Administrasi Bisnis Dan Manajemen
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan (science) baru berkembang sejak akhir abad yang lalu (abad 19), tetapi adminitrasi sebagai suatu seni (art) atau administrasi dalam praktek, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia. Sebagai ilmu pengetahuan, administrasi merupakan suatu fenomena masyarakat yang baru, karena baru timbul sebagai suatu cabang dari I1mu-ilmu Sosial, termasuk perkembangannya di Indonesia. Sekalipun administrasi sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang di Indonesia, dengan membawa prinsip-prinsip yang universal, akan tetapi dalam prakteknya harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi Indonesia dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempunyai pengaruh (impact) terhadap perkembangan ilmu administrasi sebagai suatu disiplin ilmiah yang berdiri sendiri.
Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional.
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok "applied sciences", karena manfaatnya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan negara. Sedangkan adaministrasi dalam praktek atau sebagai suatu seni pada jaman modern ini merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat berperan seperti yang diharapkan. Siagian (1989) mengungkapkan Administrasi sebagai proses kerja sama bukan merupakan hal yang baru karena ia timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Tegasnya, administrasi sebagai seni merupakan social phenomenon Perlu dijelaskan bahwa administrasi sebagai ilmu pengetahuan tidak lepas kaitannya dengan ilmu-ilmu sosial lainnya. Adapun Ilmu Sosial yang mempunyai kaitan erat dengan Ilmu Administrasi adalah Ilmu Politik, Ilmu Hukum, IImu Ekonomi, Sejarah, Ilmu Jiwa, Filosofi, Antropologi dan Ethnologi. Terkait dengan perkembangan administrasi bisnis di Indonesia masih banyak yang merasa rancu dengan ilmu manajemen. Hal ini nampak dari kegiatan yang dilakukan antara ilmu administrasi bisnis dan ilmu ekonomi (manajemen) banyak yang menganggapnya sama.
1. Administrasi dan Manajemen
Mengapa harus dibedakan antara administrasi dan manajemen, karena pada hakekatnya keduanya adalah bidang yang terpisah dan memiliki fokus penerapan yang berbeda pula pada level praktek. Kedua hal ini diperlukan dalam mengelola organisasi, termasuk di bidang bisnis, karena masing-masing menyumbangkan peran tersendiri. Namun, sekali lagi, administrasi dan manajemen adalah dua hal yang berbeda. Untuk organisasi-organisasi bisnis kita dapat menerapkan pembedaan berikut ini:
Administration is the function of industry concerned with the determination of corporate policy, co-ordination of production, finance and distribution, the settlement of the compass of the organization and the ultimate control of the executive… Management is the function of industry concerned with the carrying out of policy within the limits set up by administration and the employment of the organization for particular objects set before it (Sheldon, 1924; Urwick, 1929, 115-116; Dunsire, 1973, 43).
Jadi, dalam organisasi bisnis, administrasi adalah fungsi industri yang berkaitan dengan penetapan kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi, penentuan arah organisasi dan kontrol tertinggi eksekutif.
Singkatnya, administrasi bertugas menentukan setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. Sementara, manajemen adalah fungsi dari organisasi yang bertugas melaksanakan kebijakan dalam batas-batas yang ditetapkan administrasi dan menggerakkan sumberdaya organisasi ke arah tujuan-tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pemahaman terhadap perbedaan yang mendasar antara administrasi dan manajemen ini, bukan sekedar upaya untuk membedakan satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lain yang secara kebetulan memiliki kemiripan. Di dalam perbedaan tersebut terdapat konsekuensi praktis maupun teoritis, sehingga perlu dicermai untuk menghindari kerancuan antara satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lainnya.
Salah satu contoh lain, kita dapat melihat perbedaan berikut ini:
- In business, administration consists of the performance of business operations and thus the making or implementing of major decisions. Administration can be defined as the universal process of organizing people and resources efficiently so as to direct activities toward common goals and objectives.
