Pengertian Pengorganisasian dan Struktur Organisasi : Pengoranisasian (organizing) mempunyai bermacam-macam pengertian seperti yang dikemukakan dalam buku manajemen Hani sebagai berikut:
1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku dan tenaga kerja
2. Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatannya di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota kelompok.
3.Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, para karyawan
4. Cara manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas .
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggauta organisasi. Pengorganisasian sebagai proses dikemukakan oleh Ernest Dale dalam buku James AF Stoner sebagai berikut:
1. Memerinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Setiap organisasi dibentuk dengan seperangkat tujuan, pencapaian tiap tujuan jelas dilakukan dengan cara yang berbeda. Oleh karena itu pertama kali harus menentukan tugas organisasi secara menyeluruh.
2. Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh anggauta organisasi. Organisasi dibentuk karena pekerjaan yang akan diselesaikan tidak dapat dilakukan oleh satu orang saja, sehingga pekerjaan tersebut harus dibagi secara tepat diantara anggautanya.
3. Pemisahan pekerjaan sesuai dengan ketrampilan dan keahlian karyawan yang berbeda-beda, dimana interaksi mereka diatur dengan prosedur yang ditetapkan pemisahan pekerjaan seperti ini disebut dengan departemnisasi
4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian memungkinkan anggauta organisasi tetap mengarahkan aktivitasnya ke arah pencapaian tujuan.
5. Memonitor efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan efektivitas. Pada saat organisasi tumbuh dan berubah, struktur harus dievaluasi untuk memastikan kebutuhan sekarang.
Struktur organisasi adalah suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individu dan kelompok. Sebuah struktur organisasi mengalokasikan pekerjaan melalui sebuah devisi pekerjaan dan menyediakan koordinasi dari hasil-hasil kinerja sehingga sasaran organisasi terlaksana dengan baik. Bentuk dari pengalokasian pekerjaan tersebut dapat digambarkan ke dalam suatu struktur atau bagan organisasi.
Beberapa hal yang menentukan perancangan struktur organisasi sebagai berikut:
- Pembagian kerja. Setiap kotak mewakili tanggungjawab seseorang atau sub unit untuk bagian tertentu dari beban kerja organisasi.
- Manajer dan bawahan. Garis tebal menunjukkan garis komando ( siapa melapor kepada siapa)
- Jenis pekerjaan yang dilakukan.Label atau uraian kotak-kotak menunjukkan tugas-tugas organisasi atau bidang-bidang tanggungjawab yang berbeda.
- Pengelompokan bagian-bagian kerja. Keseluruhan bagan menujukkan dasar pembagian aktivitas organisasi
- Tingkat manajemen. Sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perorangan tetapi juga hirarki pimpinan secara keseluruhan.
Merancang Pekerjaan
Merancang pekerjaan merupakan suatu landasan fundamental dalam pengorganisasian. Merancang pekerjaan terkait dengan mendifinisikan bidang tanggungjawab pengambilan keputusan, mengidentifikasi tujuan, dan menetapkan keberhasilan yang ingin dicapai. Sebagai titik awal dalam merancang pekerjaan adalah adanya spesialisasi pekerjaan. Spesialisasi pekerjaan merupakan suatu perkembangan dalam organisasi. Spesialisasi pekerjaan adalah tingkat di mana seluruh tugas dalam organisasi dipecah dan dibagi menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil. Keuntungan adanya spesialisasi pekerjaan:
1. Pekerja yang melaksanakan pekerjaan kecil dan sederhana akan menjadi lebih pandai dalam tugas tersebut.
2. Waktu perpindahan antar pekerjaan menurun. Jika pekerja melaksanakan beberapa pekerjaan yang berbeda, pergantian dari pekerjaan pertama ke pekerjaan berikutnya tidak akan kehilangan waktu banyak.
3. Semakin sempit definisi suatu pekerjaan semakin mudah mengembangkan peralatan khusus untuk membantu pekerjaan tersebut
4. Manajer harus mampu melatih pekerja lain apabila ada pekerja yang melakukan pekerjaan terspesialis tidak masuk atau mengundurkan diri.
