Pedoman Pengelolaan Dokumen Digital Lingkup Departemen Pertanian
Salah satu perkembangan perpustakaan sebagai akibat dari berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi adalah terkumpulnya berbagai media informasi dalam bentuk file atau digital. Media informasi tersebut apabila tidak dikelola dengan baik dan benar akan menyulitkan dalam proses temu kembali dan pertukaran informasinya.
Oleh karena itu, PUSTAKA sesuai dengan Kepmentan no. 433/Kpts/HM.160/9/2003 sebagai Pusat Deposit Publikasi di Departemen Pertanian merasa perlu dan berkepentingan untuk membuat suatu standar pengelolaan informasi digital yang dihasilkan oleh instansi-instansi lingkup Departemen Pertanian. Selain untuk mempermudah dan mempercepat proses temu balik informasi, terkelolanya informasi digital juga akan mempermudah proses pertukaran dan pengiriman informasi (information exchange) antar instansi yang membutuhkan informasi tersebut, terutama lingkup Departemen Pertanian.
Sistem Perpustakaan Digital
Dalam membangun sistem perpustakaan digital, unsur-unsur yang harus dibangun adalah sumberdaya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data dan prosedur. Sebenarnya penerapan teknologi informasi di badan litbang bukan sesuatu yang baru. Hal tersebut terlihat dengan telah banyaknya komputer PC yang sudah diadakan di setiap unit kerja hampir setiap tahun. Namun pemanfaatan dari teknologi tersebut nampaknya belum optimal. Komputer baru digunakan sebagai alat ketik untuk kebutuhan pembuatan laporan saja.
Dengan demikian, maka dengan mengintegrasikan komputer yang sudah ada di beberapa ruang kerja terutama untuk para peneliti, pengkaji dan penyuluh arsitektur teknologi yang menunjang pembangunan perpustakaan digital sudah dapat dibangun. Oleh karena itu menyadarkan pengguna komputer melalui pelatihan potensi kinerja sarana teknologi informasi sebenarnya penting dan perlu dilakukan. Kegiatan tersebut selama ini belum dilaksanakan. Perpustakaan sebagai lembaga informasi selayaknya mulai memasukkan materi tersebut dalam kegiatan pendidikan pengguna perpustakaan (user education).
Dalam membangun perpustakaan digital ada beberapa aspek harus diperhatikan. Aspek tersebut adalah arsitektur sistem informasi, arsitektur teknologi informasi dan aspek organisasi. Analisis terhadap ketiga aspek tersebut akan menentukan cetak biru sistem perpustakaan digital yang akan dibangun di lingkungan Departemen Pertanian dan pengembangannya di kemudian hari.
Kebutuhan Hardware
Hardware yang dibutuhkan untuk mengelola dan menelusur dokumen digital adalah sebagai berikut :
Komputer dengan spesifikasi :
- RAM 156 Kb atau lebih
- Prosesor Pentium III atau lebih
- Harddisk 40 GB atau lebih
- Monitor SVGA atau lebih
Jaringan LAN dan perlengkapannya (Hub,LAN card. Cabelling, dsb)
Kebutuhan Software
Software yang diperlukan dapat dikelompokkan atas 2 teknik pengaksesan. Untuk kebutuhan akses lokal (intranet) maka yang dibutuhkan adalah Winisis, Bibliotheca dan adobe reader, sedangkan untuk akses melalui internet, yang diperlukan adalah igloo dan adobe reader.
Untuk dapat mengelola informasi digital, software yang harus disediakan adalah WINISIS, aplikasi Bibliotheca dan acrobat reader. WINISIS diperlukan untuk mengelola informasi bibliografis dari artikel yang dikumpulkan, sedangkan aplikasi Bibliotheca diperlukan untuk memudahkan penelusuran dan menampilkan file artikel lengkap yang telah disiapkan. WINISIS dibuat oleh UNESCO dan dapat diperoleh secara gratis. WINISIS ini digunakan sebagai basisdata karena dianggap telah familier untuk para pustakawan lingkup Departemen Pertanian, dan telah digunakan sebagai database untuk kepentingan pertukaran informasi. Bibliotheca adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Pustaka menggunakan visual basic versi 6.0. Aplikasi ini menggunakan WINISIS sebagai basisdatanya. Untuk mendapatkan aplikasi Bibliotheca dapat menghubungi Subbidang Aplikasi Teknologi Informasi, Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian, Bogor Jl. Ir H. Juanda no. 20 Bogor. Acrobat reader diperlukan untuk membaca artikel yang mempunyai format ekstensi PDF. Software ini mudah diperoleh, bahkan secara gratis.
Format File Digital
Pada dasarnya semua bentuk file digital dapat dibaca dan digunakan oleh aplikasi Bibliotheca. Namun untuk lebih menjamin keamanan dari proses perubahan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab, maka sebaiknya format file digital disiapkan dalam bentuk file gambar (image) atau sebagian gambar dan sebagian teks. Ekstensi file tersebut adalah PDF, BMP, JPG, GIF. Keempat bentuk file tersebut relatif aman, karena sulit diedit. Perbedaan antara BMP, JPG dan GIF terletak pada besarnya ukuran file.
Pemberian Nama File dan Lokasi Penyimpanannya
Nama file dari setiap artikel digital diberikan berdasarkan urutan nomor artikel dari setiap publikasi yang discan. Setiap nama artikel disimpan di bawah direktori nama publikasinya. Yang perlu diperhatikan dalam pemberian nama file adalah jumlah digit nama file. Jumlah digit maksimal yang dapat digunakan adalah 8 digit. Apabila lebih dari 8 digit, maka file artikel tidak akan tampil saat dipanggil dari Bibliotheca.