- In some organisational analyses, management is viewed as a subset of administration, specifically associated with the technical and mundane elements within an organization's operation. It stands distinct from executive or strategic work. (WIKIPEDIA DICTIONARWIKIPEDIA DICTIONARY)
Di sini dapat dicermati adanya pemisahan yang jelas antara fungsi administrasi dan fungsi manajemen dalam bisnis. Bahwa dalam bidang bisnis, administrasi adalah mencakup penyelenggaraan operasi-operasi bisnis, yakni membuat dan mengimplementasikan keputusan-keputusan besar (major decision) bagi organisasi. Sebaliknya, manajemen dapat dipandang adalah bagian (subset) atau perpanjangan tangan administrasi, khususnya berkaitan dengan unsur-unsur teknis dan keseharian di dalam operasi organisasi. Manajemen berdiri terpisah dari tugas eksekutif dan strategik yang merupakan tugas pokok administrasi. Oleh karena itu, administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses universal yang mengorganisasikan manusia dan sumberdaya secara efisien, sedemikian rupa sehingga mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi kepada sasaran-sasaran dan tujuan bersama.
Kita dapat memahami bahwa di tingkat praktek barangkali akan sulit menarik garis pemisah yang tegas antara administrasi dan manajemen. Keduaduanya difungsikan untuk menggerakkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya, dan kedua-duanya dimaksudkan untuk mengelola sumberdaya organisasi (baik faktor manusia maupun material) sebaikbaiknya. Seolah-olah keduanya berbaur menjadi satu pada level praktek. Namun, setidak-tidaknya perbedaan ini harus diperlihatkan dengan jelas pada level teoritik atau kajian keilmuan. Ini dimaksudkan agar tidak terjadi kerancuan atau salah menempatkan posisi bidang ilmu.
Hodgkinson (1978: 5) sangat perhatian terhadap persilangan posisi ini. Ia mendefinisikan administrasi sebagai: ”those aspects dealing more with the formulation of purspose, the value-laden issues, and the human component of organizations”. Sementara manajemen diartikan, “those aspects wich more routine, definitive, programmatic, and susceptible to quantitative methods.” Jadi, administrasi adalah aspek-aspek yang lebih berurusan dengan penetapan arah organisasi, sementara manajemen mengurusi bagaimana mencapai arah yang telah ditetapkan tersebut. Oleh karena itu Hodgkinson meletakkan administrasi pada level atas (para pengambil keputusan tertinggi dalam organisasi), sementara manajemen ada pada level menengah-bawah. Administrasi berorientasi pada tujuan (end-oriented) sementara manajemen berorientasi pada sarana atau cara (means-oriented). Dia mengutip pula Herbet A. Simon (1957), yang dalam bukunya Administrative Behavior mendefinisikan adminsitrasi secara amat simpel sebagai “the art of getting things done”. Kendati ringkas, namun pengertian ini memadai karena menekankan administrasi sebagai seni (art), sementara manajemen lebih dekat kepada teknis (science). Sampai di sini kita bisa menarik sebuah kesimpulan, bahwa titik-berat ilmu administrasi bisnis adalah memimpin bisnis, dalam arti menetapkan arah dan mengelola proses organisasi secara makro untuk mendapatkan hasil yang seoptimal mungkin dari sumberdaya yang ada.
Kemampuan seorang administrator bisnis bukan semata-mata diukur dari seberapa efisien dan efektif ia memimpin, melainkan pertanyaan yang lebih mendasar: apakah arah kepemimpinannya akan membawa suatu bisnis ke arah yang tepat, atau tidak? Apakah ia mampu menggunakan seni kepemimpinannya untuk menggerakan unsur manusia dalam organisasi, atau tidak? Apakah ia mampu merefleksikan posisi organisasi di dalam lingkungan operasionalnya dan menetapkan strategi yang tepat, atau tidak? Singkatnya, semua ini adalah ukuranukuran kualitatif dari suatu proses bisnis. Sementara seorang manajer tidak dituntut demikian, melainkan lebih pada pertanggung-jawaban terhadap penggunaan sumberdaya secara efektif dan efisien.
