Pengertian Pengendalian Persediaan Menurut Para Ahli

Pengertian Pengendalian Persediaan Menurut Para Ahli

Pengendalian adalah suatu proses yang dibuat untuk menjaga supaya realisasi dari suatu aktivitas sesuai dengan yang direncanakan.

Pengendalian bahan baku yang diselenggarakan dalam suatu perusahaan, tentunya diusahakan untuk dapat menunjang kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan. Keterpaduan dari seluruh pelaksanaan kegiatan yang ada dalam perusahaan akan menunjang terciptanya pengendalian bahan baku yang baik dalam suatu perusahaan. 

Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan investasi yang sangat besar pada pos aktiva lancar. Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh bagian yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produk dan penggunaan sumber daya dapat maksimal. 

Tujuan Pengendalian Pesediaan 

Pengendalian persediaan pada divisi yang berbeda memiliki tujuan yang berbeda pula. Adapun tujuan pengendalian persediaan adalah : 

a. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan persediaan dalam jumlah yang banyak.

b. Produksi ingin beroperasi secara efisien, hal ini mengimplikasikan order produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk mengurangi setup mesin). Di samping itu juga produk menginginkan persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup sehingga proses produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan.

c. Pembelian (purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginginkan persamaan produksi yang besar dalam jumlah sedikit daripada pesanan yang kecil dalam jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada persediaan sebagai pembatas kenaikan harga dan kekurangan produk.

d. Keuangan (finance) menginginkan minimisasi semua bentuk investasi persediaan karena biaya investasi dan efek negatif yang terjadi pada perhitungan pengembalian aset (return of asset) perusahaan.

e. Personalia (personel and industrial relationship) menginginkan adanya persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja.

f. Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa/engineering.

Model Pengendalian Persediaan

1. Model Persediaan Deterministik

Untuk menentukan kebijaksanaan persediaan yang optimum, dibutuhkan informasi mengenai parameter-parameter berikut :

a. Perkiraan kebutuhan

b. Biaya-biaya persediaan

c. Lead time

Dalam model persediaan deterministik parameter-parameter yang berpengaruh terhadap sistem persediaan dapat diketahui dengan pasti. Rata-rata kebutuhan dari biaya-biaya persediaan diasumsi diketahui dengan pasti. Lamanya lead time juga diasumsikan selalu tetap. Karena semua parameter bersifat deterministik maka tidak dimungkinkan adanya kekurangan persediaan. Dalam dunia nyata, akan sangat jarang ditemukan situasi dimana seluruh parameter dapat diketahui dengan pasti. Karena itu, akan lebih masuk akal jika digunakan model-model probabilistik yang mempertimbangkan ketidakpastian pada parameter-parameternya. Namun, model deterministik terkadang merupakan pendekatan yang sangat baik, atau paling tidak merupakan langkah awal yang baik untuk menggambarkan fenomena persediaan.

Salah satu model yang sangat popular di dalam sistem deterministik adalah model Economic Order Quantity (EOQ). Model EOQ ini merupakan dasar dari berbagai pengembangan metode-metode persediaan.

2. Model Persediaan Probabilistik

Permasalahan dalam persediaan probabilistik adalah adanya permintaan barang tiap harinya tidak diketahui sebelumnya, informasi yang diketahui hanya berupa pola permintaannya yang diperoleh berdasarkan data masa lalu. Pada model-model persediaan deterministik, diasumsikan bahwasannya semua parameter persediaan selalu konstan dan diketahui secara pasti. Pada kenyataannya, sering terjadi parameter-parameter yang ada merupakan nilai-nilai yang tidak pasti, dan sifatnya hanya estimasi atau perkiraan saja.

Parameter-parameter seperti permintaan, lead time, biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya kekurangan persediaan dan harga, kenyataannya sering bervariasi. Model-model deterministik tidak peka terhadap perubahan-perubahan parameter tersebut. Untuk menghadapi variasi yang ada, terutama variasi permintaan dan lead time, model probabilistik biasanya dicirikan dengan adanya persediaan pengaman (safety stock). 

