Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Dan Proses Penciptaan Pengetahuan
Setelah era efisiensi pada tahun 1950an dan 1960an, era kualitas pada tahun 1970an dan 1980an,serta fleksibilitas dalam tahun 1980an dan 1990an, maka kini hidup dalam era inovasi (Janszen,2000). Era inovasi ini muncul karena situasi bisnis saat ini dipengaruhi oleh banyak sekali perubahan yang berjalan cepat dan sulit diramalkan, perubahan perubahan tersebut terutama disebabkan oleh pesatnya perkembangan teknologi informasi, terjadinya globalisasi, serta demokratisasi (Business Week,2001:Garvin,2000;Schiro 2000). Disektor pemerintah, tuntutan terhadap pelayanan publik dan transparansi menjadi suatu hal yang tak dapat dihindari (Schiro,2000), oleh sebab itu organisasi harus terus menerus mencari cara untuk menciptakan dan mewujudkan nilai (value) melalui inovasi (Janszen,2000 ; Yoffie,1997).
Istilah inovasi telah didefinisikan oleh Josepth Schumpeter sebagai : komersialisasi semua kombinasi yang didasari oleh pemanfaatan (1) bahan dan komponen baru, (2) proses baru, (3) pasar baru, dan (4) bentuk organisasi baru (Janszen,2000). Dengan kata lain, menurut definisi ini,inovasi merupakan komposit dari kedua bidang ,yaitu bidang teknis dan bidang bisnis. Bila hanya melibatkan teknologi, maka Schumpeter menamakannya invensi (invention), begitu bidang bisnis dilibatkan, maka muncul inovasi (innovation).
Berbagai rujukan mendukung adanya indikasi bahwa inovasi menjadi indicator adanya proses penciptaaan pengetahuan baru di organisasi. Nonaka dan Takeuchi (1995) mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan merupakan esensi dari inovasi :
“organizational knowledge creation is the key to the distinctive ways of Japanese companies innovate. They are especially good at bringing about innovation continuously ,incrementally,and spirally”.
Pengertian Pengetahuan
Davenport dan Prusak (1998) membedakan pengertian antara data, informasi dan pengetahuan yaitu : “knowledge is neither data nor information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree”.
1. Data is a set of discrete,objective facts about events.
Seperti yang dicontohkan oleh Davenport dan Prusak, bila seseorang pelanggan datang untuk mengisi tanki mobilnya ke pompa bensin, maka transaksi yang terjadi dapat digambarkan sebagian oleh data, yaitu berapa uang yang harus dibayarkan, berapa liter bensin yang diisikan, namun tidak menjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke pompa bensin, kualitas pelayanan pompa bensin, dan tidak dapat meramalkan kapan lagi pelanggan tersebut akan kembali ke pompa bensin. Dalam organisasi, data terdapat dalam catatan-catatan (records) atau transaksi-transaksi.
2. Information is data that makes a difference.
Kata inform sejatinya berarti to give shape atau untuk memberi bentuk, dan informasi ditujukan untuk membentuk orang yang mendapatkannya, yaitu untuk membuat agar pandangan atau wawasan orang tersebut berbeda (dibandingkan sebelum memperoleh informasi). Sebagai contoh pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, pernyataaan tersebut merupakan informasi. Menurut Peter Drucker, tidak seperti data, informasi mempunyai makna (meaning) yang ditimbulkan oleh relevansi dan tujuan yang diberikan oleh penciptanya. Misalnya pembei informasi menyampaikan bahwa pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan topic pembicaraan. Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah data menjadi informasi melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: contextualized, calculated, corrected, dan condensed. Dalam organisasi, infomasi terdapat dalam pesan (messages).
3. Knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information,and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices, and norms.
Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections, dan conversation. Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstuktur seperti: buku dan dokumen, hubungan orang-ke-orang yang berkisar dari pembicaraan ringan hingga ilmiah.
Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka 2000,disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian mengenai pengetahuan: pengetahuan merupakan justified true believe.
Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru. Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan system kepercayaan (belief systems) dimana perasaan atau system kepercayaan itu bisa tidak disadari.
2. pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit).
Beberapa pengetahuan dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang terkait erat dengan perasaan, keterampilan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule of thumb) dan institusi. Pengetahuan terbatinkan seperti itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain. Mengenali nilai dari pengetahuan terbatinkan dan memahami bagaimana menggunakannya merupakan tantangan utama organisasi yang ingin terus menciptakan pengetahuan. penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut.
