Analisa Implementasi Enterprise Resources Planning
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru.
Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan observasi untuk menganalisa dan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal sistem yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalam pengimplementasian ERP. Selain itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta memberikan informasi yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensi dalam sistem di perusahaan.
Teknologi Enterprise Resources Planning (ERP)
Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan fungsi dan objektif masing-masing, kerapkali terjadi bias informasi, persepsi dan pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain. ERP merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah: integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental (Gambar).
Gambar Integrasi Informasi melalui Sistem ERP
Peranan informasi mutlak adanya, beberapa karakteristik fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan). Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan dengan sistem informasi manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan source data yang sudah ditentukan sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan keterbatasan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Adapun beberapa biaya yang mungkin termasuk adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian sistem. Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran dalam mengukur kinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang dipergunakan adalah bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan secara otodidak sendiri tanpa melibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap dianggap sebagai aplikasi ERP.
Berdasarkan metode CSF (Critical Success Factor), faktor-faktor kesuksesan dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok yaitu:
1. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
2. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
3. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
4. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
5. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.
Metodologi Penelitian
Evaluasi ini dilakukan dengan survey dan kuisioner terhadap lima perusahaan besar di Jawa Timur yang telah menerapkan sistem ERP dalam sistem kerja perusahaan-nya.. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan berdasarkan faktor-faktor yang terdapat dalam metode CSFs. Digunakan metode survey dan kuisioner sebagai sarana mencari data dalam analisa pada perusahaan-perusahaan yang dipilih sebagai acuan implementasi ERP ini adalah : PT Domusindo Perdana, PT Sinar Sosro, PT Insera Sena, PT Spindo dan PT Santos Jaya Abadi
Analisa
Berdasarkan dari hasil Tabel 1., CSF yang ada diambil dari studi survey dan wawancara pada 5 perusahaan, dengan analisa sebagai berikut:
a) Analisa parsial
· Management/Organisasi
Management/Organisasi adalah faktor yang melihat dari pengaruh keseriusan internal manajemen terhadap suksesnya pelaksanaan sistem ERP. Dari hasil faktor CSF di atas diperoleh 76% yang berarti dari 25 parameter yang dibutuhkan sudah 19 parameter terpenuhi. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan yang ada telah cukup baik dalam menempatkan jajaran manajemennya untuk memegang kendali implementasi ERP dalam perusahaan. Dari semua faktor yang ada pada CSFs, faktor manajemen adalah faktor yang memiliki prosentase terbesar yaitu 26%. Hal ini berarti pengaruh komitmen, pendidikan, dan keterlibatan pihak manajemen terhadap kesuksesan perusahaan dalam hal ini penerapan sistem ERP cukup besar.
· Proses
Proses adalah faktor internal yang terjadi yang mendukung kinerja perusahaan baik proses yang berhubungan dengan manusia, mesin, produk, material maupun sistemnya. Faktor CSF yang ditunjukkan sebesar 65%, berarti faktor proses telah 65% berjalan sebagaimana mestinya. Dari keseluruhan faktor yang ada, faktor proses berpengaruh sebesar 19%. Hal ini-pun dapat diketahui bahwa sekalipun faktor proses terjadi seolah-olah secara rutinitas namun harus benar-benar diperhatikan karena proses dalam perusahaan ikut memegang peranan penting dalam kesuksesan perusahaan.
· Teknologi
Dalam sistem ERP, faktor teknologi tentu saja menjadi faktor yang cukup penting, karena ERP identik dengan sistem komputerisasi dan berlawanan dengan sistem manual. Faktor teknologi yang diperoleh dengan nilai CSF sebesar 100%, yang berarti bahwa teknologi merupakan prasyarat mutlak ERP. Hal ini semakin diperkuat dengan pengaruh aspek teknologi sebesar 20% dari CSF keseluruhan.
· Data
Faktor data adalah faktor yang berhubungan dengan file atau data-data dalam perusahaan, baik yang data masa lalu maupun yang akan dikerjakan. Sehingga dengan adanya data-data tersebut, aliran proses dalam perusahaan yang jika dalam penerapan ERP akan diintegrasikan dari setiap departemen dapat dilakukan dengan lancar. Faktor ini mendapatkan nilai sebesar 100% artinya aliran dan dokumentasi data sangat penting sifatnya dalam fungsi ERP. Apalagi dengan kontribusi 20% yang ditunjukkan secara keseluruhan menunjukkan pentingnya faktor ini dalam perusahaan.
· Manusia
Dalam sistem ERP, selain teknologi maka ada faktor lain yang sangat berpengaruh, yaitu faktor manusia. Manusia merupakan pelaku atau objek aktif untuk mencapai kesuksesan. Pada hasil CSF didapatkan bahwa nilai untuk manusianya sebesar 55%, 11 parameter terpenuhi dari 20 parameter serta hanya berhasil 15% dari keseluruhan faktor yang ada. Hal ini menunjukkan bahwa kontribusi manusia masih relatif rendah. Perusahaan-perusahaan saat ini kurang menyadari pentingnya kualitas manusia dalam suatu perusahaan, baik dari segi skill maupun pengetahuan, pendidikan dan lain-lain. Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kesadaran bagi manajemen bahwa faktor manusia sangat berpengaruh terlebih dalam penerapan ERP. Selain itu kesadaran dari pihak bawah/ karyawan bahwa bekerja tidak hanya untuk uang tetapi juga untuk meningkatkan diri, sangatlah penting.
b) Analisa keseluruhan
Dari seluruh CSF yang menjadi parameter ditemukan bahwa dari 95 parameter yang dibutuhkan demi mencapai keefektifan dari implementasi ERP sudah 73 parameter yang terpenuhi dengan baik yaitu dengan prosentase 77%nya.
