Perancangan Sistem Informasi

Perancangan Sistem Informasi 

Survey Sistem 

Langkah awal dari perancangan sistem informasi adalah survei sistem untuk mengetahui kondisi sistem aktual. Survei sistem dilakukan dengan melakukan kunjungan langsung untuk melihat pemeliharaan alat berat serta melakukan wawancara dengan karyawan. Dengan dilakukannya survei ini maka didapatkan identifikasi permasalahan yang terjadi serta informasi yang berguna untuk melakukan perancangan sistem informasi.

Analisis Sistem

Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini adalah memahami kondisi sistem yang ada saat ini. Analisis yang dilakukan pada tahap ini meliputi analisis terhadap:

a. Pengguna Bisnis (Business User)

Analisis ini berkaitan dengan pengguna sistem, dilakukan dengan menganalisis jabatan dari masing-masing pengguna sistem yang berkaitan dengan sistem yang akan dibahas.

b. Proses Bisnis (Business Process)

Analisis ini berkaitan dengan kegiatan dan aktivitas yang terjadi dalam sistem. 

c. Aturan Bisnis (Business Rules)

Analisis ini berkaitan dengan ketentuan atau batasan yang ditetapkan oleh perusahaan yang dapat menjaga integritas dan keabsahan data untuk menjamin bahwa sistem berjalan dengan baik. 

d. Masalah Bisnis yang ada dan Solusinya (Business Problems and Solutions)

Analisis ini berkaitan dengan identifikasi masalah, identifikasi penyebab masalah dan penyelesaian masalah dalam sistem.

e. Perangkat Bisnis (Business Tools)

Analisis ini berkaitan dengan perangkat keras dan alat bantu lain yang digunakan oleh perusahaan.

f. Rencana Bisnis (Business Plan)

Analisis ini berkaitan dengan rencana pengembangan sistem yang dapat mengatasi masalah sistem di masa depan. 

Perancangan Model

Disain model sistem ini dilakukan dalam dua bentuk yaitu disain model fisik dan disain model logika.

A. Disain Model Fisik

Model fisik yang dibuat berupa bagan alir dokumen yang memperlihatkan aliran data dari sistem informasi pemeliharaan alat berat. Bagan alir dokumen saat ini menunjukkan aliran dokumen saat ini dan bagan alir dokumen usulan menunjukkan aliran dokumen dengan menggunakan sistem informasi. Bagan ini dapat dilihat pada gambar.

Gambar Bagan Alir Dokumen Saat ini

Gambar Bagan Alir Dokumen Usulan

b. Model Logika

Model logika yang digunakan dalam perancangan terdiri atas diagram konteks dan Diagram Arus Data (DAD) dilengkapii dengan kamus data yang bertujuan untuk memberi penjelasan tentang Diagram Arus Data. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar.

Gambar Diagram Konteks

Pada diagram konteks terlihat hubungan antara entiti dengan sistem informasi. Hubungan ini menunjukkan informasi apa yang dibutuhkan sistem informasi dan informasi apa yang dapat diberikan sistem informasi terhadap entiti. Bidang Pemeliharaan Alat Berat Tambang akan mengetahui jadwal pemeliharaan dan prediksi penggantian part, Bidang Bengkel Alat Berat Tambang dapat mengetahui dapat mengetahui jadwal periodic service. Kepala Biro Pemeliharaan Alat Berat Tambang dapat mengetahui kegiatan kedua bidang bawahannya. Kepala Departemen Tambang dapat mengetahui kondisi pemeliharaan alat berat. Biro Penambangan Bahan Mentah dapat mengetahui keadaan alat berat yang beroperasi. Dengan adanya informasi-informasi tersebut maka Departemen Tambang dapat mengambil kebijakan terhadap pengelolaan pemeliharaan alat berat. 

Selain hubungan antara entiti dengan sistem informasi, juga terjadi hubungan antar entiti. Hubungan ini dikarenakan antar entitas memiliki tugas yang sama yaitu melakukan kegiatan pemeliharaan alat berat. Karena itu output dari masing-masing bidang dapat mempengaruhi keputusan yang diambil untuk kegiatan pemeliharaan alat berat

Gambar  Diagram Arus Data Level 0

Berdasarkan Gambar  terlihat bahwa hasil dari sistem informasi ini akan dilaksanakan oleh Biro Pemeliharaan Alat Berat Tambang yang meliputi Bidang Bengkel Alat Berat Tambang dan Bidang Pemeliharaan Alat Berat Tambang. Sedangkan informasi mengenai pemeliharaan alat berat dapat diakses oleh Kepala Departemen Tambang dan Biro Penambangan Bahan Mentah.

Aktivitas yang lebih terperinci dari masing-masing entiti diuraikan dalam DAD level 1 yang dapat dilihat pada Gambar.

Gambar  Diagram Arus Data Level 1

Perancangan Input

Perancangan input sistem informasi dilakukan dengan menentukan data yang akan dibutuhkan sistem untuk menghasilkan informasi pemeliharaan alat berat. Data yang menjadi input sistem yaitu data aset alat berat, data sumber daya manusia yang berinteraksi dengan sistem serta data kegiatan operasional alat berat. Untuk proses update maupun penambahan data digunakan fasilitas keyboard, mouse dan monitor.

