Benchmarking for information systems management using issues framework studies

Benchmarking for information systems management using issues framework studies 

Kamus bahasa Inggris Oxford mendefinisikan “isu” sebagai sesuatu yang sedang dibicarakan. Dalam beberapa tahun terakhir, isu telah menjadi bahan studi, dan penggunaan kerangka kerja untuk mengorganisir isu-isu tersebut menjadi sebuah struktur yang logis dan dapat dipahami telah menjadi populer di berbagai bidang dimana isu-isu tersebut dapat dianalisis. Di tempat-tempat di mana kerangka kerja dari isu tersebut dilakukan secara berkelanjutan dari waktu ke waktu, atau antar konteks yang berbeda, seperti misalnya di negara-negara yang berbeda, mereka dapat menjadi suatu isu yang bermanfaat dalam hal kepentingan mereka sekarang dan juga di masa depan.

Di dalam makalah ini, ada sebuah jenis kerangka kerja tertentu yang dibahas, yaitu yang berhubungan dengan isu-isu sistem informasi. Karena ada pergerakan cepat yang alami dari sistem informasi, sebuah upaya penelitian yang besar telah dilakukan untuk mengidentifikasi isu-isu manajemen sistem informasi yang kritikal, juga dalam hal memperkirakan kepentingan mereka, dan juga di dalam mengintegrasikan isu-isu yang teridentifikasi ke dalam isu-isu kerangka kerja manajemen sistem informasi yang mengacu pada tingkat kepentingan yang telah ditetapkan. Sebuah jenis kerangka kerja yang lebih fokus dan sebuah isu kerangka kerja manajemen informasi sistem yang kritikal, termasuk ke dalam isu-isu yang paling penting dan merupakan sesuatu yang memberikan pertimbangan lebih lanjut di dalam makalah ini. Beberapa studi mengenai isu kerangka kerja ini telah dikenal secara lebih umum, sementara yang lainnya masih berada di area yang lebih spesifik, seperti arena internasional, sektor publik, dan akademis. Aspek lain digunakan untuk mengidentifikasikan persamaan dan perbedaan di antara berbagai macam isu kerangka kerja yang dirasakan oleh para ahli sistem informasi dari grup atau daerah yang berbeda. Dengan demikian, beberapa studi lebih fokus terhadap perbandingan tolak ukur di antara dua atau lebih kerangka kerja isu yang berbeda-beda, dan didasarkan pada kerangka kerja yang diidentifikasi di dalam survei mereka masing-masing. Sementara itu apa yang dilakukan penelitian lain adalah uji coba sebab-akibat, menguji faktor-faktor apa saja yang akan mempengaruhi hal pokok dari isu-isu manajemen sistem informasi, dan seberapa kuat faktor-faktor tersebut memberikan dampak terhadap penilaian dari para ahli sistem informasi.

Berdasarkan tujuan utama dari studi-studi ini, kerangka kerja itu sendiri dapat diklasifikasikan ke dalam empat jenis sebagai berikut :

1. Kerangka kerja untuk identifikasi, misalnya dengan tujuan untuk mengidentifikasi isu-isu manajemen sistem informasi di berbagai macam konteks yang berbeda;

2. Kerangka kerja untuk perbandingan, misalnya yang bertujuan untuk membandingkan isu-isu kerangka kerja manajemen sistem informasi yang kritikal yang dirasakan oleh berbagai kelompok yang berbeda dari para personil sistem informasi di dalam studi yang berbeda ataupun sama;

3. Kerangka kerja yang digunakan untuk menganalisis tren atau kecenderungan, misalnya yang bertujuan untuk menganalisis isu-isu utama dan tren atau kecenderungan yang berkaitan dengan sejarah mengenai peningkatan maupun penurunan kepentingan; dan

4. Kerangka kerja untuk uji coba, misalnya yang bertujuan untuk memeriksa faktor-faktor tertentu dan mencoba untuk mengerti pengaruh-pengaruh yang ditimbulkan oleh faktor-faktor tersebut terhadap persepsi dari isu-isu manajemen sistem informasi diantara isu-isu yang telah dipelajari oleh para personil sistem informasi.

