Hakekat Dan Pentingnya Perencanaan : Dalam rangka mencapai tujuan dan hasil yang diharapkan, penting bagi organisasi untuk meningkatkan pengelolaan terhadap fungsi-fungsi manajemen yang ada. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang memegang peranan sangat penting dan bahkan sangat menentukan pencapaian tujuan organisasi.
Perencanaan hakikatnya pemilihan saat sekarang terhadap kondisi masa yang akan datang yang kita kehendaki beserta langkah-langkah yang diperlukan Perencanaan didefiniskan sebagai proses penetapan tujuan dan menetapkan pilihan-pilihan tindakan yang dilakukan dan memutuskan bagaimana tujuan dapat tercapai. Tujuan merupakan hasil atau sasaran khusus yang diharapkan dapat dicapai. Sebuah rencana merupakan pernyataan yang dibutuhkan untuk dilakukan sehingga tujuan tercapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang harus diselesaikan, tindakan yang diputuskan dan jadwal yang diikuti untuk melakukan kegiatan. Perencanaan mengandung beberpa arti antara lain:
a. Proses. yaitu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang telah ditentukan. Kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.
b. Penetapan tujuan dan sasaran. Merencanakan arah mana organisasi akan dituju. Organisasi dapat menentukan tujuan secara khusus atau umum, atau menetapkan tujuan jangka panjang atau jangka pendek.
c. Pemilihan tindakan. Organisasi harus mengoptimalkan beberapa tindakan daripada semua tindakan tetapi tidak efektif.
d. Mengkaji cara terbaik. Walaupun pilhan tindakan sudah dianggap baik tetapi tidak efektif apabila tidak dilakukan dengan cara terbaik. Sesuatu akan efektif apabila dilakukan dengan cara terbaik.
Proses Perencanaan
menentukan tindakan untuk mencapai tujuan, mengevaluasi apa yang telah dicapai sampai sekarang sesuai dengan hasil yang diinginkan
2. mengembangkan dasar pemikiran tentang masa depan, memunculkan skenario alternatif untuk keadaan masa datang, menganalisis alternatif tersebut untuk melihat segala sesuatu yang mungkin membantu atau menghalangi dalam mencapai tujuan
3. menganalisis alternatif tindakan dan membuat suatu rencana untuk mencapai tujuan
4. mengimplementasi rencana dan mengevaluasi hasilnya.
Penetapan tujuan
Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir dari segala sesuatu yang akan dicapai. Suttu hasil akhir berarti mengandung nilai orientasi dan mencerminkan kondisi-kondisi organisasi. Menurut Etzioni tujuan sebagai suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan di mana organisasi berkmaksud merealisasikan.
Fungsi Tujuan
Sebagai pedoman bagi kegiatan. Merupakan penggambaran akhir pada waktu akan datang. Tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi tentang apa yang harus dan apa yang tidak harus dilakukan.
Sumber legitimasi. Melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya, keberadaannya di dalam kelompok (pelanggan, karyawan adan masyarakat)
Standar pelaksanaan. Tujuan dinyatakan dengan jelas dan dipahami akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan organisasi (prestasi organisasi)
Sumber motivasi.
Dasar rasional pengorganisasi. Tujuan merupakan dasar perancangan organisasi, pola komunikasi, mekanisme pengawasan dan departemenisasi.
Proses Penetapan Tujuan
Proses penetapan tujuan merupakan usaha menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Yang harus .diperhatikan dalam menetapkan tujuan adalah unsur dasar yang melatar belakangi tujuan, misal dengan kerja keras dan didukung seluruh sumber daya organisasi yang beroperasi akan lebih baik daripada hanya menjaga kelangsungan hidup organisasi. Menentukan keseimbangan tujuan dan memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber atau pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi. Dengan perkataan lain proses penetapan tujuan sebagai berikut:
- Penetapan tujuan melibatkan orang-orang yang bertanggungjawab
- Manajer puncak bertanggungjawab sebagai perumus tujuan umum yang kemudian menurunkan tujuan pada tingkat yang lebih rensah
- Tujuan yang ditetapkan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungan
- Tujuan harus jelas, beralasan dan menantang para anggotanya
- Tujuan dirumuskan secara sederhana agar mudah dipahami
- Manajemen harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan.
Keuntungan Perencanaan
Organisasi yang tumbuh dan berkembang dalam kondisi dinamis selalu dihadapkan pada tekanan-tekanan dari berbagai sumber, dipengaruhi perubahan eksternal dan internal. Secara eksternal organisasi dipengaruhi oleh pemerintah, teknologi, ekonomi global, modal dan tingginya biaya investasi tenaga kerja. Secara internal organisasi dituntut untuk bekerja efisien, pengaturan struktur baru, pengaturan kerja dan tantangan-tantangan yang berhubungan dengan manajerial. Dengan melihat kondisi-kondosi organisasi tersebut maka perencanaan dapat menawarkan keuntungan antara lain fokus dan fleksibelitas, koordinasi, pengendalian dan manajemen waktu.
Fokus dan Fleksibelitas
Suatu organisasi mempunyai fokus mengetahui apa yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan oleh orang-orang dalam organisasi. Perencanaan membantu manajer pada berbagai tipe organisasi untuk mencapai kinerja yang lebih baik. Kinerja dapat menjadi lebaik dengan perencanaan karena
a. perencanaan berorientasi pada hasil, perencanaan dapat menciptakan arah orientasi kinerja.
b. Perencanaan berorientasi pada prioritas, perencanaan ini memastikan hal yang paling penting untuk mendapat perhatian utama
c. Perencanaan berorientasi pada keuntungan, perencanaan membantu mengalokasikan sumber-sumber untuk mendayagunakan kekuatan/keuntungan
d. Perencanaan berorientasi pada perubahan, perencanaan ini membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik.