Dalam sistem pengendalian persediaan bersifat probabilistik, terdapat 2 metode Order Point Policy (OPP) yaitu :

1. Metode Q

Pada metode ini persediaan dengan jumlah pemesanan tetap dan jarak waktu pemesanan selalu berubah-ubah. Pada metode ini pemesanan kembali dilakukan pada saat dimana persediaan mencapai suatu titik pemesanan kembali (reorder point) dengan memperhitungkan kebutuhan yang berfluktuasi selama waktu ancang-ancang (lead time), persediaan untuk meredam fluktuasi selama lead time disebut persediaan keamanan (safety stock). Beberapa yang perlu diperhatikan pada model Q adalah :

a. Lot Order Economic adalah jumlah pembelian yang ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pesan.

b. Persediaan keamanan (safety stock) adalah sejumlah bahan sebagai persediaan cadangan jika perusahaan berproduksi melebihi rencaha yang telah ditetapkan.

c. Waktu ancang-ancang (lead time) adalah waktu yang dibutuhkan untuk memesan bahan sampai bahan tersebut tiba.

d. Pemakaian atau kebutuhan setiap hari.

Ciri-ciri pengendalian persediaan dengan metode Q adalah :

a. Jumlah barang yang dipesan untuk setiap pemesanan adalah sama.

b. Pemesanan kembali dilakukan apabila persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali.

c. Besarnya reorder point sama dengan jumlah pemakaian selama waktu ancang-ancang ditambah dengan persediaan keamanan.

d. Interval waktu antara pemesanan tidak sama, tergantung pada jumlah barang persediaan.

2. Metode P

Pada metode ini sistem persediaan dengan jarak waktu pemesanan tetap, sedangkan jumah bahan yang dipesan selalu berubah-ubah. Dengan demikian pemesanan dilakukan pada waktu tertentu dimana jarak waktu antara dua pesanan selalu tetap. Persediaan keamanan lebih besar dari sistem Q karena persediaan tersebut juga diperlukan untuk seluruh konsumsi persediaan.

Ciri-ciri pengendalian persediaan dengan metode P adalah :

a. Jumlah barang yang dipesan tidak tetap tergantung pada jumlah persediaan di gudang.

b. Interval waktu pemesanan tetap.

c. Jumlah yang dipesan sama dengan persediaan maksimum dikurangi dengan persediaan yang ada di gudang, kemudian ditambah dengan permintaan yang diharapkan selama waktu ancang-ancang.

d. Persediaan keamanan dilakukan untuk menghadapi fluktuasi kebutuhan dalam masa pemesanan.

3. Model Persediaan Stokastik

a. Reorder Point Model (Q,r)

Pada sistem ini berdasarkan kebijaksanaan jumlah atau ukuran pemesanan (order) yang tetap dan periode waktu yang berbeda-beda. Prosedur utama dari sistem ini adalah kapan saja persediaan turun sampai titik pemesanan kembali (reorder point), maka sebuah pemesanan secara otomatis ditempatkan dengan jumlah atau ukuran yang tetap.

Jadi masalah pokok pengendalian persediaan dengan Reorder Point Model adalah bagaimana menentukan titik pemesanan kembali dan menentukan jumlah atau ukuran persediaan (Q) yang optimal. Penentuan titik pemesanan kembali (reorder point) mencakup penentuan persediaan pengamannya (safety stock).

b. Periodic Review Model (R, T)

Sistem pengendalian ini merupakan sistem pengendalian persediaan yang didasarkan kebijaksanaan periode waktu pemesanan yang tetap tetapi dengan jumlah atau ukuran pemesanan yang bervariasi, yang dihitung dengan mengurangi secara langsung jumlah persediaan yang ada dari jumlah persediaan sebelumnya yang telah ditentukan atau dengan perkataan lain sejumlah pesanan akan ditempatkan untuk membawa posisi persediaan atau sejumlah persediaan sampai ke posisi R yang telah ditentukan.

Jadi masalah pokok pada sistem ini adalah bagaimana menentukan periode atau jangka waktu antar pemesanan yang optimal dan menentukan berapa jumlah persediaan yang diinginkan pada awal siklus (R) yang optimal. 