Kerangka kerja isu-isu manajemen sistem informasi yang kritis (utama)

Sebuah kerangka kerja isu-isu manajemen sistem informasi yang utama mengacu pada sebuah struktur yang terdiri dari isu-isu manajemen sistem informasi yang paling utama dan di urutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Di dunia yang cepat berkembang sekarang ini, terutama di dalam bidang sistem informasi, organisasi dan individual-individual yang ingin bersaing dengan efektif harus mengubah paradigma mereka dari yang sangat reaktif menjadi lebih antisipatif/menunggu (Barker, 1992). Salah satu tipe dari perilaku manajemen yang antisipatif, mengenai manajemen dan identifikasi isu, dapat membantu organisasi untuk menjadi partisipan aktif dalam membentuk masa depan, daripada hanya bereaksi terhadap hal tersebut (Coates et al., 1986). Meskipun identifikasi isu telah menjadi sebuah kegiatan penting yang bertumbuh pesat, tetapi hal tersebut belum dipraktekkan secara umum di dalam organisasi berukuran kecil sampai sedang karena identifikasi awal dari sebuah masalah yang muncul bisa menjadi sebuah proses yang sangat kompleks/rumit (Coates et al., 1986). Untuk membantu seluruh komunitas sistem informasi, maka dari itu, telah ada ketertarikan yang meningkat di dalam melakukan penelitian tentang isu-isu penting yang dihadapi para praktisi sistem informasi (Nolan dan Wetherbe, 1980). Sejak awal tahun 1980-an, para peneliti telah melakukan banyak studi untuk mengidentifikasi isu-isu manajemen sistem informasi yang penting.

Sebagian besar dari usaha-usaha penelitian sebelumnya ini bertujuan untuk pengidentifikasian isu-isu manajemen sistem informasi yang utama/penting, kemudian juga dalam hal memperkirakan seberapa penting tiap-tiap isu tersebut, dan untuk menggabungkan atau menyusun isu-isu ini ke dalam kerangka kerja isu manajemen sistem informasi sesuai dengan tingkat kepentingannya. Kerangka kerja isu-isu ini menguntungkan komunitas sistem informasi dengan menganjurkan beberapa arahan umum dan perhatian di dalam area manajemen sistem informasi untuk praktek, penelitian, dan pendidikan. Kerangka kerja dari isu-isu tersebut lebih berguna daripada identifikasi dari isu-isu tertentu karena kegiatan-kegiatan sistem informasi akan berlanjut di dalam banyak arah, jadi teknologi, strategi, struktur organisasi, individual-individual dan peran mereka, juga proses manajemen dapat dikembangkan seluruhnya (Earl, 1992; Somogyi dan Galliers, 1987).

Dengan identifikasi dari isu-isu yang penting menjadi sebuah tugas penelitian yang penting, sebuah pengertian yang lebih baik diperlukan mengingat bagaimana untuk melakukan sebuah pembelajaran dan apa yang diperlukan untuk diteliti lebih lanjut. Untuk menyediakan informasi dan bimbingan untuk penelitian lebih lanjut makalah ini me-review 20 studi kerangka kerja isu-isu manajemen sistem informasi terdahulu yang telah dipublikasikan sejak 1980. Studi-studi telah dilakukan di USA, Eropa, bagian Asia Pasifik, dan Amerika Latin. Beberapa studi bersifat lebih umum, sementara yang lainnya lebih spesifik, misalnya berkaitan dengan arena internasional, sektor publik, dan perspektif akademik. Beberapa bahkan meneliti lebih dalam lagi dengan berfokus pada perbandingan antara dua atau lebih kerangka kerja isu-isu dan/atau uji coba sebab-akibat, misalnya dengan menguji faktor-faktor mana yang akan mempengaruhi identifikasi isu-isu tersebut. Berdasarkan dari review literatur yang evaluatif dari makalah ini, makalah ini menyarankan beberapa arahan penelitian dan metodologi-metodologi yang memungkinkan untuk penelusuran lebih lanjut. Meskipun penulis hanya mendiskusikan studi mengenai kerangka kerja dari isu-isu di dalam bidang manajemen sistem informasi, namun hasilnya juga dapat diterapkan untuk penelitian kerangka kerja isu-isu di bisnis lain dan area manajemen lain.

