Fungsi-fungsi Dalam Manajemen

Fungsi-fungsi Dalam Manajemen 

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat didalam proses manajemen yang dapat dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen adalah usaha mencapai tujuan dengan cara-cara yang terbaik, yaitu dengan pengeluaran waktu dan uang yang paling sedikit, biasanya dengan penggunaan fasilitas yang ada sebaik-baiknya. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. 

Berbagai fungsi Manajemen dikemukakan para ahli dengan persamaan dan perbedaan. Beberapa pendapat para ahli tersebut ialah:

a) Harold Koontz and Cyril O’Donnell 

Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Staffing (Penyusunan Pegawai); Directing (Pengarahan); Leading (Memimpin); Controlling (Pengendalian).

b) Henry Fayol 

Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Commanding (Pemberian Komando); Coordinating (Pengkoordinasian); Controlling (Pengendalian).

a) AF. STONER 

Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Leading (Memimpin); Controlling (Pengendalian).

d) George R. Terry 

Planning (Perencanaan); Organizing (Pengorganisasian); Actuating (Pelaksanaan); Controlling (Pengendalian).

Secara keseluruhan mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Dari Gambar di atas ditunjukkan bahwa kegiatan manajemen bermula dari adanya informasi untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia (natural resources) maupun sumber daya manusia (natural resources) untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan manusia itu sendiri. Untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya, kegiatan tersebut perlu dilaksanakan secara manajerial melalui fungsi-fungsi manajemen.

Sedangkan jika dilihat dari masing-masing fungsi tersebut, terlihat bahwa hampir semua ahli sepakat tentang Planning, Organizing dan Controlling meskipun terdapat beberapa tambahan. Sedangkan yang paling banyak berbeda pada istilah Actuating. Walaupun dalam menyebutkan fungsi-fungsi manajemen itu tadi ada yang berbeda, tetapi maksudnya adalah sama. 

Misal bahwa fungsi : Planning semuanya sama, hanya ke dalam planning bisa dimasukan unsur budget. Organizing, hanya ada yang ditambah dengan staffing (penyusunan pegawai) dan atau assembling resource (penyusunan sumber-sumber). Actuating, ada yang menggunakan Commanding, Coordinating-Directing dan Directing-Coordinating. Controlling, ada juga yang menggunakan istilah reporting.Tetapi pada umumnya adalah sama, hanya dengan istilah yang berbeda. 

Gambar Fungsi manajemen menurut James Stoner

A. Perencanaan (Planing)

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang primer, yaitu tahapan yang mendahului dan menjadi pondasi terhadap fungsi-fungsi manajemen yang lainnya Perencanaan merupakan tahapan awal dari proses manajemen. Oleh karena itu, kemampuan untuk melakukan perencanaan merupakan salah satu fungsi dan peran manajer, dimana manajer harus punya kemampuan untuk melihat masa depan yang akan dicapai, dengan pengalaman masa lalu, dengan pertimbangan kekuatan dan kelemahan organisasi, yang pada akhirnya mereka harus merumuskan rencana program kerja. 

Adanya perencanaan memberikan pandangan yang menyeluruh terhadap suatu pekerjaan yang harus dilakukan dan dapat menjadi tuntutan bagi pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan menjadi efektif dan efisien. Perumusan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada keenam pertanyaan berikut :

Ø Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

Ø Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

Ø Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan ?

Ø Kapankah tindakan itu dilaksanakan ?

Ø Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

Ø Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut G.R. Terry dalam buku Principle of management menerangkan bahwa keuntungan-keuntungan dari proses perencanaan adalah:

Ø Dengan adanya perencanaan kegiatan akan menjadi teratur dan bertujuan

Ø Meminimalkan tindakan-tindakan yang tidak produktif

Ø Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja

Ø Perencanaan menyebabkan fasilitas-fasilitas yang ada dalam perusahaan dipergunakan dengan sebaik-baiknya

Ø Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap

Ø Perencanaan juga memberikan landasan untuk pengawasan

B. Pengorganisasian (Organizing)

Organizing yang dimaksud adalah suatu proses mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut. Menurut Chester I. Bannard, organisasi ialah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dimock, menyatakan organisasi ialah perpaduan secara sistematis dari bagian-bagian yang saling ketergantungan /berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Istilah pengorganisasian menurut S.C. Certo diartikan sebagai “proses terciptanya penggunaan secara tertib terhadap semua sumber daya yang dimiliki oleh sistem manajemen.” Secara tertib menekankan bahwa penggunaan itu berdasarkan pada tujuan dan penggunaan sumber daya yang benar sehingga tidak menyebabkan pemborosan sumber daya dalam proses pencapaian tersebut. Terdapat tiga (3) karakteristik umum organisasi yaitu :

a) Terdiri dari sejumlah manusia

b) Mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai

c) Memiliki formalitas yang mengatur peran setiap orang.