Dengan kata lain, alat ukurnya adalah metode kuantitatif. Apa implikasi dari perbedaan tugas dan tanggung-jawab tersebut? Jika dilihat dari sudut-pandang keilmuan, berarti mereka yang mempelajari ilmu administrasi bisnis harus mengenal dan menguasai hal-hal yang diperlukan oleh seorang administrator dalam mengelola bisnis. Tentu saja, perangkat-perangkat teknis yang diperlukan untuk menjalankan organisasi bisnis perlu dikuasai, yang dalam hal ini adalah ilmu manajemen bisnis. Namun yang lebih mendasar, bahwa pengelolaan bisnis di tangan seorang administrator membutuhkan pula pemahaman terhadap kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan penentuan strategi organisasi. Inilah fokus perhatian yang tidak boleh ditinggalkan atau dilupakan dalam mempelajari administrasi bisnis.
Profil Entrepreneurship
Kalau kita sepakat bahwa administrasi bergerak pada upper level dan terutama bersifat kebijakan, dan bahwa tugas dan fungsi administrator dalam bisnis adalah pada level strategik dan outward-looking, maka gagasan ini membawa kita pada premis berikutnya: bahwa “adminsitrator tidak lain adalah seorang pemimpin”. Dan, jika dipahami dari perspektif bisnis, seorang pemimpin dibedakan dari manajer adalah dari aspek visi dan jiwa entrepreneurship.
Seorang pemimpin bisnis tidak akan membawa manfaat yang berarti bagi organisasi bisnis yang dikelolanya, kecuali ia memiliki semangat entrepreneurship yang tinggi. Dia harus memiliki wawasan atau horizon pandangan yang luas, berani mengambil keputusan yang sulit atau melawan arus, melihat jauh ke depan, dan tentu saja harus kaya dengan ide-ide orisinil dan segar. Tanpa kemampuan dan daya inovatif yang kuat, seorang pemimpin bisnis akan tertinggal dalam persaingan, dan tidak mampu membaca atau melihat peluang yang tersedia pada market. Organisasinya akan berada pada urutan belakang, atau sekedar pengekor dari yang sudah ada. Warren Bennis (1989), On Becoming a Leader, menjelaskan perbedaan manajer dan leader sebagai berikut:
1. Tugas manajer mengelola, tugas pemimpin melakukan inovasi
2. Manajer adalah copy, pemimpin adalah orisinal
3. Manajer berfokus sistem dan struktur organisasi; pemimpin berfokus pada unsur manusia ( people )
4. Manajer menitik-beratkan kontrol; pemimpin menekankan kepercayaan (trust)
5. Manajer mengambil sudut pandang jangka pendek, pemimpin melihat perspektif jangka panjang.
6. Manajer memperhatikan ke dalam dan tugas keseharian (bottom-line); pemimpin melihat keluar dan mencari visi ( horizon )
7. Manajer cenderung meniru (imitates); pemimpin membuat hal baru (originates)
8. Manajer menerima status quo; pemimpin menantang status quo administrator membutuhkan pula pemahaman terhadap kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan penentuan strategi organisasi. Inilah focus perhatian yang tidak boleh ditinggalkan atau dilupakan dalam mempelajari administrasi bisnis.
9. Manajer adalah pelaksana yang baik (classic good soldier); pemimpin adalah pribadi tersendiri.
10. Manajer memikirkan bagaimana melakukan hal-hal secara benar (does things right);
Pada tataran ideal inilah seharusnya mereka yang mempelajari administrasi bisnis menempatkan dirinya. Pemahaman yang mendalam mengenai apa dan siapa itu entrepreneur merupakan dasar dalam memahami kajian administrasi bisnis.