Perancangan Output

Output yang dihasilkan oleh sistem informasi ini ditampilkan dalam bentuk tabel melalui layar monitor. 

Perancangan Database

Perancangan database dilakukan berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan sebelumnya dengan menggunakan bantuan diagram hubungan entitas. Sistem database yang digunakan adalah sistem relasional atau Relational Database Management System.

Tabel-tabel penyusun database ini dilengkapi dengan indeks yang mengatur hubungan antar tabel. Indeks terdiri atas dua yaitu primary-key dan foreign key. Primary key berfungsi untuk mengatur agar tidak terjadi penduplikasian data dalam tabel yang bersangkutan dan foreign key berfungsi untuk mengatur hubungan antara satu tabel dengan tabel lainnya. 

Gambar  Relasi antar tabel database

Perancangan Aplikasi

Aplikasi yang dibuat terdiri atas menu dan form aplikasi. Struktur dan menu aplikasi terdiri atas:

1. Data Unit

- Tambah Unit

- Lihat Unit

- Edit Unit

2. Data Part

- Tambah Part

- Lihat Part

- Edit Part

3. Data Mekanik

- Tambah Mekanik

- Lihat Mekanik

- Edit Mekanik

4. Data User

- Tambah User

- Edit User

5. Data Operasional

- Operasional 

- Standby unit

6. Data Pemeliharaan Unit

- Input Pemeliharaan

- Edit Pemeliharaan

7. Data General Overhaul

- Input GOH

- Edit GOH

8. Laporan

- Laporan Operasional Harian

- Laporan Operasional Bulanan

- Laporan Standby Unit

- Laporan Pemeliharaan Unit

- Laporan Kerusakan Part

- History Pemeliharaan Unit

- Laporan Waktu Tunggu Perbaikan Part

- Jadwal Periodic Service

- Jadwal GOH

- Jadwal Penggantian Part

9. Log Out

Contoh dari tampilan menu sistem informasi dapat dilihat pada gambar.

Gambar  Tampilan Menu Login

Gambar  Tampilan Menu Utama

Gambar  Tampilan Jadwal Penggantian 

Perancangan Prosedur Penggunaan 

Agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan output yang diinginkan, maka dalam penggunaannya perlu dirancang sebuah prosedur penggunaan sistem informasi. Prosedur penggunaan sistem informasi ini akan memudahkan user dalam pengoperasiannya. Selain itu, dengan adanya prosedur ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam menggunakan sistem informasi.

Tahapan prosedur penggunaan sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. User login dengan menggunakan password yang dimilikinya. User yang menggunakan sistem informasi ini diberikan hak untuk menggunakan sistem informasi sesuai dengan level yang dimilikinya. Level user dibagi atas administrator yang memiliki akses terhadap keseluruhan sistem informasi, operator input yang berfungsi mengisikan data ke sistem informasi dan report view yang hanya dapat mengakses halaman laporan.

2. Administrator mengisikan account user login untuk mendaftarkan pengguna sistem informasi.

3. Apabila ada penambahan unit baru dan part baru maka operator input harus mengisikan data tersebut ke dalam database.

4. Jika terdapat kesalahan dalam melakukan pengisian data, operator input dapat merevisi data yang dimasukkan dengan cara membuka halaman edit.

5. Operator input memasukkan data mekanik

6. Operator input memasukkan data operasional dan data standby

7. Operator input memasukkan data general overhaul

8. Operator input memasukkan data pemeliharaan unit yaitu data kerusakan unit, data mulai perbaikan unit dan data unit selesai diperbaiki.

9. Report view dapat melihat setiap laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi.

User keluar dari sistem dengan memilih menu Log Out.

Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai perancangan Sistem Informasi Pemeliharaan Alat Berat pada Departemen Tambang PT. Semen Padang, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem informasi yang dibuat telah mampu menghasilkan jadwal penggantian part dengan pendekatan model preventive replacement.

2. Sistem informasi yang dirancang dapat menghasilkan informasi pemeliharaan yang dilakukan pada setiap alat berat.

Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem informasi ini lebih lanjut adalah sebagai berikut:

1. Untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang dapat ditambahkan model pemeliharaan yang mempertimbangkan faktor biaya sehingga dapat dibandingkan model pemeliharaan yang menggunakan pendekatan minimasi downtime dan minimasi biaya.

2. PT. Semen Padang dalam pemeliharaan alat berat sebaiknya memperhitungkan biaya pemeliharaan secara keseluruhan untuk mendapatkan perhitungan ekonomis alat berat yang beroperasi. Dengan tersedianya data biaya pemeliharaan maka dapat dianalisis nilai ekonomis alat berat

3. Dalam melaksanakan jadwal penggantian yang dihasilkan oleh sistem informasi sebaiknya manajemen melakukan penggantian untuk part-part yang jadwalnya berdekatan sehingga dapat meminimalkan downtime alat karena preventive replacement.

4. Untuk menghasilkan informasi yang tepat dalam kegiatan pemeliharaan sebaiknya dilakukan pencocokan antara data yang terdapat pada logbook dan data yang terdapat dalam laporan HM sehingga sistem informasi yang dirancang dapat menghasilkan output yang berguna untuk pemeliharaan alat berat tambang.