Pengertian, Tujuan Sistem Dan Prosedur Pembelian Bahan Baku
Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah:
1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan
2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan.
3. Mencegah pembelian fiktif.
4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.
Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang.
5. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
3. Surat Order Pembelian (SOP).
4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
5. Surat Perubahan Order (SPO).
6. Bukti Kas Keluar (BKK).
Pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku
Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang.
2. Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian,
Sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah sebagai berikut:
a. Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi dengan fungsi akuntansi.
3. Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku.
- Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
- Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
- Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
- Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para pemasok.
- Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
- Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
- Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
- Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar.
- Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
- Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok.
