terbang) menelusur online, kalau tidak akan mendapatkan informasi yang dihendaki.
- Terlalu besarnya sumber informasi dan pengetahuan dalam bentuk digital, maka searching tidak dapat menghasilkan hits file yang sesuai dengan topik, atau informasi/pengetahuan yang mendalam.
- Perbedaan system pada system pencarian secara online, seperti untuk e-journal berbeda dengan web search tools atau dengan digital library dimana berbeda search interfaces atau sering digunakan search syntax yang beda, membuat harus mengenal semua search tools yang ada dulu.
- Mengenal dulu topik yang akan dicari dan struktur DL, mengenal pengorganisasian content dari berbagai system seperti: e-jurnal, online databases, DL, dsb.
- Sulit memutuskan bagi pemakai dari sejumlah metadatabase berdasarkan subject/topik, sehingga yang mana akan dipilih dari berbagai e-jurnal dan berbagai database.
- Sering dari online-database hanya abstraknya saja, dan ada prosedur /search lain untuk memperoleh full-textnya.
- Pemakai juga sering dibikin pusing oleh search option seperti: kata kunci, subjek, judul, atau kata kunci subjek, dan sulit dibedakan bagi pemakai.
- Online dengan bandwidth rendah, makan waktu, membuat frustasi, untuk download makan waktu yang panjang dan kadang-kadang putus ditengah jalan.
- Kadang-kadang prosedur search terlalu rumit dan panjang sehingga makan waktu yang panjang hanya untuk mencari misalnya fulltext journal articles, kesulitan untuk memutuskan yang mana relevan dengan yang dicari.
- Pengorganisasian informasi di DL, kalau terlalu spesifik punya dampak dalam pemilihan oleh pemakai, atau kadang-kadang tidak terlihat dilayar utama, tapi tersembunyi di layar berikutnya, sehingga pemakai harus menjelajah webpage untuk mendapatkan berbagai macam sumber informasi yang tersedia.
Intinya pemakai menginginkan “a One-stop window search” ??? ini yang menjadi persoalan pustakawan untuk mendisian DL yang terdiri dari berbagai system operasi, perangkat lunak, perangkat keras, search engine, interface dsb.
Kemungkinan Pemecahannya
- Implikasi dari DL harus ada pelatihan mengenai struktur DB, meta database atau data mining yang kita pakai, strategi penelusuran dan teknik penelusuran secara online,dst.
- Artinya pemakai harus mempersiapkan dan meluangkan waktu untuk mencari informasi/pengetahuan yang sesuai dengan system atau karakter dari search engine, databases, atau system operasinya, setelah itu baru ditekankan pada kurikulum pelatihannya, juga perlu dipikirkan adalah disain database dan struktur databasenya.
- Pendekatan A One – Stop Window dimana pemakai dapat melihat dan menggunakan satu interface search untuk mencari informasi dari berbagai macam system, databases.
- Konsekwensi pendekatan A One-Stop Window adalah harus lengkap panduan “online help” untuk membimbing/ atau petunjuk bagi pemakai secara lengkap;
- Terkait dengan kesenjangan digital, maka data statistik pemakai perlu dilengkapi : berapa pemakai yang terkoneksi ke internet, berapa pemakai yang akan akses ke DL, siapa yang sering menggunakan DL?, berapa pemakai yang menggunakan koneksi ke internet dengan a high bandwidth connection system akses informasi harus didisain untuk dimungkinkan akses ke sumber-sumber informasi di DL, intranet dan internet dari suatu institusi;
- Pada umumnya pemakai tidak mau banyak meluangkan waktu pada luaran search, jadi mekanisme automatic filtration harus berdasarkan karakter pemakai, tugas pemakai, atau pilihan pemakai.
- Fasilitas untuk menggunakan “search term dictionary atau vocabulary control tools adalah sangat mutlak untuk good DL search interfaces.