Ruang lingkup literatur

Sebuah cara yang sesuai untuk mendapatkan sebuah pemahaman untuk membimbing penelitian ke depannya adalah dengan meninjau studi-studi yang berkaitan dan telah dipublikasikan. Jurnal dan sejenis terbitan berkala merupakan bagian utama dari sistem komunikasi formal untuk saling bertukar informasi (Boyer dan Carlson, 1989). Isi dari jurnal dan terbitan berkala tersebut biasanya akan dinilai secara kritis untuk isi yang berdasarkan pada teori. Namun, ada ratusan jurnal yang membahas mengenai sistem informasi, jadi sebuah analisis dari setiap jurnal tersebut akan menjadi penghalang (Boyer dan Carlson, 1989; Szajna, 1994), tetapi menganalisis sejumlah dari jurnal-jurnal yang bagus dapat memberikan sebuah pemahaman yang baik atas prioritas dan perhatian dari komunitas sistem informasi (Alavi dan Carlson, 1992). Sejumlah studi telah dilakukan untuk mengurutkan jurnal-jurnal yang baik di dalam area sitem informasi (e.g. Holsapple et al., 1993, 1994; Nord dan Nord, 1995). Sebagai hasilnya, dua buah daftar yang memasukkan 17 jurnal sistem informasi terbaik telah dianjurkan.

Penulis menggunakan dua penghubung untuk membimbing dalam dalam pencarian literatur tahap awal,meskipun dalam prakteknya pencarian tersebut tidak dibatasi semata-mata hanya untuk jurnal-jurnal tersebut. Kenyataannya, sebagian besar dari 20 studi yang ditinjau di makalah ini dilaporkan di dalam jurnal-jurnal dengan dua penghubung, beberapa di antaranya berasal dari jurnal lain, konferensi, dan disertasi doktoral. Apabila mereka sadar akan jalan keluar dari publikasi normal, maka para peneliti akan dapat mengetahui jurnal dan komunitas mana yang lebih tertarik dengan studi-studi di area mereka masing-masing yang mana mereka dapat saling berkorespondensi dan ke mana laporan studi tersebut biasa dikirim. 

Tabel menunjukkan di mana dan kapan studi-studi ini dipublikasikan.

Makalah ini tidak mencakup studi-studi mengenai faktor pensukses yang penting, meskipun beberapa faktor pensukses merupakan isu-isu penting/utama dari beberapa studi (Boynton dan Zmud, 1987; Martin, 1982; Rockart, 1987). Di dalam makalah ini, definisi dari faktor pensukses dan isu berbeda. Secara umum, faktor-faktor mengacu pada kenyataan atau situasi yang mempengaruhi sebuah hasil, sedangkan isu mengacu pada pertanyaan-pertanyaan yang mengarah pada diskusi. Faktor pensukses tersebut merupakan sesuatu yang penting dan diperlukan untuk memastikan kesuksesan (Williams dan Ramaprasad, 1996), sementara isu menyarankan arahan umum yang dapat diambil oleh eksekutif senior untuk membantu dalam formulasi perencanaan stratejik (Brancheau et al., 1996).

Beberapa isu bisa saja tidak terlalu penting bagi kesuksesan sebuah organisasi sampai implikasi potensial dan solusi yang sesuai telah diklarifikasikan melalui studi dan diskusi yang mendalam dan mencukupi. Sementara itu jumlah dari faktor pensukses seringkali dibatasi dari empat sampai tujuh faktor saja, sedangkan untuk isu bisa lebih dari itu (dilihat dari 16 sampai 37 studi yang ditinjau di dalam makalah ini.

Makalah ini juga tidak memasukkan terlalu banyak studi terdahulu yang fokus pada peninjauan dan pemahaman atas satu atau lebih isu-isu manajemen sistem informasi tertentu karena studi-studi tersebut dianggap tidak memiliki hubungan dengan isu-isu manajemen sistem informasi sebagaimana telah diungkapkan sebelumnya. 

Area/bagian mana saja yang telah dipelajari?

Ikhtisar dari studi-studi terdahulu

Berdasarkan 20 makalah terdahulu, tujuan dari studi-studi ini telah diklasifikasikan menjadi empat jenis seperti yang telah disebutkan sebelumnya, yakni: 

• Kerangka kerja untuk identifikasi 
• Kerangka kerja untuk perbandingan 
• Kerangka kerja yang digunakan untuk menganalisis tren atau kecenderungan 
• Kerangka kerja untuk uji coba 

Tabel menunjukkan 20 studi-studi tersebut dengan memasukkan deskripsi dari peneliti, kapan dan di mana mereka melakukan penelitian, dan apa hasil akhir utamanya. Studi-studi tersebut disajikan secara kronologis karena studi berikut pada umumnya dipengaruhi oleh studi sebelumnya yang berhubungan/berkaitan.

“Siapa” mengacu kepada para peneliti yang melakukan studi tersebut, “kapan” mengacu pada tahun dari laporan tersebut saat dipublikasikan, dan “apa” mengacu pada hasil utama yang muncul pada makalah tersebut. 