Spesialisasi pekerjaan dapat memiliki konsekuensi yang negatif. Kritik paling utama adalah pekerja yang melaksanakan pekerjaan terspesialis mungkin akan merasa bosan dan tidak puas, karena tidak memberi tantangan atau stimulasi. Dengan adanya kebosanan dan keadaan monoton, tingkat ketidak hadiran pekerja meningkat, dan akan berdampak pada kualitas pekerjaan. Oleh karena itu, walaupun beberapa tingkat spesialisasi diperlukan tidak seharusnya dilaksanakan secara ekstrim, karena adanya beberapa kemungkinan konsekuensi yang negatif. Manajer harus sensitif terhadap situasi dimana spesialisasi yang ekstrim harus dihindari.
Untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan spesialisasi pekerjaan, manajer menggunkan beberapa pendekatan dalam merancang pekerjaan untuk mencapai keseimbangan yang baik antara permintaan organisasi untuk efisiensi dan produktivitas dengan kebutuhan individual untuk kreativitas dan otonomi. Penendekatan yang dilakukan oleh manajer dalam merancang pekerjaan adalah rotasi pekerjaan, perluasan pekerjaan, pengayaan pekerjaan, karakteristik pekerjaan dan tim kerja.
Rotasi pekerjaan. Rotasi pekerjaan (Job Rotation) adalah memindahkan karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain secara sistematis. Pekerjaan tidak berubah tapi karyawan yang berpindah dari pekerjaan satu ke pekerjaan lain. Pekerja yang dirotasikan ke suatu pekerjaan “baru” pada mula merasa puas, tapi kepuasan tersebut akan segera berkurang, karena memang rotasi pekerjaan bukan untuk meningkatkan motivasi atau kepuasan karyawan.
Perluasan pekerjaan. Perluasan pekerjaan dikembangkan untuk meningkatkan jumlah pekerjaan total yang dilaksanakan oleh karyawan, sebagai akibatnya karyawan melaksanakan beraneka macam pekerjaan yang dapat dianggap mengurangi tingkat ketidakpuasan karyawan.
Pengayaan pekerjaan. Pengayaan pekerjaan suatu usaha untuk meningkatkan jumlah pekerjaan dan melakukan pengawasan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Implementasi dari pengayan pekerjaan ini manajer .mengurangi pengawasab dan mendelegasikan otoritas pengawasannya pekerjaan pada karyawan.pendekatan ini dapat meningkatkan rasa tanggungjawab, memberi pekerjaan baru pada karyawan dan pekerjaan tersebut menantang, sehingga dapat meningkatkan karyawan untuk maju dan berkembang.
Karakteristik pekerjaan. Karakteristik pekerjaan adalah suatu alternatif spesialisasi pekerjaan yang memperhitungkan sistem kerja dan preferensi karyawan. Karakteristik pekerjaan dapat dilihat dari dimensi-dimensi sebagai berikut:
1. Ragam pekerjaan; jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang
2. identitas pekerjaan; sejauh mana karyawan dapat menyelesaikan satu bagian dari seluruh pekerjaannya
3. signifikansi pekerjaan
4. otonomi; tingkat pengendalian yang dimiliki karyawan tentang bagaimana pekerjaan dilakasnakan
5. umpan balik; sejauh mana karyawan mengetahui kebaikan pekerjaannya.
Tim Kerja; suatu kelompok kerja yang merancang sistem kerja yang akan diterapkan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan yang saling berhubungan. Dalam tim kerja, kelompok sendirilah yang emutuskan bagaimana pekerjaan akan dialokasikan
Departemenisasi.