Termasuk di sini barangkali salah-paham yang kerap terjadi ketika orang mendengar kata ”wiraswasta” atau ”wirausahawan”, dan membayangkan sosok seorang pengusaha kecil yang bergelut dengan kegiatan-kegiatan bisnis berskala minimal, katakanlah UKM (Usaha Kecil dan Menengah). Pandangan ini tidak seratus persen salah, tapi dapat menyesatkan. Pada intinya, kewiraswastaan atau entreprenurship bukan masalah besar atau kecilnya usaha, melainkan pada karakteristik khusus yang menandai cirinya sebagai tipikal seorang pemimpin bisnis. Artinya, jika ia seorang wirausahawan sejati maka pada suatu ketika bisnis yang ia kembangkan pasti akan meningkat atau menanjak, dan tidak menutup kemungkinan mencapai skala besar.
Bill Gates barangkali salah satu sosok wirasuhawan kontemporer yang saat ini paling dikenal, karena terhitung telah menjadi orang terkaya di dunia (konon dia memulai bisnisnya dari ruang garasi). Tekad dan kegigihan seorang pemimpin bisnis inilah yang seharusnya menjadi ranah administrasi bisnis. Tentu saja, semua ini dalam konteks studi atau kajian akademis, bukan biografi atau sekedar cerita suka-duka seorang bisnisman mengembangkan usahanya. Jadi, titik-berat kepada pendalaman mengenai hakekat kewirasuhaan itulah yang perlu ditekankan, kendati tidak semua mereka yang belajar administrasi bisnis akan menjadi wirausaha. Ini sekedar untuk menekankan domain utama disiplin ilmu kita, yakni menekankan pada aspek adminsitrasi sebagai penentu atau leader dalam organisasi bisnis.
Pentingnya Ekonomi dalam Pembangunan
Mengapa persoalan di atas perlu dikemukakan secara terperinci, tidak lain adalah agar ilmu administrasi bisnis dapat menempati perannya yang sesuai dalam pembangunan bangsa. Kita secara jujur harus mengakui bahwa bangsa Indonesia masih sangat lemah pada aspek ini, yakni pengembangan jiwa entrepreneurship.
Barangkali saat ini tidak sedikit orang yang berkeinginan atau telah pula mencoba untuk menjadi usahawan. Tidak sedikit pula di antara mereka yang sungguh-sungguh memiliki jiwa kewirausahaan. Artinya pada level praktek, kita barangkali tidak akan kekurangan stok entrepreneurship. Namun, pada sisi lain, kita harus mengakui bahwa pemahaman keilmuan mengenai hal ini secara akademis masih sangat terbatas dikembangkan di Indonesia. Padahal tidak sedikit universitas atau akademi yang mengajarkan administrasi bisnis. Boleh jadi persoalannya adalah pada tataran konseptual sebagaimana diuraikan di atas. Jika perbedaan domain antara ilmu administrasi bisnis dan manajemen tidak dipahami secara tepat, maka tidak salah kalau konsep-konsep atau gagasan yang dikembangkan juga akan ikut terbawa keliru. Ini adalah semacam otokritik bagi kita bersama, yakni orang-orang yang bergerak di lapangan keilmuan administrasi bisnis. Dengan perangkatperangkatkeilmuan yang tidak dikembangkan dengan proporsi yang sesuai dengan domain dari disiplin ilmu itu sendiri, akan sulit diharapkan suatu kemajuan ilmiah dalam aplikasi praktis ilmu administrasi bisnis itu sendiri. Pada gilirannya, kebutuhan masyarakat akan wawasan keilmuan yang dibutuhkan untuk mendukung dunia bisnis juga tidak terpenuhi dengan baik. Menurut Schumpeter (dalam Mintzberg et.al., 1998: 125-8), seorang entrepreneur tidak mesti seseorang yang menanamkan modal awal untuk membangun suatu usaha atau menemukan suatu produk baru yang menjanjikan peluang. Seorang entrepreneur adalah orang yang memiliki gagasan bisnis (business idea). Suatu gagasan barangkali kelihatan remeh atau sepele, namun di tangan seorang entrepreneur ia bisa menjadi sesuatu yang powerful, dan pada gilirannya mendatangkan keuntungan (profitable). Dalam mengelola usaha, dia tidak dibatasi oleh kalkulasi-kalkulasi teknis atau kuantifikasi, melainkan lebih mengandalkan intuisi, penilaian (judgment), kebijaksanaan (wisdom), pengalaman, dan pemahaman (insight).
