Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit
Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007):
Setiap fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu akan dibahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
Gambar Siklus Logistik
Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di setiap organisasi (Mustikasari:2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan.
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Dibawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas (Subagya: 1994).
.png)
Gambar kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi kedalam periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat.
Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari).
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang dapat dipercaya.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah diperiksa berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan. Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %-50 % dalam bentuk obat dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
1) Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
2) Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
3) Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
1) Keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur: perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis.
2) Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.
3) Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek
4) Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)
Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi sebelumya dengan pemenuhan yang tepat dan biaya serendah mungkin. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
1) Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulan, alat berat, brankas, kursi roda dll.
2) Barang khusus: Obat, alat medis dll.
c. Pengaturan ruang
Bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur atau sistem penyimpanan
Formulir transaksi, kartu catatan, kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.
e. Penggunaan alat bantu
f. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ketempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antara lain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan beberapa faktor: kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektivitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
b. Aspek rencana pelaksana teknis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:
1) Pemanfaatan langsung: usaha merehabilitasi atau merekondisi komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
2) Pemanfaatan kembali: usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain
3) Pemindahan: mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
4) Hibah: pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
5) Penjualan atau Pelelangan: dijual baik di bawah tangan atau dilelang
6) Pemusnahan: menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap tahapan manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai
PERAN LOGISTIK RUMAH SAKIT
Rumah sakit merupakan suatu usaha yang melakukan produksi jasa sehingga logistik dalam rumah sakit bukan logistik pendistribusian barang, tetapi hanya menyangkut manajemen persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan untuk memproduksi jasa tersebut. Logistik dalam rumah sakit bermula dari perolehan (procurement) dan berakhir dengan dokumen penuh dari usaha pembedahan dan pengobatan. Sehingga dapat dikatakan bahwa manajemen logistik dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses pengolahan secara strtegis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemantauan persediaan barang (stock, material, supplies, inventory, etc) yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit.
Menurut bidang pemanfaatannya bahan dan barang yang harus disediakan di rumah sakit dapat dikelompokkan menjadi :
a. Logistik Obat
Meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat yang digunakan dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. Obat merupakan salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit. Tantangan dalam melaksanakan logistik obat di rumah sakit secara baik tergolong tinggi. Berbagai pihak terlibat dalam logistik obat di rumah sakit.
b. Logistik Alat Kesehatan
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan alat kesehatan yang digunakan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Masalah utama yang sering terjadi adalah manajemen inventaris yang kurang baik, sehingga mengakibatkan alat kesehatan yang disimpan berlebihan.
b. Logistik Food and Baverages
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan pelayanan gizi, baik untuk pasien atau untuk karyawan rumah sakit. Masalah yang sering muncul adalah barang hilang atau berkurang dan mutu proses yang bervariasi.
c. Logistik Bahan Habis Pakai
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan yang dikategorikan sebagai bahan habis pakai. Masalah yang paling sering dihadapi adalah sediaan bahan habis pakai yang berlebihan.
d. Logistik Barang Kuasi
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan barang kelengkapan administrasi rumah sakit. Masalah yang sering terjadi adalah sediaan barang kuasi ynag terlalu banyak.
e. Logistik Peralatan Medis dan Non Medis
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan peralatan medis dan non medis yang digunakan dalam memberikan pelayanan kesehatan. Masalah yang sering dihadapi adalah penyimpanan alat dan persediaan suku cadang.
f. Logistik Sarana dan Prasarana Gedung
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan sarana dan prasarana gedung rumah sakit. Nilai sarana dan prasarana gedung rumah sakit dapat mencapai sekitar 40% dari nilai aset total rumah sakit. Masalah yang sering muncul :
1) Pembangunan sarana dan prasarana yang tidak efisien
2) Pemeliharaan saran dan prasarana yang tidak sesuai standar yang tidak ditentukan.
g. Logistik Linen
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan kelompok linen. Masalah yang dihadapi adalah sediaan yang berlebihan dan proses yang bervariasi.
