Sistem Informasi Fungsi Bisnis

Sistem Informasi Fungsi Bisnis 

I. SISTEM INFORMASI PEMASARAN 

Fungsi bisnis dalam pemasaran menitikberatkan pada perencanaan, promosi, penjualan produk, pengembangan pasar, dan pengembangan produk baru guna meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Dengan demikian pemasaran dianggap sebagai fungsi penting dalam operasi bisnis suatu perusahaan. 

Dari gambar dapat dilihat bagaimana sistem informasi pemasaran menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan proses transaksi dalam fungsi pemasaran. Strategi, taktik, dan sistem informasi operasional membantu manajer pemasaran dalam perencanaan produk, penentuan harga, strategi promosi penjualan dan pembelian, peramalan permintaan, pasar potensial untuk produk baru ataupun produk yang sudah ada serta penentuan jalur distribusi. Sistem laporan pengendalian mendukung usaha dari manajer pemasaran untuk mengendalikan efisiensi dan efektivitas dalam penjualan serta distribusi produk dan jasa. Analisa laporan memberikan informasi kepada perusahaan mengenai perbandingan antara hasil dari pelaksanaan pemasaran dan rencana pemasaran sehingga dapat diketahui apakah pemasaran tersebut telah berjalan sesuai dengan yang drencanakan.

Manajemen Penjualan

Sistem ini menyediakan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam merencanakan dan memonitor kegiatan penjualan perusahaan. Sistem ini juga menghasilkan laporan analisa penjualan yang digunakan untuk menganalisa penjualan berdasarkan produk, lini produksi, pelanggan, tipe pelanggan, tenaga pemasaran, dan daerah pemasaran.

Manajemen Produksi

Manajemen produksi membutuhkan informasi untuk merencanakan dan mengendalikan spesifikasi produk, lini produksi dan merk. Sistem berbasis komputer digunakan untuk mengevaluasi aliran produksi dan kemungkinan keberhasilan dari produk yang dihasilkan.

Promosi

Manajer pemasaran membutuhkan informasi untuk membantu pencapaian penjualan yang obyektif dengan biaya promosi yang serendah mungkin. Komputer menggunakan informasi riset pasar dan model promosi untuk membantu (1) memilih metode dan media promosi, (2) mengalokasikan sumber keuangan, dan (3) mengendalikan dan mengevaluasi hasil penjualan.

Peramalan Penjualan

Fungsi dasar dari peramalan penjualan dapat dikelompokkan dalam dua kategori, yaitu peramalan jangka pendek dan peramalan jangka panjang. Peramalan jangka pendek berhubungan dengan penjualan untuk periode sampai dengan 1 tahun, sedangkan peramalan jangka panjang menitikberatkan pada peramalan penjualan untuk periode di atas 1 tahun. Manajer pemasaran menggunakan data riset pemasaran, data historis penjualan, rencana promosi, dan model statistik peramalan untuk menghasilkan peramalan jangka pendek dan jangka panjang.

Riset Pasar

Sistem informasi riset pasar memberikan kemampuan dalam bidang pemasaran untuk membantu manajer dalam membuat keputusan pemasaran yang lebih efektif. Sistem informasi riset pasar juga memberikan informasi untuk membantu manajer pemasaran dalam merencanakan dan mengendalikan proyek riset pasar dari perusahaan. Komputer dan perangkat lunak analisa statistik membantu kegiatan riset pasar dalam mengumpulkan, menganalisa, dan mengolah informasi dari variabel-variabel pasar yang meliputi informasi mengenai pelanggan, peluang pasar, konsumen, dan pesaing. 

Manajemen Pemasaran

Manajer pemasaran menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk mengembangkan rencana jangka pendek dan jangka panjang dari penjualan produk, keuntungan, dan perkembangannya. Sistem informasi berbasis komputer juga menyediakan umpan balik dan analisa yang berkenaan dengan perencanaan dan pelaksanaan pada setiap kegiatan pemasaran. Model pemasaran dalam sistem pendukung pengambilan keputusan juga digunakan untuk mengetahui dampak dari alternatif rencana pemasaran. 

II. SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sistem informasi manufaktur mendukung fungsi operasi atau produksi meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian dari proses yang menghasilkan barang atau jasa. Fungsi operasi atau produksi berhubungan dengan manajemen dari sistem operasional perusahaan. Perencanaan dan pengendalian sistem informasi digunakan untuk manajemen operasi dan proses transaksi seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.