Identifikasi isu 

Sebagai bidang yang diterapkan, penelitian sistem informasi harus relevan terhadap para praktisi. Identifikasi dari sebuah kerangka kerja isu manajemen sistem informasi yang utama membantu personil sistem informasi untuk menyadari kecenderungan yang terjadi pada saat ini dan saat mendatang. Isu kerangka kerja tersebut bisa saja berubah dari satu studi terhadap studi yang lain, dengan catatan tidak ada yang statis di dalam hal ini.

Tujuan utama dari studi identifikasi adalah untuk mengumpulkan dan menganalisis persepsi-persepsi para ahili sistem informasi dengan tujuan untuk membentuk sebuah kerangka kerja yang baru. Sebuah studi (Dickson et al., 1984) mengidentifikasikan pertanyaan-pertanyaan studi sistem informasi sebagai berikut : 

• Isu manajemen sistem informasi yang penting seperti apakah yang dirasakan oleh para ahli sistem informasi? 
• Hal apa yang penting dari isu-isu ini? 
• Seberapa besar persetujuan yang diberikan oleh para ahli sistem informasi terhadap isu-isu ini? 

Hampir seluruhnya dari 20 studi tersebut mengadopsi 3 pertanyaan tersebut di atas dengan konteks yang berbeda-beda. Kerangka kerja dari isu-isu tersebut dapat diklasifikasikan sesuai dengan sampel ataupun daerah geogarfis mereka. Tabel III mengkategorikan kerangka-kerangka kerja tersebut berdasarkan sampel mereka, sementara Tabel IV mengelompokkan mereka berdasarkan daerah gografisnya.

Perbandingan

Setelah beberapa kerangka kerja isu-isu manajemen sistem informasi diidentifikasi, pertanyaan yang harus dipertanyakan adalah persamaan dan perbedaan yang dimiliki dari antara berbagai macam kerangka kerja isu-isu yang diterima oleh berbagai kelompok ahli sistem informasi. Berbagai macam jenis dari perbandingan studi-studi tersebut disajikan pada Tabel di atas.

Analisis Tren/Kecenderungan

Analisis tren yang berkaitan dengan sejarah merupakan sebuah perbandingan tertentu yang telah dibuat. Analisis yang demikian fokus terhadap meneliti isu-isu apa saja yang menjadi semakin penting dan isu-isu mana yang menjadi tidak begitu penting. Analisis ini harus digambarkan dalam beberapa studi yang berkaitan dan dilakukan dalam waktu yang berbeda-beda. 

Di antara 20 studi tersebut, yang paling signifikan adalah 4 studi yang berkelanjutan dan masih berhubungan (Dickson et al., 1984; Brancheau dan Wetherbe, 1987; Niederman et al., 1991; Brancheau et al., 1996). Studi-studi tersebut disponsori oleh Society for Information Management (SIM) bagian Amerika Serikat dan dilakukan oleh MIS Research Center (MISRC) di Universitas Minnesota. Karena itulah studi-studi tersebut dijuluki studi seri SIM/MISRC. Studi-studi tersebut menggunakan metodologi yang sama, yakni Delphi study dan juga sumber data yang sama di daerah geografis yang sama. Di dalam seri SIM/MISRC tersebut, isu-isu yang diidentifikasikan di dalam seri tersebut dijadikan dasar untuk studi yang berikutnya. Sebuah analisis tren/kecenderungan dilakukan di dalam studi SIM/MISRC yang kedua, ketiga, dan keempat. Dari studi-studi tersebut dapat dilihat bahwa isu manajemen telah menjadi semakin penting, sementara isu teknologi semakin berkurang tingkat kepentingannya. Namun, beberapa isu teknologi tertentu yang berkaitan dengan arsitektur dan infrastrtuktur dari teknologi informasi juga meningkat tingkat kepentingannya pada tahun1990-an. Sebagai tambahan, banyak pula isu spesifik yang berasal dari isu-isu global yang lebih luas. Beberapa studi lain juga menganalisis kecenderungan dengan membandingkan isu-isu yang diidentifikasikan di dalam penemuan mereka dan studi-studi terdahulu tersebut.