Apa yang dimaksud dengan konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan adalah ruang bersama yang dapat memicu hubungan-hubungan yang muncul. Dalam konteks organisional, bisa berupa fisik, maya, mental atau ketiganya. Pengetahuan bersifat dinamis, relasional dan berdasarkan tindakan manusia, jadi pengetahuan berbeda dengan data dan informasi, bergantung pada konteksnya. penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka (2000) bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu:
1. berbagi pengetahuan terbatinkan;
2. menciptakan konsep;
3. membenarkan konsep;
4. membangun prototype; dan
5. melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.
Konteks Dalam Organisasi Penelitian Dan Pengembangan
Riset adalah bagian dari upaya akademik untuk menemukan solusi ilmiah bagi persoalan-persoalan manusia atau proses penciptaan pengetahuan baru. Di dalam kegiatan riset, terkandung sekaligus tiga aspek “ isi kognitif” dari limu pengetahuan, yakni foci of attention, tingkat perkembangan, dan isi intelektual (Cole, 1992). Ketiga aspek tersebut tercermin di kegiatan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dalam bentuk berbagai penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah tertentu.
Tingkat perkembangan dari masing-masing bidang penelitian tentunya berbeda, antara lain ditentukan oleh jumlah hasil penelitian, paten yang dihasilkan, publikasi ilmiah yang dihasilkan baik tingkat nasional,regional dan internasional, produk-produk baru atau proses baru dan sebagainya. Demikian pula, isi intelektual dari berbagai penelitian di LIPI akan memperlihatkan batas dan keragaman dari kegiatan riset lembaga ini. Proses penelitian ditentukan oleh isi intelektual, karakteristik sosial peneliti dan proses sosial dalam hal intellectual authority. Dalam lingkup LIPI, misalnya sebuah penelitian dapat terlaksana setelah ada proses tertentu dalam pemeriksaan tidak saja terhadap isi penelitian itu, tetapi juga terhadap para penelitinya. Mengenai hal ini Coles mengatakan bahwa proses ini sangat dipengaruhi oleh konsensus sosial, dan bukan hanya oleh validitas keilmiahan isinya. Lebih luas lagi, proses penelitian dan pengembangan suatu ilmu dan teknologi tidak dapat dilepaskan dari kondisi tiga elemen dasarnya, yakni (1) komunitas ilmuwan dan teknologi itu sendiri, (2) sistem ilmu dan teknologi yang berkaitan dengan kondisi sosial, politik, ekonomi dan budaya tempat ilmu dan teknologi itu berkembang, serta (3) organisasi yang menjadi semacam katalis bagi komunitas untuk tumbuh kembang di dalam sistem yang lebih luas ini, baik dalam bentuk organisasi besar semacam LIPI, maupun yang lebih kecil seperti lembaga-lembaga riset,unit-unit riset, organisasi profesi dan sebagainya (Constant II, 1993).
