Pengertian dan Konsep Koordinasi : Koordinasi adalah proses pengintegrasian aktivitas pada satuan-satuan terpisah (departemen atau bidang –bidang fungsional)suatu organisasi untuk mencapai tujaunnya secara efisien. Atau proses menghubungkan aktivitas-aktivitas dari berbagai departemen dalam suatu organisasi.
Aktivitas kerja pada organisasi dibagi-bagi dan didepartemenkan, maka para manajer perlu mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer harus mengkoordinasikan tujuan ke subunit. Menerjemahkan tujuan ke dalam tujuan subunit yang sesuai. Disamping itu juga menyampaikan informasi kepada subunit tentang aktivitas subunit lain sehingga bagian-bagian organisasi yang terpisah dapat bekerja sama dengan lancar.
Kemampuan manajer untuk mengkoordinasi secara efektif sebagian tergantung pada jumlah bawahan yang melapor pada mereka. Jumlah bawahan yang malpor ini disebut dengan ‘rentang manajemen atau rentang kendali” makin banyak bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin sukar pula manajer untuk mengawasi dan mengkoordinasikan aktivitas mereka, sebaliknya makin sedikit bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin mudah manajaer untuk mengadakan pengawasan dan mengkoordinasikan aktivitas mereka. Pemilihan rentang yang dapat membantu manajer dalam upaya mengkoordinasikan bukanlah pekerjaan yang sederhana.
Kebutuhan koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada persyaratan bentuk komunikasi tugas-tugas yang dilakukan dan ketergantungan subunit yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Apabila tugas-tugas tersebut memerlukan atau dapat memperoleh manfaat dari arus informasi antar unit, maka yang terbaik ada koordinasi. Tetapi apabila persyaratan komunikasi tugas atau manfaat informasi anatar unit/ subunit tidak ada maka pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat melalui interaksi dengan anggauta unit/subunit yang lain. Kebutuhan koordiansi juga diperlukan untuk pekerjaan non rutin dan tidak diperkirakan sebelumnya, misal pekerjaan yang berkaitan dengan faktor-faktor lingkungan yang berubah.
Ketergantungan koordinasi menurut Griffin ada tiga bentuk yaitu terpusat, berurutan dan timbal balik.
Saling ketergantungan terpusat ( pooled interdependence) bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan lainnya dalam melaksanakan aktivitas harian, tetapi tergantung pada pelaksanaan aktivitas di setiap satuan untuk memuaskan hasil akhirnya
Saling ketergantungan berurutan ( sequential interdependence) bila satuan organisasi harus melakukan aktivitas/pekerjaannya lebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal interdependence) merupakan hubungan saling memberi dan menerima.
Teknik dasar koordinasi
1. Hirarki Manajemen
Garis komando organisasi menetapkan hubungan kerja dan pelaporan di antara para anggautanya. Hubungan kerja sub-subunit yang melapor pada tiap manajernya juga dispesifikasikan, hal ini untuk memudahkan arus informasi dan kerja antara sub-sub unit dan menunjukkan pertanggungjawaban. Garis komando juga menunjukkan konflik yang harus diselesaikan. Agar dapat berhasil dengan efisien mekanisme membutuhkan struktur wewenang yang ditetapkan dengan jelas. Manajer pada setiap level haruslah menyadari tanggungjawab mereka dan memiliki prosedur dan wewenang yang diperlukan dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Manajer akan mendapat hambatan dalam mengkoordinasikan sub-sub unit apabila terlalu banyak informasi dan dipaksa untuk mengambil keputusan . hal ini terjadi karena manajer mempunyai keterbatasan kemampuan dan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan.
2. Peraturan dan Prosedur
Peraturan dan prosedur merupakan suatu keputusan pimpinan yang diambil untuk menangani aktivitas-aktivitas rutin dan dapat menjadi alat koordinasi dan pengendalian rutin yang efisien. Apabila peraturan dan prosedur organisasi, dan departemen/bagian dipahami dan digunakan oleh semua bawahan secara teratur maka kebutuhan berkomunikasi dengan atasan untuk masalah-masalah rutin dapat berkurang, sehingga manajer dapat menyelesaikan masalah baru. Upaya untuk mengatasi masalah dan isu yang lebih rumit membutuhkan adanya peraturan dan prosedur yang rumit dan dipandang tidak praktis.
