Pengertian Kas dan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Menurut IAI, seperti pada Standar Akuntansi Keuangan (2011, pasal 2), “Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.”
Kas merupakan alat pembayaran yang sah. Memiliki 2 kriteria, yaitu :
1. Tersedia, berarti kas harus ada dan dimiliki serta dapat digunakan sehari-hari sebagai alat pembayaran untuk kepentingan perusahaan.
2. Bebas, setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas, jika diterima umum sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.
Menurut Mulyadi (2008:439), sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Definisi menurut Mulyadi (2008:455), sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang adalah berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan penerimaan kas.
Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
Definisi menurut Mulyadi (2008:493), menjelaskan bahwa untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek atas nama perusahaan , akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.”
Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara, adalah sebagai berikut:
1. Melalui penagihan perusahaan
2. Melalui pos
3. Melalui Lock-box collection plan
Prosedur Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dan Piutang
Menurut Mulyadi (2008:456), sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi dalam tiga prosedur sebagai berikut:
1. Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale.
Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam penerimaan kas dari Over-the Counter Sale dengan langkah pembeli memesan barang langsung kepada Wiraniaga (sales-person) di Bagian Penjualan; Bagian Kas menerima pembayaran dari pembeli dapat berupa uang tunai, atau kartu kredit; Bagian Penjualan memerintahkan Bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada Pembeli; Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke Bank; Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan; Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari Penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
2. Penerimaan Kas dari COS Sales
Cash-On-Delevery Sales (COD Sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD Sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli serta jaminan penerimaan kas dari perusahaan penjual.
3. Penerimaan Kas dari Credit Card Sales
Merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam Over-the Counter Sales maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui COS Sales. Dalam Over-the Counter Sales, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dengan menggunakan kartu kredit. Dalam penjualan tunai yang melibatkan COS Sales, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis untuk penggunaan kartu kredit dalam pembayaran barang.
Sedangkan Menurut Mulyadi (2008:494), sistem penerimaan kas dari piutang terbagi atas penjelasan sebagai berikut:
1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagihan perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
b. Bagian Penagihan mengirimkan penagih untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.
d. Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kasa.
e. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian Kasa mengirim kuitansi tanda penerimaan kas kepada debitur.
g. Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank untuk melakukan clearing atas cek tersebut.
2. Penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
a. Bagian Penagihan mengirim Faktur Penjualan kepada debitur pada saat transaksi terjadi.
b. Debitur mengirim cek atas nama dan surat pemberitahuan melalui pos.
c. Bagian Sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur. Cek atas nama diserahkan ke Bagian Kasa dan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk diposting ke dalam Kartu Piutang
d. Bagian Kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
3. Penerimaan kas dari piutang melalui Lock-box collection plan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
a. Bagian Penagihan mengirim Faktur Penjualan kepada debitur pada saat transaksi terjadi.
b. Debitur melakukan pembayarannya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO Box di kota terdekat.
c. Bank membuka PO Box, mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima perusahaan. Serta membuat daftar surat pemberitahuan dan mengurus check clearing.
d. Bagian Kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke Bagian Akuntansi untuk dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas.
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Menurut Narko (2008), informasi yang umumnya diperlukan manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan
Pencatatan transaksi penjualan barang dagangan tidak lepas dari dokumen-dokumen. Dokumen-dokumen yang biasa digunakan dalam mencatat sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Faktur penjualan tunai
Faktur penjualan tunai disini berfungsi memerintah kepala bagian kasa untuk menerima uang dari pembeli sejumlah yang tercantum dalam dokumen tersebut.
2. Pita register kas (Cash Register Tape)
Pita register kas (cash register tape) digunakan untuk mendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan sebagai bukti penerimaan kas dari bagian kas.
3. Credit Card Sales Slip
Dokumen Credit Card Sales Slip, diisi oleh bagian kas dan berfungsi sebagai alat menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. Sebagai transaksi penjualan yang dilakukan oleh pemegang kartu kredit.
4. Bill of lading
Dokumen Bill of Lading digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang dalam penjualan COD (Cash-On-delivery).
5. Faktur penjualan COD
Selain itu faktur penjualan (Cash-On-delivery) digunakan pula sebagai perekam berbagai informasi yang diperlukan untuk manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
6. Bukti setor bank
Bukti setor bank digunakan sebagai bukti penyetoran kas dari penjualan tunai ke bank. Adapun bukti setoran bank ini dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas atas penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
7. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan bagian akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode dan sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
8. Jurnal Penerimaan Kas
Kas ---
Penjualan Tunai ---
Untuk mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai.