Kondisi LIPI sebagai elemen organisasional yang memiliki karakteristik hubungan sosial
tertentu, dengan demikian, merupakan salah satu titik kunci perkembangan penelitian. Khususnya untuk LIPI, maka kondisi ini merupakan salah satu aspek yang ditumbuh kembangkan, termasuk dalam upaya menciptakan kondisi yang mendukung penelitian ini, adalah pengembangan sarana fisik, peralatan laboratorium, peralatan teknologi informasi, dan sebagainya. Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan manajemen pengetahuan (knowledge management) KM dilingkungan LIPI dalam bentuk :
• proses mengkoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasi,dan menyebarkan informasi/pengetahuan ke seluruh unit di organisasi agar informasi/pengetahuan itu berguna bagi siapa yang memerlukannya;
• kebijakan, prosedur dan teknologi yang dipakai untuk mengoperasikan pangkalan data yang terhubungkan dalam jaringan intranet LIPI agar tetap uptodate;
• menggunakan teknologi informasi untuk menangkap pengetahuan yang terdapat didalam pikiran para peneliti, pegawai sehingga pengetahuan itu bisa secara mudah dipakai bersama di dalam organisasi. KM bertujuan mengumpulkan pengetahuan yang benar-benar diperlukan oleh peneliti atau pegawai di dalam sebuah tempat penyimpanan terpusat (server besar), dan membuang informasi atau pengetahuan yang tidak perlu;
• memastikan adanya lingkungan yang lengkap untuk pengembangan penggunaan expert systems;
• mengorganisasikan dan menganalisis informasi dalam database lembaga sehingga pengetahuan dari hasil analisis tersebut dapat segera dipakai bersama oleh lembaga;
• mengidentifikasi kategori pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung keseluruhan program penelitian, sinergi program/kegiatan penelitian, strategi penelitian, monitoring dan evaluasi hasil penelitian yang terhimpun di lembaga, dan mentransformasi basis pengetahuan yang saat ini ada ke basis yang baru yang lebih mapan dengan mengisi knowledge gaps mungkin terjadi atau digital devide;
• mengkombinasikan pengindeksan, pencarian pengetahuan dan teknologi informasi untuk membantu lembaga mengorganisasi data, informasi dan pengetahuan yang tersimpan di berbagai sumber, sehingga yang disajikan adalah informasi atau pengetahuan yang relevan saja;
• mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang penting, kapan dan bilamana diperlukan. Ini mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, ramalan dan cara-cara mengatasi masalah. Secara teknologis, intranet, groupware, data warehouses, bulletin boards, dan sebagainya adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan menyebarkan pengetahuan;
• memetakan sumber pengetahuan (knowledge mapping) baik secara online maupun offline, pelatihan, penuntunan, dan perlengkapan untuk akses pengetahuan.
Pengembangan infrastruktur informatika dan telekomunikasi (telematika) seperti diatas mengandung keyakinan terhadap potensi teknologi informasi untuk mendukung komunikasi ilmiah (scientific communication). Infratruktur ini diharapkan untuk menciptakan pola baru yang lebih efektif – efisien terutama dalam hal tukar-menukar informasi atau pengetahuan dalam memecahkan masalah dalam suatu penelitian, penyimpanan dan penemuan kembali (storage and retrieval) informasi atau pengetahuan ilmiah. Sebagai kesatuan penelitian (penelitian terpadu), teknologi informasi (intranet) yang ada di LIPI memungkinkan pengembangan jaringan kerja yang dapat mempelancar pengorganisasian kegiatan penelitian terpadu. Potensi ini beringgungan dengan konteks organisasional sehingga infrastuktur telematika tidak dapat disebut sebagai alat (tools) saja, melainkan adalah sebuah “socio-technical networks”, sehingga pengembangan infrastuktur ini merupakan pengembangan social informatics (Kling,2000).
Pengembangan sistem KM-LIPI, dengan demikian,bukan semata pemasangan jaringan fisik infrastruktur, melainkan pengembangan sebuah jaringan sosio-teknis yang secara spefisik diarahkan bagi pengembangan sebuah lembaga riset. Kegiatan penelitian di LIPI umumnya ,dan di penelitian Coastal Hinterland Interaction Programme (CHIP) khususnya, adalah kesatuan informatika-sosial. Di dalam kesatuan ini, terdapat elemen teknologi telematika maupun proses sosial yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh foci of attention, pertumbuhan kegiatan, maupun kandungan intelektual dari penelitianpenelitian tentang sistem CHIP yang menyangkut berbagai disiplin ilmu (multi disiplin) untuk memecahkan suatu persoalan atau suatu solusi dari suatu permasalahan.
Dasar Pemikiran: Strategi Mengelola Pengetahuan
Hansen, Nohria dan Tierney (1999) mengemukakan pada dasarnya bagaimana strategi organisasi mengelola pengetahuan terbagi atas dua ekstrim : strategi kodifikasi ( codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan disimpan dalam basis data sehingga para pencari pengetahuan yang membutuhkannya dapat mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti ini dikatakan menganut strategi kodifikasi. Namun pengetahuan tidak terdiri dari hanya eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan terbatinkan. Pengetahuan terbatinkan amat sangat sulit Di terjemahkan ke dalam bentuk eksplisit. Oleh sebab itu pengetahuan-pengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, jadi disini fungsi utama jaringan komputer (intranet atau internet) disini bukan saja untuk menyimpan pengetahuan melainkan juga untuk memfasilitasi lalu lintas atau komunikasi di antara individu atau peneliti dalam organisasi yang sedang melakukan kegiatan penelitian baik mencari informasi atau memanfaatkan pengetahuan-pengetahuan baru untuk menunjang kegiatan penelitiannya.