Computer Integrated Manufacturing (CIM)

Sistem informasi manufaktur berbasis komputer menggunakan beberapa teknik dalam mendukung CIM. CIM adalah konsep yang menekankan bahwa tujuan dari penggunaan komputer dalam automasi pabrik harus : 

• Dapat mempermudah proses produksi, disain produk, dan pengorganisasian pabrik sebagai landasan utama dalam proses automasi dan integrasi.
• Dapat mengautomasi proses produksi dan fungsi bisnis yang mendukung dengan bantuan komputer dan robot.
• Dapat mengintegrasikan semua produksi dan proses pendukung menggunakan komputer dan jaringan telekomunikasi.

Komputer digunakan untuk membantu membuat disain produk yang lebih baik melalui penggunaan Computer Aided Engineering (CAE) dan Computer Aided Design (CAD), sedangkan Computer Aided Processing Planning (CAPP) digunakan untuk membantu membuat disain proses produksi yang lebih baik. Komputer juga dapat digunakan untuk merencanakan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi yang biasa disebut dengan Material Requirements Planning (MRP) dan untuk mengintegrasikan MRP dengan jadwal produksi serta pengendalian lantai produksi digunakan Manufacturing Resource Planning (MRPII). Computer Aided Manufacturing (CAM) digunakan untuk membantu proses manufaktur melalui pengawasan dan pengendalian proses produksi, peralatan, dan mesin produksi.

Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan CIM antara lain :

• Meningkatkan efisiensi melalui penyederhanaa kerja dan automasi, perencanaan jadwal produksi yang lebih baik, dan keseimbangan dari beban kerja produksi untuk kapasitas produksi yang lebih baik.
• Meningkatkan pemanfaatan fasilitas produksi, produktivitas yang lebih tinggi, pengendalian kualitas yang lebih baik sebagai hasil dari proses pengawasan yang dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan, feedback, pengendalian kegiatan pabrik serta penggunaan peralatan dan mesin produksi.
• Mengurangi investasi pada fasilitas dan inventori produksi melalui penyederhaan kerja, kebijakan inventori Just In Time (JIT), perencanaan dan pengendalian produksi serta produk akhir.
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan memproduksi produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan.

Pengendalian Proses

Pengendalian proses adalah penggunaan komputer untuk mengendalikan proses fisik yang berlangsung. Pengendalian proses dengan komputer biasa digunakan untuk mengendalikan proses fisik dalam penyulingan minyak, pabrik semen, pabrik kimia, dan lain sebagainya. Program pengendalian proses menggunakan model matematika untuk menganalisa data yang dibangkitkan oleh proses yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang sudah ada atau peramalan permintaan.

Pengendali Mesin

Pengendali mesin adalah penggunaan komputer untuk mengendalikan gerakan mesin, dikenal juga sebagai Numerical Control. Pengendali peralatan mesin dalam pabrik merupakan sebuah bentuk aplikasi dari Numerical Control. Program komputer numerikal kontrol untuk peralatan mesin mengubah data geometrik dari gambar teknik dan instruksi mesin dari rencana proses kedalam kode numerik sebagai perintah untuk mengendalikan kerja mesin. Pengendali mesin dapat melibatkan penggunaan mikrokomputer dengan kemampuan khusus yang disebut dengan Programable logic controllers (PLCs). Alat ini mengoperasikan satu atau lebih mesin sesuai dengan petunjuk dari program Numerical Control. Proses sistem pengendalian komputer dapat dilihat pada gambar. 

Gambar Proses Sistem Pengendalian Komputer

Robotik

Sebuah perkembangan penting dalam pengendalian mesin dan Computer Aided Manufacturing (CAM) adalah pembuatan dari mesin pintar (smart machine) dan robot. Alat ini mengendalikan secara langsung aktivitas mereka sendiri dengan bantuan mikrokomputer. Robotik adalah teknologi dalam membuat dan menggunakan mesin dengan kepandaian komputer dan pengandalian komputer dengan kemampuan fisik seperti manusia. 

Computer Aided Engineering (CAE)

Teknik manufaktur menggunakan CAE untuk menstimulasi, menganalisa, dan mengevaluasi model-model dari desain produk yang telah dikembangkan dengan menggunakan metode Computer Aided Design (CAD) sedangkan engineering workstations digunakan untuk menganalisa dan mendesain produk serta fasilitas manufaktur. 

III. SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Fungsi manajemen sumber daya manusia melibatkan kegiatan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan pengembangan tenaga kerja di suatu organisasi. Pada dasarnya, bisnis menggunakan sisitem informasi berbasis komputer adalah untuk (1) menghasilkan cek pembayaran dan laporan daftar gaji, (2) memelihara catatan personel, dan (3) menganalisa personel dalam operasi bisnis

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia menekankan pada : (1) perencanaan untuk memenuhi kebutuhan kerja personel, (2) pengembangan potensi pada tenaga kerja , dan (3) pengawasan seluruh kebijakan dan program personel.

