Pengertian Sistem Dan Analisis Sistem

Pengertian Sistem Dan Analisis Sistem 

Definisi Sistem 

Sistem adalah kumpulan / group / komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan system, yaitu yang menenkankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan system sebagai berikut ini :

“Suatu Sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedure-prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”

Pendekatan system yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai berikut ini :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan system yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau susbsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataanya suatu system dapat terdiri dari beberapa subsistem atau system bagian.. Sebagai missal, system akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Apa itu Subsistem?

Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu system, subsistem ini bisa phisik ataupun abstrak.

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu system yang terdiri dari system-sistem bawahan seperti system mesin, system badan mobil dan system rangka. Masing-masing system ini terdiri dari system tingkat yang lebih rendah lagi.

Apa itu Supersistem?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, system seperti ini ada. Jika suatu system adalah bagian dari system yang lebih besar, system yang lebih besar itu adalah supersistem.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu system terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan.

Karakteristik Sistem 

Karakteristik system dapatlah digambarkan sebagai berikut :

Komponen Sistem (Components)

Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari system. Setiap system tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu system ada subsistem yang tidak berjalan / berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga system tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan system tersebut tidak tercapai.

Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

Atau menuruta Azhar Susanto Batas Sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara system dan lingkungannya. Batas system ini bagi setiap orang sangat relative dan tergantung kepada tingkat pengetahuan dan situasi kondisi yang dirasakan oleh orang yang melihat system tersebut. Batas system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system nenunjukan ruang lingkup (scope) dari system tersebut.

Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi system. Lingkungan luar system dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan system tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari system dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari system.

Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung system merupakan media penghubung anatara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran output dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (Input) Sistem

Masukan system adalah energi yang dimasukkan kedalam system. Masukan dapat berupa masukan perawatan maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintanance input adalah energi yang dimasukan supaya system tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam system computer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah siganal input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (Output) Sistem

Keluaran system adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikan menjadi keluaran yang berguna dan sisi pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system computer, panas yang dihaislkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah (Process) Sistem

Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu system produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-lpaoran lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Tujuan Sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu system. Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system tidak mempunyai sasaran, maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system dan keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Klasifikasi Sistem 

Sistem dapat diklasifikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

Sistem diklasifikan sebagai hasil system abstrak (abstrak system) dan system fisik (Physical System) 

Sistem abstrak adalah system yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya system teologia, yaitu system yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan system yang ada secara fisik. Misalnya system computer, system akuntansi, system produksi dan lain sebagainya.

Sistem diklasifikan sebagai system alamiah (natural system) dan system buatan manusia (human made system) 

Sistem alamiah adalah system yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya system perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah system yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi anatara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan computer yang berinteraksi dengan manusia.

Sistem diklasifikan sebagai system tertentu (deterministic System) dan system tak tentu (probabilistic system) 

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari system dapat diramalkan. Sistem computer adalah contoh dari system tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah system yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas.

Sistem diklasifikan sebagai system tertutup (closed system) dan system terbuka(open system) 

Sistem tertutup merupakan system yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis system tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada system yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah system yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luanya, maka suatu system harus mempunyai suatu system pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena system tertutup akan bekerja secara otomatis dna terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Klasifikasi system terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :

Pengertian Pengembangan Sistem 

Pengembangan system (system development) dapat berarti menyusun suatu system yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul disistem yang lama yang dapat berupa : 

a. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam system yang lama menyebabkan system yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa :

• Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
• Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
• Tidak efisiensinya operasi.
• Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

b. Pertumbuhan Organisasi 

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya system yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan system yang lama tidak efektif lagi, sehingga system yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan(Opportunities) 

Tenologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras computer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Oganisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan lain sebagainya.

Adanya instruksi-instruksi (derivatives) 

Penyusunan system yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

Berikut ini dapat digunakan sebagai indicator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan system yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :

• Keluhan dari langganan
• Pengiriman barang yang sering tertunda
• Pembayaran gaji yang terlambat
• Laporan yang tidak tepat waktunya
• Isi laporan yang sering salah
• Tanggung jawab yang tidak jelas
• Waktu kerja yang berlebihan
• Ketidakberesan kas
• Produktifitas tenaga kerja yang rendah
• Banyaknya pekerja yang menganggur
• Kegiatan yang tumpang tindih
• Tanggapan yang lambat terhadap langganan
• Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
• Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
• Persediaan barang yang terlalu tinggi
• Pemesnaan kembali barang yang tidak efisien
• Biaya Operasi yang tinggi
• File-file yang kurang teratur
• Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
• Bertumpuknya back order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang)
• Investasi yang tidak efisien
• Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
• Kapasitas produksi yang menganggur (idle capasites)
• Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
• Dll.

Proses pengembangan system dapat digambarkan sebagai berikut :

Dengan telah dikembangkannya system yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di system yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut:

• Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) system yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan terebut.
• Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
• Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
• Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
• Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
• Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.

PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

• Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajeman
• Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
• Semua alternative yang ada harus diinvestigasi
• Investasi yang terbaik harus bernilai
• Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
• Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan system.
• Proses pengembangan system tidak harus urut
• Jangan takut membatalkan proyek
• Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan system informasi yang berbasis computer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan system melewati beberapa tahapan dari mulai system itu direncanakan sampai dengan system tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi system yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan system, maka perlu dikembangkan kembali suatu system untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan system. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu system (system life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan system merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahanpan tersebut dalam proses pengembangannya.