Peran perpustakaan,dokumentasi informasi
Berdasarkan dasar pemikiran diatas, ditambah dengan hasil studi dari Szulanski (1996) yang mendiskusikan mengenai permasalahan dalam proses pengalihan pengetahuan dari orang/kelompok ke orang/kelompok lain, serta pengamatan empiris dari peran perpustakaan, pusat informasi atau pusat dokumentasi dalam proses penciptaan pengetahuan, maka dapat disampaikan sebagai berikut:
1. Akses pada informasi. Diketahui bahwa kemampuan penciptaan pengetahuan organisisaional bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat akses pada gagasan, informasi, dan pengalaman karyawan lain atau pihak lain diluar organisasi pada aspek ini ada dua peran perpustakaan,dokumentasi dan informasi, yaitu :
1. peningkatan akses melalui penelusuran berbagai informasi dan pengetahuan dari berbagai sumber dan secara proaktif, berdasarkan analisis historis permintaan para pengguna, menyampaikan informasi dan pengalaman tersebut pada pengguna.
2. peningkatan akses melalui pemberian saran alternatif cara memperoleh dan bentuk informasi serta pengalaman yang dibutuhkan pengguna.
2. Refleksi atas tindakan masa lalu . Seperti kita ketahui bersama bahwa kemampuan penciptaan pengetahuan organisasi juga bergantung pada evaluasi pengalaman masa lalu oleh karyawan, yang menyebabkan peningkatan pemahamannya atas bagaimana suatu kejadian dan akibat pengalaman masa lalu bermanfaat pada masa kini pada aspek ini peran nya adalah meningkatkan kemungkinan untuk terjadinya refleksi melalui pemberian induksi berupa informasi dan pengalaman pihak lain pada pengguna/peneliti internal untuk digunakan dalam proses menggugat dan merekonstruksi perspektif, keputusan, dan pengalaman selama ini.
3. Kemampuan menyerap. Diketahui bahwa kemampuan mengasimilasikan pengetahuan baru bergantung pada kenyataan apakah individu-individu telah memiliki pengetahuan yang berkaitan dengan pengetahuan yang baru diterima sehingga memungkinkan mereka untuk memahami dan menyerap informasi baru yang dipindahkan pada mereka peran perpustakaan adalah meningkatkan kemampuan penyerapan pengetahuan melalui secara proaktif memberikan informasi dan pengalaman orang lain yang relevan dengan bidang kompetensi yang sedang didalami oleh pengguna/peneliti saat ini.
4. Kemampuan belajar. Rekombinasi produktif yang terjadi di organisasi bergantung pada kemampuan karyawan belajar dari perubahan-perubahan dan pengetahuan yang telah dikembangkan oleh karyawan dalam organisasi. Bila karyawan terus menerus belajar dan selalu mengikuti perubahan-perubahan teknologi atau pengetahuan pada aspek ini adalah meningkatkan kemampuan belajar individu-individu melalui pemberian informasi dan pengalaman pihak lain yang terkini (up to date) atau (current information) pada para pengguna.
5. Persepsi bahwa kegiatan pertukaran dan kombinasi pengetahuan adalah berharga. Tidak semua peneliti atau karyawan aktif mencari informasi, bahkan informasi yang telah tersediapun belum tentu dibaca, maka bila peneliti atau karyawan menggunakan informasi yang dapat diakses, maka karyawan/peneliti harus percaya bahwa sesuatu yang berharga akan dihasilkan dari upayanya mengkombinasikan dan mempertukarkan pengetahuan pada aspek ini meningkatkan motivasi para pengguna untuk memanfaatkan seluruh fasilitas perpustakaan yang ada dan menunjukkan bahwa pemanfaatan jasa perpustakaan akan meningkatkan kualitas dan kelancaran kerja para pengguna.
Seperti telah dikatakan oleh Prusak perpustakaan, pusat dokumentasi tidak akan dapat menjalankan perannya tersebut bila tidak dikelola oleh pustakawan yang secara proaktif mendukung terselenggaranya strategi organisasi melalui pemahamannya atas kompetensi inti dan strategi organisasi, serta infomasi dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk memperkokoh kompetensi inti organisasi dan terselenggaranya strategi organisasi.