3. Perencanaan dan Penyusunan TujuaPerencanaan dan penyusunan tujuan dalam rangka mencapai koordinasi dengan cara menggerakan seluruh unit ke arah sasaran yang lebih luas dan sama. Perencanaan dan penyusunan tujuan merupakan hal sangat bermanfaat apabila manajer sekalipun telah berbekal pada peraturan dan prosedur tidak dapat mengolah semua informasi untuk mengkoordinasikan semua aktivitas sub-sub unit. Dengan tujuan yang telah ditetapkan maka lebih mudah untuk mendelegasikan wewenang pelaksanaan kepada sub-sub unit lainnya. Dengan mengetahui tujuan masing-masing subunit maka subunit akan bertindak sendiri secara konsisten dengan tujuannya.
Manfaat adanya Koordinasi
- dengan koordinasi dapat dihindarkan adanya kekosongan pengerjaan suatu aktvitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan oleh pejabat-pejabat.
- dengan koordinasi dapat disadarkan adanya kesadaran di antara pejabat untk kerja saling membantu
- dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesatuan kebijaksanaan antar pejabat
- dengan koordinasi ada kesatuan sikap antar pejabat
- dengan koordinasi dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.
Hambatan jika koordinasi tidak dijalankan dengan baik
- petugas atau satuan-satuan bertengkar menuntut bidang kerja atau wewenang, yang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya
- petugas atau satuan-satuan bertengkar saling melempar tanggungjawab kepada pihak lain karena merasa tidak menjadi tanggungjawab tugasnya.
- Pencapaiantujuan tidak berjalan lancar karena suasana organisasi kacau, para pekerja merasa ragu, merasa salaing berbeturan dalam melaksnakan pekerjaan.
Rentang Manajemen
Rentang manajemen (Span of control/span of authority/span of supervison) adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang manajer/atasan tertentu. Bawahan langsung adalah sjumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang atasan tertentu, sedang atasan langsung adalah seorang pejabat yang memimpin langsung sejumlah bawahan tertentu.
Rentang manajemen dan koordinasi saling berkaitan erat, ada anggapan bahwa semakin banyak jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahan . karena jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer/atasan lebih banyak. Sebaliknya, dengan sedikit entang manajemen semakin mudah mengkoordinasikan kegiatan bawahan
Faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen
- Kesamaan fungsi yang disupervisi.Kesamaan fungsi atau tugas yang berada di bawah tanggungjawab manajer yang bersangkutan.
- Kerumitan fungsi yang disupervisi. Hakikat fungsi atau tugas yang berada di bawah tanggungjawab manajer.
- Arahan dan pengendalian yang diperlukan bawahan. Kadar supervisi yang diperlukan bawahan.
- Koordinasi yang diperlukan supervisor (manajer lini pertama) . Sejauh mana manajer harus berusaha memadukan fungsi atau tugas-tugas dalam subunit
- Perencanaan yang diperlukan supervisior. Sejauh mana manajer harus memprogramkan dan meninjau kegiatan sub-subunit
- Bantuan organisasii yang diterima supervisor.
Rentang manajemen dan tingkat organisasi
Hubungan antara rentang manajemen dengan tingkat organisasi dapat diilustrasikan pada gambar -gambar berikut:
Gambar hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi
Desentralisasi
Pelimpahan / delegasi otoritas oleh manajer erat hubungannya dengan desentralisasi organisasi. Pelimpahan adalah suatu proses penujukkan otoritas dari satui tingkat manajemen ke tingkat berikutnya. Konsep sentralissi dan desntralisasi berhubungan dengan otoritas diberikan ke tingkat di bawahnya (desentralisasi) atau dipertahankan di puncak (sentralisasi) organisasi .makin besar otoritas dilimpahkan ke seluruh bagian organisasi, organisasi makin bersifat desentralisasi. Sebagai contoh , manajer dapat membelanjakan sejumlah dananya tanpa harus mendapat persetjuan dari manajer yang lebih tinggi.
- Faktor-faktor yang mempengaruhi desentralisai
- Pengaruh lingkungan eksternal organisasi
- Ukuran dan tingkat perkembangan organisasi
- Ciri-ciri organisasi seperti kebijakan/keputusan yang ada, preferensi manajer puncak, sejarah organisasi, kemampuan manajer tingkat bawah.
Lingkungan organisasi.
Strategi suatu organisasi akan mempengaruhi lingkunan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapi. Faktor-faktor ini yang mempengaruhi desentralisasi.
Ukuran dan tingkat perkembangan organisasi
Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusanberada pada satu atau beberapa manajer puncak saja. Suatu organisasi yang tumbuh semakin besar dan komplek ada kemungkinan untuk meningkatkan desentralisasi.