Model Perencanaan Strategis Tradisional
External Analysis Internal Analysis
- Lingkungan Kekuatan dan Kesempatan dan Pengadaan Informasi Kelemahan
- Ancaman Organisasi
- Tanggung jawab Dan komitmen Evaluasi informasi Visi dan nilai
- Social manajerial
- Evaluasi strategi
- Seleksi strategi
- Implementasi
Perencanaan Strategis dalam paradigma baru
- Keputusan rencana dan goals
- Scan lingkungan
- Perencanaan strategis Analisa opsi strategi
- Disain unit perencanaan
- Agenda
- Adop perencanaan strategis
Perubahan paradigma
KM dan DL secara umum mempunyai pemahaman dengan suatu pengertian pengontrolan/pengelolaan penggunaan hasil dari informasi/pengetahuan yang eksplisit dan tacit ke dalam suatu organisasi. Penggunaan dan penerapan informasi atau pengetahuan tacit dan eksplisit dalam suatu organisasi adalah untuk memecahkan atau solusi permasalahan organisasi itu sendiri, dari suatu hasil dan proses komunikasi antar anggota organisasi dalam suatu jaringan komunikasi (network) melalui pendekatan KS dalam suatu komunikasi pengetahuan yang intens untuk memecahkan masalah.
Tahapannya adalah:
- Perubahan paradigma dari seluruh anggota organisasi perlu dilakukan menuju pada DL dan KS berdasarkan perspektif organisasi itu sendiri;
- Perubahan paradigma dengan tujuan DLdan KS yang komunikatif disesuaikan dengan perspektif budaya kita;
- Paradigma komunikatif dalam DL juga harus relevan dalam upaya meningkatkan proses pembelajaran dalam suatu organisasi dengan bentuk kolaborasi, kooperatif dalam proses pertukaran informasi dan pengetahuan;
- Disain KS dan DL juga secara dramatis berubah dari cara bagaimana luaran/produk dan pertukaran informasi/pengetahuan dalam kerangka suatu organisasi di lingkungan ilmiah;
- DL dalam paradigma komunikatif yang mana minimal sesuai dengan topik yang dibahas, paradigma kemandirian organisasi DL yang akan mempunyai konsekuensi besar untuk pekerjaan perpustakaan dan struktur organisasinya, juga pola penyebaran informasi kepada institusi lain.
- Dengan demikian maka institusi DL tersebut memerlukan suatu proses dan manajemen yang terpadu melalui DB transfer, generasi informasi, information mapping, codification, coordination,information architects, dsb.
Dalam suatu proses komunikasi dalam DL memang ICT adalah factor pengerak utama dalam kehidupan masyarakat modern, dimana komunikasi dalam masyarakat akan terjadi bersifat fundamental dan alami, yang juga ada perbedaan karakteristik budaya, sosial, ekonomi dan agama yang sangat mempengaruhi terjadinya komunikasi yang interaktif dalam DL.
Pandangan klasik bahwa informasi atau pengetahuan yang dihasilkan oleh seseorang , dipublikasikan dan disimpan dalam suatu wadah informasi seperti cetakan, buku, jurnal, laporan, namun sekarang wadah itu berubah dalam bentuk elektronik seperti: bank data, knowledge-based-systems, non-linier hypertext, data mining dan web-sites; yang tujuannya adalah untuk penyebaran informasi atau pengetahuan kepada pemakai, ini adalah dilihat dari sudut pandang statis atau disebut “information warehouse approach”.
Pandangan DL komunikatif yang dinamis adalah tidak bertumpu sebagai hal yang tetap, tapi penekanannya pada suatu petumbuhan DL yang dibutuhkan atau pembaharuan informasi dan pengetahuan secara daur ulang sesuai dengan dinamika pemakai, dalam suatu proses yang berkesinambungan baik dalam pertukaran DB dan komunikasi data atau informasi dalam suatu jaringan DL sehingga menghasilkan INOVASI, dari hasil proses interaksi dan komunikasi jaringan DL disebut dengan the network or communication approach telemediatization yang berisi potensi telekomunikasi (komunikasi elektronik melalui network), informatika (electronic information processing) dan multimedia.
Jadi, DL dilihat dari berbagai perspektif dan multi dimensi menuju a knowledge society adalah merupakan fondasi dasar dari perkembangan suatu bangsa dan negara, dimana DL adalah salah satu instrumen untuk pertukaran informasi dan pengetahuan di suatu negara. A knowledge society sangat bebeda dengan masyarakat industri (A knowledge economy) yang bertujuan untuk merubah masyarakat dari pemenuhan the basic need of all round development to empowerment, sedangkan a knowledge society.