Pengembangan Koordinasi
Perencanaan mengembangan koordinasi. Adanya berbagai perbedaan sub sistem dan kelompok yang masing-masing mengejar tujuan yang berbeda dalam waktu yang sama. Tujuan -tujuan ini ditata sedemikian rupa sehingga saling mendukung satu dengan yang lainnya dan tidak saling menghalangi. Hirarki tujuan merupakan serangkaian tujuan-tujuan yang berhubungan satu sama lain sehingga masing-masing tingkatan tujuan ditunjang tujuan di bawahnya. Ketika suatu organisasi secara keseluruhan dilaksanakan sebagaimanamestinya, akan menciptakan jaringan yang terintergrasi sampai rantai terakhir. Hal ini berarti bahwa tingkatan tujuan yang lebih tinggi secara jelas berhubungan dengan tingktan tujuan yang lebih rendah sebagai kekuatan untuk mencapai tujuan tersebut . Contoh hirarki tujuan tersebut sebagai berikut
Rencana Strategis
Rencana strategis adalah rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana strategis merupakan rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakanyg diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana ini dirancang oleh dewan direksi dan manajer puncak. Rencana strategis mempunyai horison waktu panjang dan menjawab pertanyaan mengenai lingkup, penggunaan sumber daya, keunggulan kompetitif dan sinergi.
Rencana Taktis
Rencana taktis ditujukan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Jika dibandingkan dengan rencana strategis maka rencana taktis mempunyai jangkauan waktu lebih pendek, singkat dan memfokuskan pekerjaan yang lebih spesifik dan nyata. Oleh karena itu, rencana taktis lebih memperhatikan penyelesaian tugas yang nyata bukan sekedar memutuskan apa yang harus dilakukan.
Rencana Operasional
Rencana operasional menitikberatkan pada perencanaan taktis untuk mencapai tujuan opersional. Dikembangkan oleh manajer tingkat bawah. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas
Jenis rencana operasional : dibedakan menjadi dua yaitu rencana sekali pakai dan rencana tetap. Rencana sekali pakai dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan yang mungkin tidak berulang di masa mendatang misalnya proyek-proyek tertentu. Rencana tetap dikembangkan untuk aktivitas yang berulang secara teratur selama periode tertentu, rencana tetap ini dapat berupa suatu kebijakan (merinci respon umum organisasi terhadap suatu masalah atau situasi tertentu), prosedur operasi (menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi tertentu), aturan dan peraturan (mendiskripsikan dengan tepat bagaimana aktivitas tertentu dilaksanakan).
Jenis-Jenis Perencanaan
Pengelompokan perencanaan dapat dilakukan dengan cara yang berbeda. Cara pengelompokan perencanaan menentukan isi dan cara pelaksanaannya. Ada tigadasar pengelompokan perencanaan yaitu :
- Bidang fungsional, mencakup rencana keuangan, personalia, pemasaran dan produksi, dansebagainya.
- Waktu, meliputi rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Pengelompokan perencanaan jangka pendek, menengah atau panjang ini berdasarkan pada upaya untuk mengatasi permasalahan pada masa yang akan datang. Perencanaan jangka pendek untuk waktu satu atau kurang dari satu tahun, jangka menengah rentang waktu satu sampai lima tahun, dan jangka panjang untuk rentang waktu libih dari lima tahun.
- Frekuensi perencanaan, meliputi perencanaan sekali pakai dan rencana tetap. Perencanaan sekali pakai (single use plans) merupakan rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuh kebutuhan-kebutuhan situasi khusus dan diadakan sebagai tanggapan terhadap keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak digunakan kembali bila telah tercapai Contoh dari perencanaan sekali pakai adalah rencana anggaran, program dan proyek.
Program . suatu program meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas. Program menunjukkan adanya (1) langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2) satuan atau personil yang bertanggungjawab atas pelaksanaan setiap langkah, (3) urutan dan waktu setiap langkah. Rencana program ini sulit dimengerti karena merupakan campuran dari tujuan, strategi, kebijakan, prosedur dan aturan
Proyek. Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan dan waktu penyelesaian yang jelas. Perencanaan proyek adalah tipe perencanaan yang fleksibel untuk menyesuaikan dengan berbagai situasi
Anggaran. Anggaran adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran memerinci pendapatan dan pengeluaran dan memberikan target bagi kegiatan-kegiatan tertentu seperti biaya promosi, investasi dan lain-lain.
Perencanaan Tetap (standing plans). Perencanaan yang digunakan untuk kegiatan berulang kali secara terus menerus. Perencanaan tetap tertuang dalam bentuk kebijaksanaan, prosedur dan aturan.
Kebijaksanaan adalah merupakan suatu pedoman pengambilan keputusan yang mengarahkan cara berpikir para anggota organisasi agar konsisten dengan tujuan. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah-masalah penting atau sederhana. Kebijaksanaan biasanya ditetapkan secara formal oleh para manajer puncak. Para manajer ini menetapkan kebijaksanaan karena mereka ingin meningkatkan efektivitas organisasi, mereka ingin menjernihkan situasi yang terjadi dalam organisasinya.
Prosedur. Prosedur sifatnya lebih spesifik dan sebagai pedoman yang mengarah pada tindakan yang diperlukan. Prosedur memberikan sejumlah instruksi yang terinci untuk melaksnakan serangkaian kegiatan yang terjadi, contoh prosedur perekrutan karyawan, pemecatan karyawan.
Aturan. Aturan merupakan perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu. Aturan adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu dapat atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.