Ciri –ciri organisasi
Manajer akan berhati-hati melimpahkan otoritas membuat keputusan yang mempunyai dampak berat pada prestasi organisasi secara keseluruhan. Hal ini dilakukan untuk kesejahteraan, dan tanggungjawab akhir. Bila otoritas tidak dilimpahkan karena tidak ada kepercayaan terhadap bakat di bawah, maka bakat itu tidak pernah ada kesempatan untuk dikembangkan.
Perubahan sikap dan pendidikan akhir-akhir ini juga dapat mempengaruhi desentarlisasi. Kecenderungan tingkat pendidikan yang lebih tinggi, ke otonomian pekerja, keikutsertaan aatau partisipasi , keengganan untuk tunduk pada otoritas yang telah terbentuk merupakan faktor –faktor yang dapat mempengaruhi desentralisasi
Motivasi
Kemampuan manajer untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan dan berkomunikasi dengan para bawahan akan menentukan efektivitas manajer. Pengarahan adalah usaha yang dilakukan manajer untuk memberi penjelasan, petunjuk ataupun bimbingan kepada bawahan agar pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan lancar. Berdasar pengertian pengarahan tersebut maka dasar dari pengarahan adalah motivasi, komunikasi dan kepemimpinan. Bagian pengarahan ini dimulai dengan motivasi, karena manajer tidak dapat mengarahkan kecuali bawahan dimotivasi untuk bersedia mengikutinya.
Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi atau motiv, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan dorongan (drive). Dalam hal ini akan digunakan motivasi yang diartikan sebagai keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginannya untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai suatu tujuan. Motivasi digunakan dalam manajemen untuk menjelaskan kekuatan-kekuatan di dalam individu (karyawan) yang bertanggungjawab sesuai dengan tingkatan pengarahan. Artinya seorang karyawan yang sangat termotivasi akan bekerja keras, sebaliknya karyawan yang tidak termotivasi tidak berbuat demikian. Manajer yang mengarahkan melalui motovasi akan membuat kondisi-kondisi dimana karyawan dapat memunculkan insprirasi untuk bekerja keras. Motivasi merupakan kekuatan yang mempengaruhi perilaku bawahan. Manajer harus bekerja melalui orang lain, oleh karena itu manajer perlu memahami orang-orang yang berperilaku tertentu.
Teori Motivasi
Kebutuhan merupakan keinginan psikologis yang terpenuhi dari seorang individu. Teori motivasi tentang kebutuhan digunakan untuk menjelaskan perilaku dan sikap karyawan. Manajer yang baik akan membangun kondisi-kondisi dimana karyawan dapat memenuhi kebutuhannya, dan melakukan tindakan untuk menghilangkan hal-hal yang menghambat atau menganggu kepuasan terhadap kebutuhan-kebutuhan karyawan, sehingga dapat optimal bekerja akhirnya tujuan dapat tercapai. Teori kebutuhan atau teori isi adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-openyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan “apa” . Teori kebutuhan yang sangat terkenal seperti 1) hirarki kebutuhan dari psikolog Abraham H Maslow, 2) Frederick Herzberg dengan teori motivasi higynes.
Teori Kebutuhan dari Maslow
Menurut Maslow hirarki kebutuhan berdasarkan dua prinsip yaitu bahwa 1) kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu hirarli dari kebutuhan terendah sampai tertinggi, 2) suatu kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku.. Menurut Maslow manusia didorong untuk memenuhi kebutuhan yang paling kuat sesuai waktu, keadaan dan pengalaman yang bersangkutan mengikuti hirarki. Dalam tingkatan ini kebutuhan pertama yang harus dipenuhi terlebih dahulu adalah kebutuhan fisiologis seperti makan, minum, perumahan, istirahat. Setelah kebutuhan pertama terpuaskan, kebutuhan yang lebih tinggi berikutnya akan menjadi kebutuhan utama, yaitu kebutuhan keamanan dan rasa aman. Kebutuhan ketiga akan dipenuhi apabila kebutuhan kedua sudah terpuaskan. Proses ini berjalan terus sampai terpenuhi kebutuhan aktualisasi diri, dimana manajemen dapat memberikan inisiatif untuk memotivasi hubungan kerja sama, kewibawaan pribadi serta rasa tanggungjawab untuk mencapai prestasi yang tinggi.