Kebijakan-kebijakan Metode Q 

Bahan yang tersedia dalam menjamin kelancaran proses produksi dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah seminimal mungkin, maka tindakan yang perlu dilakukan adalah menentukan Economic Order Quantity (EOQ), Safety Stock (SS), Reorder Point (ROP), Average Inventory Level, Order Quantity, dan Total Cost (TC).

a. Menentukan jumlah bahan baku yang ekonomis (EOQ) 

Setiap perusahaan industri, dalam usahanya untuk melakukan proses produksinya yaitu dengan melakukan pembelian. Dalam melakukan pembelian bahan baku yang harus dibeli untuk memenuhi kebutuhan selama satu periode tertentu agar perusahaan tidak kekurangan bahan baku dan juga bisa mendapatkan bahan tersebut dengan biaya seminimal mungkin. Biaya-biaya yang timbul sehubungan dengan adanya pembelian dan persediaan bahan baku (carrying cost dan ordering cost) setelah dihitung maka dapat ditentukan jumlah pembelian yang optimal atau disebut EOQ, yaitu jumlah kuantitas bahan yang dapat diperoleh dengan biaya minimal atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Pembelian dalam jumlah yang optimal ini untuk mencari berapa jumlah yang tepat untuk dibeli dalam setiap kali pembelian untuk menutup kebutuhan yang tepat ini, maka akan menghasilkan total biaya persediaan yang paling minimal. 

Perbaikan produktivitas sehubungan dengan persediaan bahan terletak pada upaya penurunan biaya yang timbul karena persediaan. Biaya yang timbul karena persediaan terdiri dari : 

1. Biaya pengadaan (ordering cost)

2. Biaya penyimpanan (carrying cost) per unit. 

3. Biaya kehilangan, kerusakan dan biaya alternatif. 

Kuantitas pesanan (order quantity) atau EOQ dapat diperoleh dengan menggunakan rumus :

Dimana :

D = Jumlah kebutuhan bahan (unit / tahun)

Q = Besar order pada setiap pemesanan dari vendor

A = Biaya pengadaan / pemesanan

H = Biaya penyimpanan

i = Bunga uang (% / tahun)

P = Harga perolehan item

b. Menentukan safety stock (persediaan pengaman) 

Suatu perusahaan industri perlu mempunyai jumlah bahan baku yang selalu tersedia dalam perusahaan untuk menjamin kontinuitas usahanya. Persediaan bahan baku ini biasa disebut persediaan pengaman atau safety stock. Persediaan pengaman adalah merupakan suatu persediaan yang dicadangankan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. 

Persediaan pengaman diperlukan karena dalam kenyataannya jumlah bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi tidak selalu tepat seperti yang direncanakan. 

Dengan ditentukannya EOQ, sebenarnya masih ada kemungkinan adanya out of stock di dalam proses produksi. Kemungkinan stock out akan timbul apabila penggunaan bahan dasar dalam proses produksi lebih besar dari pada yang diperkirakan sebelumnya. Hal ini akan berakibat persediaan akan habis diproduksi sebelum pembelian atau pemesanan yang berikutnya datang, sehingga terjadilah out of stock.

Safety Stock diformulasikan dengan rumus :

Dimana :

SS = Safety Stock

Z = Safety Factor

d = Standar deviasi

L = Lead Time

c. Menentukan Reorder Point (ROP) 

Reorder point adalah titik dimana harus dilakukan pemesanan ulang. Besarnya ROP dihitung dengan menambahkan jumlah persediaan pengaman dengan jumlah pemakaian selama lead time.

d. Menghitung Average Inventory Level (Rata-rata tingkat persediaan)

Dalam manajemen persediaan rata-rata level inventory merupakan salah satu parameter yang penting dan sering digunakan. Rata-rata tingkat persediaan dapat diformulasikan dengan :

e. Menghitung Total Inventory Cost (TC)

TC = Total Biaya Pengadaan + Total Biaya Penyimpanan + Total Biaya Alternatif

Peramalan

Peramalan adalah proses untuk memperkirakan kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Peramalan akan semakin baik jika mengandung sedikit mungkin kesalahan, oleh karena itu perlu dipilih metode peramalan yang terbaik yang sesuai dengan pola data yang ada dari suatu perusahaan tertentu yang bergerak dalam bidangnya.

Secara garis besar metode peramalan dibagi dua yaitu metode kualitatif dan metode kuantitatif.

Metode Peramalan Kualitatif

Metode ini menggunakan keputusan manajerial, pengalaman data yang relevan dan model matematis yang implisit. Metode ini digunakan untuk peramalan jangka menengah dan panjang yang melibatkan disain proses atau kepasitas suatu fasilitas. Ada empat metode kualitatif yang paling baik dan paling sering digunakan, yaitu : Metode Delphi, Survei Pasar, Analogi Daur Hidup, dan Keputusan yang diinformasikan. 