Menggabungkan kembali dan mengelompokan menjadi satu pekerjaan disebut departemntalisasi. Dalam pengertian lain departementalisasi adalah uapaya membagi-mbagikan pekerjaan secara fungsional yang mempunyai spesifikasi tertentu, sifat dan batasan wewenang tertentu serta sarana yang digunakan dalam satu kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Departemntalisasi memberikan batas kekuasaan dan tanggungjawab pada setiap departemen yang akan dibentuk sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan pembagian kerja. Keuntungan adanya departementalisasi adalah adanya kemudahan dalam melaksanakan koordinasi. Karena setiap fungsi dan pembagian kerja yang dilakukan telah memberikan fungsi dan ruang lingkup pekerjaan yang jelas.
Departemenisasi dilakukan berdasarkan kebutuhan sebagai berikut:
- Departementalisasi atas dasar wilayah. Dilakukan atas dasar porsi kekuasaan dan wilayah operasi atau daerah geografis
- Departementalisasi atas dasar produksi. Didasarkan atas jenis-jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan
- Departementalisasi atas dasar pelanggan. Didasarkan atas pembagian kelompok menjadi pelanggan perushaan atau orang yang membeli barang yang dijual oleh perusahaan.
- Departementalisasi atas dasar fungsi organisasi. Mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi
Pelimpahan wewenang
Wewenang adalah hak seoarang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan samadengan penyerahan. Pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggungjawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat satu kepada pejabat yang lain.
Wujud pelimpahan wewenang dapat dilakukan oleh pejabat yang berkedudukan tinggi kepada pejabat lebih bawah atau pejabat atasan kepada pejabat bawahan atau pelimpahan wewenang vertikal. Pelimpahan wewenang juga dapat dilakukan diantara pejabat yang berkedudukan pada jenjang yang sama atau antara pejabat yang sederajat atau pelimpahan wewenang horisontal.
Setiap pejabat yang diserahi tugas mempunyai tanggungjawab agar tugasnya dapat dilaksanakan dengan baik. Tanggungjawab adalah keharusan pejabat untuk melaksanakan pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Tanggungjawab tersebut hanya dapat dilaksanakan oleh pejabat yang mempunyai wewenang tertentu dalam tugasnya.
Beberapa hal yang diperhatikan dalam pelimpahan wewenang :
1. Batas wewenang. Setiap pejabat harus mengetahui dengan jelas apa saja wewenang yang dimiliki dalam organisasi
2. Tanggungjawab. Dalam pelimpahan wewenang tanggungjawab dipikul bersama antara pejabat yang melimpahan dan pejabat yang menerima wewenang.
3. Antara tugas, tanggungjawab dan wewenang harus seimbang. Apabila tugas yang diserahkan rngan maka tanggungjawabnya juga ringan sehingga wewenang yang diperlukan juga sedikit, demikian sebaliknya
4. Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang menerima limpahan. Apabila pejabat telah beani melimpahkan wewenang pada pejabat lain maka harus disertai kemauan untuk memperhatikan pendapat atau saran dari pejabat yang menerima limpahan wewenang.
5. Mempercayai pejabat yang diserahi wewenang
6. Membimbing pejabat yang diserahi wewenang
7. Melakukan pengontrolan
Manfaat pelimpahan wewenang anatara lain (1) pejabat hanya dapat melakukan tugas-tugas pokoknya saja, (2) pekerjaan dapat diselesaikan pada jenjang yang tepat, (3) inisiatif dan tanggungjawab dapat ditingkatkan, (4) sebagai latihan bagi pejabat apabila kelak menduduki jabatan yang lebih tinggi.
Prinsip-Prinsip Pelimpahan Wewenang
1. Prinsip skalar. Yaitu prinsip pelimpahan di mana jalur wewenang dan tanggungjawab ditetapkan secara tegas dan jelas dari tingkatan manajemen atas sampai ke tingkat manajemen yang paling bawah. Dalam proses pelimpahan semua tugas harus dibagi habis
2. Prinsip pelimpahan penuh. Yaitu sebagian besar tugas organisasi harus dilimpahkan diantara para anggauta. Artinya tugas yang tidak dapat dilakukan pimpinan, maka harus dilimpahkan kepada pajabat lainnya.
3. Prinsip kesatuan perintah. Prinsip ini berpandangan bahwa bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya pada satu orang atasan.