Proses di atas menunjukkan bahwa kebutuhan-kebutuhan saling tergantung dan saling menompang. Kebutuhan yang telah terpuaskan akan berhenti menjadi motivasi utama dari perilaku, diganti kebutuhan-kebutuhan selanjutnya yang mendominasi dan sebagai pendorong individu untuk bekerja. Tetapi walaupun ksuatu kebutuhan sudah terpuaskan, kebutuan itu masih mempengaruhi perilaku dan tidak hilang, hanya intensitasnya lebih kecil.
Teori Maslow ini banyak berguna bagi manajer dalam usaha memotivasi karyawan, paling tidak untuk dua hal. Pertama teori ini dapat digunakan untuk memperjelas dan memperkirakan tidak hanya perilaku individual tetapi juga perilaku kelompok. Kedua teori ini menujukkan bahwa tingkat kebutuhan terendah relatif terpuaskan. Pada umumnya karyawan cenderung memusatkan perhatiannya pada pemuasantingkat kebutuhan terendah dalam pekerjaan mereka, setelah kebutuhan pertama terpuaskan mereka akan berusaha memenuhi tingkatan kebutuhan yang lebih tinggi
Teori Dua Faktor
Teori dua faktor dari Frederick Herzberg merupakan kerengka kerja dalam memahami implikasi-implikasi motivasional dari lingkungan kerja. Frederick Herzberg mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan sifat dasar karyawan atau sesuatu yang dapat “menggairahkan mereka” disebut sebagai faktor-faktor pemuas. Sebaliknya Herzberg mengidentifikasikan hal-hal yang lebih berkaitan dengan pengaturan karyawan atau sesuatu yang dapat “membuat malas”disebut sebagai faktor higenis. Jadi teori dua faktor Frederick Herzberg ini terdiri dari faktor pemuas dan faktor higenis.
Faktor higenis (sumber ketidakpuasan karyawan) meliputi: 1) Kondisi kerja, 2) Hubungan antar personal, 3) Administrasi dan kebijakan organisasional, 4) Kualitas teknis dari pengawas, 5) Gaji atau upah dasar.
Faktor –faktor pemuas (sumber kepuasan karyawan) meliputi: 1) Perasaan berprestasi, 2) perasan diakui, 3) perasaan bertanggungjawab, 4) kesempatan untuk maju, 5) perasaan untuk mengembangkan diri. Jadi teori dua faktor dari Frederick Herzberg sanagt penting bagi manajer untuk memahami faktor-faktor apa yang dapat digunakan untuk memotivasi para karyawan dan faktor-faktor negatif yang dapat menghilangkan atau mengurangi ketidak puasan kerja karyawan.
Teori David Mc Clelland
Mc Clelland mengidentifikasikan tiga macam kebutuhan yaitu 1). kebutuhan berprestasi merupakan keinginan untuk melakukan sesuatu dengan lebih baik atau efisien, untuk memecahkan masalah atau mengutamakan tugas-tugas yang komplek. 2) kebutuhan akan kekuasaan adalah keinginan untuk mengendalikan orang lain, untuk mempengaruhi perilaku mereka atau menjadi bertanggungjawab bagi mereka. 3) kebutuhan berafiliasi adalah keinginan untuk membentuk dan mempertahankan hubungan yang hangat dan bersahabat dengan orang lain.
Seorang karyawan yang mempunyai kebutuhan berprestasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: karyawan melibatkan tanggungjawab individual untuk hasil yang diperoleh
Karyawan yang melibatkan tujuan yang menantang namun dapat dicapai
Karyawan yang memberikan umpa balik terhadap kinerja
Kepemimpinan
Pengertian kepemimpinan
Kepemimpinan telah didefiniskan dengan berbagai cara yang berbeda, oleh berbagai pendapat. Stoner mendefinisikan kepemimpinan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggauta yang saling berhubungan. Dari defini tersebut ada tiga hal yang perlu dikaji yaitu kepemimpinan menyangkut orang lain, pembagian tugas dan pemberian pengarahan kepada orang lain.
Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar dapat bekerja mencapai tujuannya. Kepemimpinan merupakan proses memberikan inspirasi kepada orang lain untuk bekerja keras guna menyelesaikan tugas. Kepemimpinan kan membangun komitmen dan antusiasme yang diperlukan orang untuk menerapkan bakat mereka guna menyelesaikan rencana dan pengendalian.