Metode Peramalan Kuantitatif

Peramalan kuantitatif menggunakan berbagai model matematis atau statistik yang menggunakan data historis dan variabel-variabel kausal untuk meramalkan permintaan.

Faktor utama yang mempengaruhi pemilihan teknik peramalan adalah identifikasi dan pemahaman pola histeris data. Pola data yang dimiliki perusahaan, dapat saja menunjukkan macam-macam pola data, seperti terlihat pada gambar berikut ini :

Gambar  Pola Historis Sekumpulan Data

Metode peramalan yang dipilih pada penelitian ini adalah dari kelompok metode peramalan yang berdasarkan deret waktu (time series forecasting methods). Metode Time Series adalah metode statistik yang menggunakan data permintaan historis dihimpun pada suatu periode waktu. Dengan asumsi bahwa apa yang terjadi di masa lalu akan terjadi di masa yang akan datang. 

Metode Moving Average (MA)

Moving average diperoleh dengan merata-rata permintaan berdasarkan beberapa data masa lalu yang terbaru. Tujuan utama dari penggunaan metode ini adalah untuk mengurangi atau menghilangkan variasi acak permintaan dalam hubungannya dengan waktu. Tujuan ini dicapai dengan merata-rata beberapa nilai data secara bersama-sama, dan menggunakan nilai rata-rata tersebut sebagai ramalan permintaan untuk periode yang akan datang. Secara matematis, maka MA akan dinyatakan dalam persamaan sebagai berikut :

Dimana :

X_t      =   Permintaan aktual pada periode t

N       =   Banyaknya data permintaan yang dilibatkan dalam permitungan MA

F_t       =   Peramalan permintaan pada periode t

Metode Double Moving Average (DMA)

Suatu cara peramalan data deret waktu dengan trend linier adalah dengan menggunakan rata-rata bergerak ganda. Persamaan yang dipakai dalam implementasi Double Moving Average adalah :

Metode Weighted Moving Average (WMA)

Pada metode WMA, setiap data permintaan aktual memiliki bobot yang berbeda. Data yang lebih baru akan mempunyai bobot yang tinggi karena data tersebut mempresentasikan kondisi yang terakhir terjadi. Secara matematis WMA dapat dinyatakan sebagai berikut :

Dimana :

W_t     =   Bobot permintaan aktual pada periode t dengan keterbatasan ∑W=1

X_t      =   Permintaan aktual pada periode t

Metode Single Exponential Smoothing (SES)

Kelemahan teknik MA dalam kebutuhan akan data-data masa lalu yang cukup banyak dapat diatasi dengan teknik SES. Model ini mengasumsikan bahwa data berfluktuasi di sekitar nilai mean yang tetap, tanpa trend atau pola pertumbuhan konsisten.

Rumus SES dinyatakan sebagai berikut :

Dimana :

S_t              =   Peramalan untuk periode t

X_t+(1-α)   =   Nilai aktual time series

F_t-1            =   Peramalan pada waktu t-1 (waktu sebelumnya)

α               =   Konstanta perataan antara 0 dan 1

Metode Double Exponential Smoothing (Brown’s One Parameter Linier)

Dengan cara analogi yang dapat dipakai pada waktu memulai dari rata-rata bergerak tunggal ke pemulusan (smoothing) exponensial tunggal dapat juga memulai dari rata-rata bergerak ganda ke pemulusan exponensial ganda. Persamaan yang dipakai dalam implementasi pemulusan eksponensial linier satu parameter dari Brown adalah :

Dimana :

m = jumlah periode ke depan yang diramalkan

Ukuran Akurasi Hasil Peramalan

Ukuran akurasi hasil peramalan merupakan ukuran kesalahan peramalan yaitu tingkat perbedaan antara hasil peramalan dengan permintaan yang sebenarnya terjadi.

Ada 4 ukuran yang biasa digunakan yaitu :

a. Mean Absolute Deviation (MAD)

Dimana :

X_t              =        Permintaan aktual pada periode t

F_t           =        Peramalan permintaan pada periode t

n            =        Jumlah periode peramalan yang terlibat

b. Mean Square Error (MSE)

c. Mean Forecast Error (MFE)

d. Mean Absolute Percentage Error (MAPE)

Akurasi peramalan akan semakin tinggi apabila nilai-nilai MAD, MSE, MFE, dan MAPE semakin kecil.