C. Pengarahan (Directing)

Pengarahan dapat diartikan sebagai aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan pikiran dan tenaganya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berarti ruang lingkup pengarahan pengolahan sumber daya manusia yang efektif dan efisien.

Menurut Downey dan Erickson (1992), pengarahan bertujuan untuk :

1. Menentukan kewajiban dan tanggung jawab

2. Menetapkan hasil yang harus dicapai

3. Mendelegasikan wewenang yang diperlukan

4. Menciptakan hasrat untuk berhasil

5. Mengawasi agar pekerjaan benar-benar dilaksanakan

Jadi pengarahan meliputi usaha memimpin, mengawasi, memotivasi, mendelegasi, dan menilai mereka Anda manajemeni (pimpin). Para manajer sedang mengarahkan, apabila mereka mengawasi agar usaha dari setiap individu difokuskan untuk mencapai sasaran bersama organisasi. Pengarahan merupakan jantung dari proses manajemen dan harus didasarkan pada rencana organisasi yang baik, yang menentukan tanggung jawab, wewenang dan evaluasi.

Fungsi pengarahan juga dapat diartikan sebagai tugas untuk membuat organisasi tetap hidup, untuk menciptakan kondisi yang menumbuhkan minat kerja, kekuatan untuk bertindak, pemikiran yang imajinatif dan kelompok kerja yang berkelanjutan. Tujuan ini dicapai dengan mutu kepemimpinan yang ditunjukkan oleh manajer.

D. Pengawasan (Controlling) 

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud mencapai tujuan yang sudah digariskan semula. Pengawasan sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi atau perusahaan Karena, pada dasarnya pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Langkah-langkah dalam mengadakan pengawasan meliputi:

a) Penetapan standar. Standar merupakan kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang telah dilakukan. Standar biasanya dibedakan dalam bentuk kualitatif dan kuantitatif. Standar kualitatif merupakan pendapat umum diukur bukan berdasar angka, sedangkan kuantitatif didasarkan pada satuan tertentu misal jam kerja , unit, ongkos, pendapatan, investasi dan sebagainya.

b) Membandingkan hasil dengan standar. Ini dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh penyimpangan yang terjadi. Disamping itu usaha ini bisa ditujukan untuk antisipasi dini terhadap resiko yang mungkin terjadi.

Tindakan koreksi. Tindakan ini ditujukan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana dan standarnya

3. Manajer Dalam Manajemen

Manajer adalah seorang perencana, pengorganisasi, pemimpin (atau pengarah) dan pengawas. Manajer dapat diklasifikasikan dengan dua cara, yaitu: berdasarkan tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dan berdasarkan kegiatan-kegiatan organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab. Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda, yaitu:

1. Manajer Lini-pertama (First Line Manager)

Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Disebut manak\jemen lini/garis-pertama (first-line atau first-level). Para manajer ini sering disebut dengan kepala atau pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisor). Misalnya adalah: mandor dalam pabrik, kepala seksi yang langsung membawahi tenaga administrasi dan pembukuan.

2. Manajer menengah (Middle Manager)

Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional. Para manajer ini sering disebut manajer departemen, kepala pengawas (superintendents), dan sebagainya. Misalnya kepala bagian yang membawahi beberapa kepala seksi, atau kepala sub divisi yang membawahi beberapa kepala bagian.

3. Manajer puncak (Top Manager)

Lazimnya menyebut manajer puncak sebagai General Manajer, Presiden Direktur, CEO (Chief Executive Officer). Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Sebutan bagi manajer puncak adalah direktur, presiden, kepala divisi, wakil presiden senior, dan sebagainya. 

Tingkatan-tingkatan manajemen dalam suatu organisasi dapat digambarkan sebagai berikut: 

Gambar Tingkatan Manajer dalam organisasi

Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan. Ada dua fungsi utama manajemen, yaitu manajemen admisnistratif dan manajemen operatif. Manajemen administratif lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan. Sedangkan manajemen operatif lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka dalam pencapaian hasil secara efektif. Pada tingkatan manajemen rendah, para manajer akan banyak melaksanakan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya, mereka lebih terlibat dengan manajemen administratif. Tetapi tidak ada posisi manajemen yang hanya melaksanakan salah satu saja, operatif atau administratif, semua tingkatan mempunyai kedua unsur tersebut. Pada tingkatan manajemen rendah (first line), para manajer lebih banyak melaksanakan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya, maka mereka lebih terlibat dengan fungsi manajemen administratif.

Gambar Perbedaan Fungsi Manajemen Terhadap