Kepemimpinan dan Kekuasaan
Dasar untuk membuat segala sesuatu terselesaikan melalui kepemimpinan yang efektif terletak pada cara seorang manajer menggunakan ‘kekuasaan” untuk mempengaruhi orang lain. Kekuasan adalah kemampuan untuk membuat orang lain mau melakukan sesuatu terjadi sesuai dengan kemauan pemimpin.. kebutuhan akan kekuasaan bukan merupakan suatu keinginan untuk mengendalikan kepuasan personal, kebutuhan ini merupakan keinginan mempengaruhi dan mengendalikan orang lain
Sumber kekuasaan adalah status resmi seorang manajer atau posisinya dalam hirarki kewenangan organisasi. Apabila seseorang memegang posisi manajerial maka secara teoritis memiliki kekuasaan, kekuasaan ini akan dimanfaatkan secara berbeda oleh manajer yang berbeda pula. Sumber kekuasaan lain terletak pada kualitas manajer secara individual. Kualitas manajer secara individual ini disebabkan karena keahlian yang dimilikinya (kekuasaan keahlian). Kekuasaan keahlian adalah kemampuan mempengaruhi orang lain disebabkan karena pengetahuan, pemahaman dan ketrampilan manajer. Keahlian diperoleh dari kemahiran teknis atau informasi yang berhubungan dengan masalah yang ada
Kepemimpinan dan Pemberian Kekuasaan
Seorang manajer memimpin dengan cara “top down” sebagai “boss” pada suatu organisasi kepemimpinan top-down saja tidak akan menjamin keberhasilan manajer di tempat kerjanya. Seorang manajer hendaknya memperhatikan opurtunitas untuk pemberian wewenang,(empowerment) artinya memberi kekuasaan kepada karyawan untuk bertindak dan membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan pekerjaan mereka sendiri melalui pemberian wewenang tersebut.
Kepemimpinan melalui empowerment. Manajer akan membantu orang lain dengan menggunakan pengetahuan dan menilai karyawan sesuai dengan kondisi mereka masing-masing, sehingga nampak jelas perbedaaan dalam menangani masalah-masalah yang dihadapi karyawannya. Manajer sepenuhnya memberi wewenang kepada orang lain dengan mendukung inisiatif, menghormati bakat-bakat karyawan dan membagi kekuasaan pada semua tingkat operasi.
Sifat-sifat Pemimpin
Sifat-sifat tertentu kepemimpinan efektif seperti dikemukan Edwin Ghiselli sebagai berikut:
1. Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas (supervisory ability) atau pelaksanaan fungsi-fungsi dasar manajemen terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaan orang lain.
2. kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan, mencakup pencarian tanggungjawab dan keinginan sukses
3. kecerdasan, mencakup kebijakan, pemikiran kreatif, dan daya pikir.
4. ketegasan, atau kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan dan memecahkan masalah dengan cakap dan tepat.
5. kepercayaan diri atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untuk menghadapi masalah.
6. inisiatif atau kemampuan untuk bertindak , mengembangkan serangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara baru/inovasi.
Sedangkan menurut Keit Davis menemukan empat sifat-sifat pemimpin yaitu 10 kecerdasa, 20 kedewasaan dan kekuasaan hubungan sosial,3) motivasi diri dan dorongan berprestasi, 4) sikap-sikap hubungan manusiawi.
Fungsi kepemimpinan
Sondang P Siagian mengemukakan fungsi kepemimpinan ada lima yaitu ;
a. Penentu arah. Arah yang hendak dicapai oleh organisasi menuju tujuannya dengan mengoptimalkan pemanfaatan semua sarana dan prasarana yang ada. Arah yang dimaksud tertuang dalam strategi dan taktik yang disusunoleh pemimpin
b. Juru bicara. Pemimpin berperan sebagi penghubung antara organisasi dengan pihak-pihak luar yang berkepentingan.
c. Sebagai komunikator. Komunikasi pada hakekitnya mengalihkan suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Pemimpin melalui kemampuannya untuk mengkomunikasikan sasaran, strategi dan tindakan yang harus dilakukan oleh bawahan
d. Mediator. Konflik-konflik yang terjadi adanya perbedaan-perbedaan kepentingan menuntut seorang pemimpin untuk dapat menyelesaikannya permasalah yang ada.
e. Integrator. Adanya pembagian tugas, sistem alokasi daya, dana dan tenaga membutuhkan spesialisasi pengetahuan dan ketrampilan. Semakin inggi kedudukan seseorang dalam hirarkikepemimpinannya dalam organisasi semakin penting peranan integrator tersebut.