Dari sekian banyak siklus pengembangan system menurut beberapa penulis sejak tahun 1970 an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai pengembangan system ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information Systems, Theory and Practice (new York: John Wiley & Sons) yang menuliskan tahapan pengembangan system sebagai berikut:

1. Kebijakan dan perencanaan system (System policy and planning) 
2. Pengembangan system (system development) 
3. Analisis system (system analysis) 
4. Desain system secara umum (general system design) 
5. Penilaian system (system evaluation) 
6. Desain system terinci (detailed system design) 
7. Implementasi system (system implementation) 

Manajemen system dan operasi (system management and operation) 

Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi adalah :

Kesatuan metode-metode, procedure-prosedure, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya.

Metode adalah :

Suatu cara/ teknik yang sisematik untuk mengerjakan sesuatu.

Metodologi pengembangan system yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :

• Penulis buku
• Peneliti
• Konsultan
• System house
• Pabrik software

Alat dan teknik pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan system yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alatt yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang berupa gambar atau grafik (nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured English, pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan mnyajikan data.

Alat-alat pengembangan system yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut ini :

HIPO diagram 

HIPO (Hierarchy Plus Input-Process-Output), adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam system digambarkan oleh fungsi utamanya. 

Data flow diagram 

Digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut menglir (misalnya lewat telpon, surat dan sebaginya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, mcrifile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagianya)

Structured chart 

Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari system informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodule dengan menunjukan hubungan elemen data dan elemen control anatara hubungan modulnya sehingga memberikan penjelasan lengkap dari system dipandang dari elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modulnya.

SADT (Structure Analysis and Design Technique) 

Structured Analysis and Design Technique, memandang suatu system terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau prangkat lunak). Menggunakan dua tipe diagram yaitu, diagram kegiatan(activity diagrams, disebut actigrams) dan diagram data (data diagrams disebut datagrams)

Jackson’s diagram (JSD) 

Jackson’s System Develpoment (JSD) membangun suatu model dari dunia nyata (real world) yang menyediakan subyek-subyek permaslahan dari system. Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat alat ini berupa suatu bagan yang dapat diklasifikan sebagai berikut :

Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) 

a. Bagan alir sistem(system flowchart)

b. Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :

Bagan alir logika program (program logic flowchart)

Bagan alir program computer terinci (detailed computer program flowchart)

c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)

d. Bagan alir proses (process flowchart)

e. Gantt chart

Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting) 

Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personil relationship charting) 

a. Bagan distribusi kerja (working distribution chart)

b. Bagan organisasi (organization chart)

Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut ini :

Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) 

Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek

Teknik menemukan fakta (fact finding techniques) 

Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpukan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini diantaranya adalah :

1. Wawancara (interview)

Memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

2. Observasi (observation)

Adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisipsi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

3. Daftar pertanyaan (questionnaires)

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih.

4. Pengumpulan sampel (sampling)

Pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.

Teknik analisis biaya / manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost benefit analysis) 

Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem informasi.

Teknik untuk menjalankan rapat 

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat anatara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

Teknik inspeksi / walkthrough 

Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

Penyebab kegagalan pengembangan sistem :

1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem

2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem

3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya

4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan.

5. Penggunaan teknologi computer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai

6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara

7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik

FUNGSI ANALIS SISTEM

Analis sistem(system analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menetukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis (business analyst), perancang sistem (system designer), konsultan sistem (system consultant) dan ahli teknik sistem (system engineer).

Analis sistem berbeda dengan pemogram. Pemogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis / pemrogram (analyst / programmer) atau pemrogran/ analis (programmer/analyst). Tugas dan tanguung jawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada table berikut :

Pengatahuan dan keahlian yang diperlukan Analis Sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :

Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, tekonologi computer dan pemrograman computer: 

a. Keahlian teknik yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan computer.

b. Pengetahun teknik yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras computer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa computer, sistem operasi, utilites dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

Pengetahun tentang bisnis secara umum 

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahun tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran,produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijakan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

Pengetahun tentang metode kuantitatif 

Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regression), network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.

Keahlian pemecahan masalah 

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permsalahan tersebut.

Keahlian komunikasi antar personil 

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawacara, presentasi, rapat dan pembuatan lapoaran-laporan.

Keahlian membina hubungan antar personil 

Manusia merupakan faktor yang kritis didalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

Tim Pengembangan Sistem

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem(pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani.Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut :

Manajer analisis sistem 

Manajer anaisi sistem (manager of system analysis) ini disebut juga sebagai coordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Sebagai ketua/ coordinator tim pengembangan sistem

b. Mengarahkan,mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya

c. Membuat jadwal pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan

d. Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah,studi kelayakan, disain sistem dan penerapananya.

e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem

f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perunndingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem.

g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report)

h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

Ketua analis sistem 

Ketua analis sistem (lead system analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analisis sistem.Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

Analis sistem senior 

Analis sisten senior (senior system analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengaalaman.

Analis sistem 

Analys sistem (system analyst) merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior.

Analis sistem yunior 

Analis sistem yunior (junior system analyst) merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (system analyst trainee).

Pemrogram aplikasi senior 

Permograman aplikasi senior (senior application programmer) merupakan pemrigraman computer yang sudah berengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang lainnya.Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram / analis.

Pemrogram aplikasi 

Pemrogram apliaksi (application programmer) merupakan pemrogram computer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.

Pemrogram aplikasi yunior 

Pemrogram aplikasi yunior (junior application programmer) merupakan pemrogram computer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (application programmer trainee).