Examination / Uji coba

Sebuah studi uji coba berfokus pada membentuk sebuah model konseptual untuk menguji faktor-faktor apa saja yang akan mempengaruhi penilaian para ahli sistem informasi dalam mengidentifikasikan isu-isu penting tersebut. Tiga di antara studi-studi tersebut melakukan hal ini. Salah satu model penelitian (Watson, 1990) memberikan saran bahwa dua faktor akan mempengaruhi identifikasi isu. Dua faktor tersebut adalah perilaku scanning manajer dan hubungan antara CEO dan CIO di perusahaan yang sama. Model konseptual lain (Mata, 1993) mengatakan bahwa identifikasi isu dipengaruhi oleh jenis industri, ukuran perusahaan (pendapatan/biaya, dan jumlah pegawai), posisi manajer sistem informasi, dan seberapa penting teknologi informasi di perusahaan tersebut. Sebuah studi yang lebih terbaru (Shi, 1998) menyarankan sebuah model konseptual untuk menguji pengaruh dari faktor-faktor tersebut terhadap identifikasi isu-isu kerangka kerja. Faktor-faktor tersebut adalah lingkungan organisasional teknologi informasi, perilaku scanning informasi individual, penggunaan teknologi informasi, pengetahuan teknologi informasi manajerial, pendidikan, pengalaman, serta pengetahuan manajemen sistem informasi dan pembentukan kemampuan. Tiga model tersebut telah diuji secara statistik dan telah disahkan. 

Bagaimana studi-studi tersebut dilakukan

Mengetahui apa yang telah dipelajari sebelumnya merupakan hal yang sangat penting untuk melakukan penelitian berikutnya dan juga untuk memahami bagaimana studi-studi yang telah dilakukan sebelumnya menyediakan informasi yang berguna untuk desain penelitian. Berikut akan dibahas mengenai metodologi yang digunakan dalam studi-studi tentang isu.

Metodologi

Berbagai macam metodologi digunakan di dalam studi-studi ini. Antara lain teknik Delphi, survei kuesioner, wawancara, dan kumpalan data sekunder. Analisis studi kasus, metodologi kualitatif, keduanya dikombinasikan dengan survei kuesioner di dalam satu studi. Tabel VI menunjukkan pemakaian dari metodologi tersebut.

Analisis Data

Sebagian besar studi yang dilakukan melakukan pengumpulan data kuantitatif dari subjek dan menganalisis data tersebut secara statistik untuk mengidentifikasikan isu kerangka kerja manajemen sistem informasi dengan menggunakan rata-rata dan standar deviasi. Urutan dari isu-isu tersebut biasanya didasarkan pada rata-rata statistik yang didapat. Semakin tinggi nilai rata-ratanya, semakin tinggi pula tingkat kepentingan dari isu tersebut. Sementara semakin rendah nilai dari standar deviasi yang didapat, semakin tinggi tingkat persetujuan yang diasumsikan terhadap isu-isu tersebut.

Berbagai macam statistik yang dilakukan oleh studi-studi ini memiliki tujuan yang berbeda-beda pula. Contohnya statistik chi-square yang dibuat oleh Pearson bertujuan untuk analisis data untuk mendapatkan keberadaan hubungan antara dua kelompok tingkat kepentingan isu yang berbeda.

Teknik-teknik Pengukuran

Pengukuran didefinisikan sebagai sebuah kegiatan yang menunjukkan kuantitas ataupun kualitas dari suatu objek yang ingin diteliti oleh peneliti. Teknik pengukuran bertujuan untuk mencapai dua tujuan yang penting, yaitu: 

• Untuk mengkomunikasikan penemuan-penemuan ilmiah 
• Untuk mencapai persetujuan inter-personal sebagai suatu pengesahan terhadap penemuan-penemuan tersebut. 

Sebagai tambahan, jenis statistik yang digunakan untuk menganalisis data akan bergantung dari jenis pengukuran yang digunakan (Andrews et al., 1981, Norusis, 1991). 

Nilai Skala

Ada beberapa pilihan sesuai dengan kebutuhan dari penelitian yang dilakukan. Penggunaan skala tujuh-poin atau di atasnya, bisa memberikan pilihan yang lebih banyak kepada responden. Sedangkan dengan menggunakan skala lima-poin atau kurang, maka kuesioner yang dibuat juga akan lebih spesifik dan lebih simpel. 

Respon dan Faktor Yang Berpengaruh

Jumlah dari respon dan tingkat respon sangat penting untuk studi manajemen. Metode pengumpulan data dan hubungan antara peneliti dan partisipan dapat mempengaruhi tingkat respon tersebut. Tabel VII menunjukkan studi-studi yang berkaitan dengan jumlah respon, tingkat respon, dan metode pengumpulan data dan sponsor.

Masalah Skema Kategori 

Untuk memfasilitasi diskusi, sebagian besar studi isu manajemen sistem informasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kelompok yang berbeda-beda menurut elemen-elemn yang paling dominan dan dapat dilihat dari tabel berikut :