Ada dua komponen driven by societal transformation and wealth generation seperti: pendidikan, kesehatan, pertanian dan pemerintahan yang akan melahirkan suatu generasi yang produktivitasnya tinggi.
DL systems adalah suatu proses yang secara sistematis mulai dari finding, selecting, organizing, distilling, and presenting information untuk meningkatkan pengetahuan dan memahami secara komprehensif pada spesifik area. Aktivitas a specific information/knowledge management terdiri dari bagaimana mengorganisasikan acquiring, storing, utilizing information/knowledge for problem solving, dynamic learning, strategic planning and decition making.
Knowledge creation ada dua yaitu: explicit dan tacit knowledge, dimana explicit seperti: buku, proseding, paper, bahan presentasi, notulen, catatan harian,dsb, sedangkan tacit terdapat dimasing-masing individu/orang, sehingga perlu suatu cara secara sistematis untuk mengamati dan menangkap data/informasi/pengetahuan dari setiap individu dalam suatu organisasi yang ada untuk memecahkan suatu masalahdi dalam suatu organisasi, sedangkan DL adalah komponen penting untuk menangkap explicit.
Pendekatan Digital Library
Fokus pada tiga area yaitu: pengembangan sumber daya informasi, adanya portal yang mengintegrasikan berbagai database untuk keperluan akademis atau penelitian yang mudah diakses dan sekaligus sebagai kemudahan layanan DL ke pemakai, dan pelatihan kepada pemakai untuk optimalisasi penggunaan database secara efisien;
- Pengembangan koleksi secara kolaborasi;
- Konvergensi sumber informasi dan system pelayanan digital;
- System union katalog untuk E-jurnal;
- System meta search engine;
- Document delivery system (DDS) dan Reference Desk service (RDS);
- Subject information portal;
- Open URL link service;
- Training.
Arsitektur desain Digital Library
Secara teknikal dapat dibagi menjadi tiga lapisan dari atas sampai kebawah yaitu: lapisan portal, lapisan aplikasi, dan lapisan sumber daya informasi, dimana biasanya berisi berbagai macam databases seperti: artificial intelligent database, full-text database , citation database, dsb . Lapisan aplikasi punya Open URL linking server, cross-databases Meta-search engine, OAI service providers that can integrated those resource into a universal knowledge platform.
Sedangkan lapisan portal adalah untuk memudahkan pemakai mengoptimalkan sumber informasi dalam DL dan sekaligus pelayanan permintaan dan pengiriman informasi/pengetahuan lewat RSS atau Email.
Perkembangan DL di Indonesia masih dalam upaya “pencarian peta baru”, “cara baru”, untuk membentuk jaringan DL (DL networks) yang lebih tepat untuk konteks yang baru. Dalam hal penggunaan DL , harus diberikan prioritas kepada cara-cara organisasi perpustakaan memberdayakan DL yang langsung memiliki kontak dengan masyarakat. Pendekatan ini memerlukan petugas perpustakaan yang memahami kerangka DL dan karakter DL dan tujuan DL, sementara system DL perlu dilengkapi dengan saluran umpan-balik dan fasilitas pembelajaran yang memadai.
Rossel mengusulkan agar perhatian diberikan kepada dua hal, yaitu:
- Masyarakat berbasis informasi merupakan masyarakat yang terfokus pada pemanfaatan model manusia (human capital) dalam bentuk pengetahuan, sehingga manajemen perlu segera mengijinkan petugas /pegawai mengambil keputusan dan memiliki akses ke sumberdaya organisasi secara bebas untuk melakukan inovasi.
- Merubah struktur hirarkis, berpindah ke organisasi yang didasarkan pada kelompok-kelompok berdasarkan focus permasalahan (problem –focused teams), sehingga ketika ada masalah pegawai dari berbagai unit bias dikumpulkan untuk mencari solusi masalah tersebut, setelah teratasi tim dibubarkan.