Kreativitas mereka tidak dibatasi oleh cara-cara yang ada, melainkan mampu menemukan kombinasi-kombinasi baru yang menguntungkan, yang boleh jadi tidak dilihat orang sebelumnya. Dari penjelasan ini, kita bisa mengatakan bahwa akan sangat terbatas sumbangan ilmu administrasi bisnis bila ia terpaku pada aspek teknis dan pengelolaan operasional dan manajemen keseharian organisasi. Justru pada domain inilah ilmu ekonomi dan manajemen tidak banyak berbicara (Minztberg, 1998: 125), karena sudah melekat pada aspek-aspek operasional yang cukup rumit dalam dunia bisnis. Pada sisi ini, administrasi bisnis seharusnya masuk dan memberikan kontribusinya.
Jika dilihat dari perspektif makro, yakni pembangunan sebuah negara, maka kita tidak bisa memungkiri bahwa ekonomi merupakan tulang-punggung yang sangat penting. Indonesia kaya akan sumberdaya alam, jumlah penduduk, posisi geografis yang strategis di antara dua benua, dan lain-lain. Namun, tanpa pemahaman semangat kewirausahaan yang dilandasi oleh pengembangan keilmuan yang tepat di bidang administrasi bisnis, maka segenap potensi tersebut tidak akan bisa termanfaatkan dengan baik. Dan, kita cukup melihat kepada tetangga kita yang kecil, yakni Singapura, sebagai sekedar perbandingan. Tanpa modal kekayaan alam dan luas wilayah yang relatif sangat kecil, negara tersebut mampu menempatkan diri di tengah-tengah persaingan global yang ketat. Bahkan untuk aspek turisme, kita harus berkaca kepada negara ini. Tanpa modal kekayaan panorama alam, ragam budaya, dan lain-lain yang berlimpah kita miliki, Singapura toh tetap mampu menarik para pelancong dari berbagai penjuru dunia.
Demikian pula untuk sektor-sektor jasa, yang mengandalkan kapasitas sumberdaya manusia terdidik, negara ini termasuk yang paling menguasai di wilayah Asia Tenggara. Tentu saja, ilmu administrasi bisnis bukan satu-satunya yang patut disalahkan untuk ketertinggalan kita ini. Banyak faktor yang berpengaruh dan dapat menjelaskan mengapa Indonesia tidak mampu membangun tulang-punggung perekonomian yang kokoh, khususnya di sektor riil. Akan tetapi, kita dapat mengatakan bahwa tanpa ilmu administrasi bisnis yang dikembangkan dengan baik, maka banyak persoalan dalam perekonomian kita yang tidak bisa terselesaikan sesuai harapan. Artinya, ini adalah tugas penting dari ilmu administrasi. Sinergi antara ilmu dan praktek diperlukan untuk memberikan hasil yang optimal dalam setiap usaha atau ikhtiar, apa pun itu jenisnya. Apalagi usaha bisnis.
Segala sesuatu harus diperhitungkan secara cermat, penuh perencanaan, dan mengandung konsekuensi langsung terhadap kelangsungan hidup organisasi. Kombinasi antara pengembangan ilmu dan praktek bisnis sangat diperlukan, agar potensi kewirausahaan yang ada di masyarakat mendapat topangan yang kuat dari kajian-kajian ilmiah di bidang administrasi bisnis. Ini sekedar untuk menggarisbawahi, bahwa mereka yang menekuni ilmu administrasi bisnis tidak boleh hanya terbenam pada aspek-aspek teknikal dari manajemen pengelolaan organisasi bisnis. Harus ada wawasan yang lebih luas, dan mampu menempatkan konsep-konsep administrasi ke dalam konteks yang sesuai, yakni strategi dan tujuan organisasi. Dan dibalik semua itu, adalah adanya pemahaman terhadap hakekat jiwa kewirausahaan atau entrepreneurship sebagai tipikal kepemimpinan dalam dunia bisnis.