Pelatihan dan Pengembangan

Sistem informasi membantu manajer sumber daya manusia dalam perencanaan dan pengendalian perekrutan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja dengan menganalisa program masa lalu yang sukses. Program pelatihan dan penilaian tenaga kerja berbasis komputer dapat membantu dam mendukung manajemen sumber daya manusia.

Analisa Kompensasi

Sistem informasi membantu menganalisa jangkauan dan distribusi dan kompensasi tenaga kerja (upah, gaji, pembayaran insentif, dan keuntungan tambahan) dalam sebuah perusahaan dan membuat perbandingan pembayaran kompensasi pada perusahaan yang serupa dengan indikator ekonomi yang bervariasi. Informasi ini berguna bagi perubahan perencanaan kompensasi khususnya jika organisasi melibatkan serikat pekerja. Hal ini membantu menjaga kompensasi dari perusahaan secara kompetitif dan wajar disamping biaya pengawasan kompensasi.

IV. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntasi merupakan sistem informasi yang paling banyak digunakan dalam kegiatan bisnis. Sistem informasi ini mencatat dan melaporkan semua transaksi bisnis dan kegiatan-kegiatan ekonomi lainnya. Sistem informasi akuntansi digunakan berdasarkan atas Double Entry Bookkeeping Concepts dan konsep akuntansi umum lainnya seperti pertanggungjawaban keuangan dan perhitungan keuntungan. Sistem akuntansi berbasis komputer mencatat dan melaporkan aliran dana serta menghasilkan laporan keuangan bagi perusahaan. 

Ruang lingkup sistem informasi akuntansi meliputi :

• Proses pemesanan
• Pengendalian persediaan
• Laporan penerimaan
• Laporan pembayaran
• Sistem upah

Gambar Sistem Informasi Akuntansi Untuk Proses dan Laporan Keuangan

Proses Pemesanan

Proses pemesanan adalah sistem proses transaksi yang penting untuk mengetahui proses permintaan pelanggan agar dapat menghasilkan data yang dibutuhkan bagi analisa penjualan dan pengendalian persediaan. Sistem proses pemesanan penjualan berbasis komputer memberikan kecepatan, keakuratan, metode yang efesien untuk mengetahui permintaan pelanggan dan transaksi penjualan, dan memberikan sistem pengendalian persediaan.

Pengendalian Persediaan

Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan. Aliran data dalam sistem pengendalian persediaan dapat dilihat pada gambar.

Gambar Aliran Data Dalam Sistem Pengendalian Persediaan

Sistem Upah

Sistem pembayaran upah/gaji menerima dan mengolah data dari kartu kerja dan catatan kerja pegawai. Sistem ini menghasilkan catatan pembayaran upah dan laporan analisa pegawai. Sistem pembayaran upah berbasis komputer membantu manajemen perusahaan dalam memberikan laporan analisa biaya tenaga kerja dan produktivitas.

V. SISTEM INFORMASI KEUANGAN 

Sistem informasi keuangan berbasis komputer mendukung manajer keuangan dalam mengambil keputusan yang berkenaan dengan (1) keuangan bisnis dan (2) pengalokasian dan pengendalian sumber daya keuangan.

Kategori utama dari sistem informasi keuangan antara lain meliputi :

Cash And Securities Management

Informasi penerimaan kas (defisit/surplus) memungkinkan penginvestasian dana dilakukan dengan cepat. Informasi ini membantu manajer keuangan untuk melakukan pembelian, penjualan, dan pengambilan keputusan sehingga dapat meminimumkan resiko dan memaksimalkan pendapatan investasi.

Capital Budgeting

Proses anggaran biaya ini meliputi evaluasi keuntungan dan dampak keuangan dalam hal pengeluaran biaya untuk pabrik dan peralatan yang dapat dianalisa dengan menggunakan teknik analisa nilai dan analisa kemungkinan resiko.

Financial Forecasting

Berbagai peramalan dengan metode statistik memberikan teknik analisa dalam peramalan kondisi keuangan dan ekonomi nasional, tingkat gaji, tingkat harga, dan tingkat rata-rata suku bunga. 

Financial Planning

Sistem perencanaan keuangan digunakan untuk mengevaluasi dan menganalisa alternatif metode keuangan perusahaan. Informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana keuangan yang optimal antara lain kondisi keuangan dan ekonomi, tingkat harga, dan tingkat suku bunga. 

 Gambar Sistem Informasi Keuangan