Struktur direktori dalam penyimpanan filenya adalah sebagai berikut :
- OPAC (direktori utama database)
- IPTAN (direktori database ke-1)
- FULLTEKS (direktori tempat menyimpan file artikel lengkap)
- Nama Publikasi (Jurnal A, B, C, dsb)
- Tahun Terbit
- Volume
- Nomor
- Nomor urut artikel
- BUKU (direktori database ke-2)
- FULLTEKS
- Nama Publikasi (THESIS, dsb)
- Tahun Terbit
- Nomor urut artikel
- IPTEK (direktori database ke-3 )
- FULLTEKS
- Nama Publikasi (BROSUR, LIPTAN, dsb)
- Tahun Terbit
- Nomor urut artikel
- NAMA DATABASE LAIN (drektori database ke-n)
IPTAN : database hasil penelitian pertanian
IPTEK : database teknologi tepat guna
BUKU : database monograph
Pembuatan database baru sangat dimungkinkan apabila database yang ada dirasa kurang memenuhi keperluan setempat. Pembuatan database baru dapat dilakukan dan disesuaikan dengan struktur direktori dan data dari database yang sudah ada, seperti IPTAN, IPTEK atau BUKU.
Nama file digital disimpan pada field no 910, yaitu field FULLTEKS. Penulisan nama file pada field tersebut harus menyertakan nama direktori di bawah FULLTEKS, sebagai contoh :
Untuk artikel dengan nama 1.PDF pada jurnal Hortikultura Tahun 1998 Vol 3 no 1 adalah :
Alamat direktori c:\OPAC\IPTAN\Fullteks\JHORT\1998\vol3\no1\1.pdf
Pengetikan pada field 910 JHORT\1998\vol3\no1\1.pdf
Untuk artikel dengan nama 2.PDF :
Alamat direktori c:\OPAC\IPTAN\Fullteks\JHORT\1998\vol3\no1\2.pdf
Pengetikan pada field 910 JHORT\1998\vol3\no1\2.pdf
Demikian selanjutnya untuk nama file dengan urutan berikutnya.
Setting Aplikasi Bibliotheca
Aplikasi Bibliotheca dirancang untuk dapat digunakan sebagai computer stand alone dan komputer terminal, dengan konfigurasi client server, artinya software ini dapat digunakan dalam suatu jaringan (LAN), sehingga dapat diakses oleh komputer yang terhubung ke LAN. Sebagai ilustrasi, apabila database disimpan di komputer perpustakaan, maka semua komputer yang terhubung ke LAN contohnya komputer peneliti yang ada di ruangannya masing-masing dapat mengakses database yang ada di komputer perpustakaan, menelusur sendiri, membaca dan mencetak artikel lengkapnya secara langsung.
Agar fasilitas tersebut dapat berfungsi, maka perlu dilakukan setting komputer pada file OpacDB.PAR (yang disimpan di komputer stand alone dan teminal).
Setting pada komputer standalone
Setting yang harus dilakukan pada computer standalone hanya pada file OpacDB.PAR nya saja, yaitu sebagai berikut
“IPTAN”,”\\c:\OPAC\IPTAN\\”,” Penelitian Pertanian”
IPTAN = nama database yang ada dalam direktori
C:\OPAC\IPTAN = alamat (path) tempat database IPTAN disimpan
Penelitian Pertanian = keterangan dari isi database yang bersangkutan
Setting pada Komputer Terminal (LAN)
Supaya aplikasi dapat digunakan pada jaringan (LAN), maka setting yang perlu dilakukan adalah
1) pada file OpacDB.PAR
2) Mapping dari komputer terminal ke komputer server (tempat penyimpanan data)
1) Setting file OpacDB.PAR
Settingnya sama persis seperti halnya pada stand alone, yaitu
“IPTAN”,”\\KOMP1\OPAC\IPTAN\\”,” Penelitian Pertanian”
IPTAN = nama database yang ada dalam direktori
KOMP1\OPAC\IPTAN = alamat (path) tempat database IPTAN disimpan di komputer data,
KOMP1 adalah nama dari komputer data, setiap komputer dalam jaringan biasanya diberi nama komputer (ID computer)
Penelitian Pertanian = keterangan dari isi database yang bersangkutan
2) Maping ke komputer data
Mapping pada windows-XP dilakukan dengan cara :
- buka window explorer
- pilih TOOLS, MAP NETWORK DRIVES,
- tentukan posisi DRIVEnya : e; f; g; h; atau yang lainnya
- tentukan posisi FOLDER / direktori basisdata disimpan
- dengan cara pilih BROWSE,
- pilih workgroupnya,
- pilih nama computer tempat database disimpan,
- pilih direktori tempat penyimpanan database,
- selanjutnya pilih FINISH,
- Setelah selesai, komputer direstart.
Menjalankan Aplikasi Bibliotheca
Aplikasi ini akan berjalan apabila terdapat file-file OpacDB.PAR, Bibliotheca.EXE dan file database yang ada pada direktorinya masing-masing, sebagaimana struktur berikut :
Untuk menjalankannya klik dua kali pada Bibliotheca.exe sehingga keluar tampilan seperti berikut :
.png)
Selanjutnya pilih Penelusuran, Jenis Basisdatanya
.png)
Untuk mendapatkan artikel lengkapnya klik pada icon artikel lengkap. Selanjutnya apabila software acrobat readernya ada maka artikel lengkap akan terlihat.
.png)
Contoh halaman pertama artikel lengkap yang dicari pengguna, “Laporan bulanan BPTP Jawa Barat, 2003”
.png)
